Afortunadamente para os planificadores de eventos, hai moitas ferramentas dispoñibles para axudar no rexistro de eventos . As opcións inclúen plataformas simples que abordan os conceptos básicos do rexistro de eventos e aqueles que son máis avanzados, ofrecendo aplicacións multi-funcional. Algúns programas de rexistro de eventos procesan pagamentos por eventos. Algúns tamén ofrecen reembolsos automáticos se se cancela un rexistro. Outros paquetes crean etiquetas de nome de registrante. As ferramentas de rexistro de eventos tamén poden permitir a integración cun sitio web de conferencias ou empresas e conectarse ás plataformas de redes sociais .
Desafortunadamente, con tantas opcións, o proceso de selección da ferramenta de rexistro de eventos para a túa empresa pode ser abafadora, por non dicir nada. Aquí hai unha guía sinxela de seguir para seleccionar as ferramentas de rexistro de eventos que mellor serven a súa empresa de planificación de eventos.
Selección do software de rexistro de eventos: por onde comezar?
Ao seleccionar as ferramentas de rexistro de eventos, é mellor comezar a determinar as súas necesidades e desexos.
Pense nas prioridades de rexistro e as empresas de planificación de eventos. Fai estas preguntas:
- Son as túas necesidades sinxelas e requiren só procesamento de rexistros e pagamentos?
- ¿Ofrece múltiples sesións dentro do evento principal que requiren rexistros adicionais?
- ¿Necesitas xestionar reservas de hoteis ou paquetes de viaxes?
- Estás apoiando un sitio web de conferencias?
- ¿Proporá etiquetas de nome, coordinación de requirimentos audiovisuais ou sesións extraídas especiais?
- Xestionas simultaneamente máis dun evento?
- O seu evento é unha ocorrencia anual ou evento único?
As respostas a estas preguntas axudarán a atopar o software de rexistro de eventos que mellor se adapte ás túas necesidades.
Ferramentas de rexistro de eventos
Con tantas opcións no software de rexistro de eventos, é fácil quedar atrapado en características chamativas e as últimas ferramentas independentemente de se traballan para o seu evento ou ata se van utilizar. Non te atracas polos últimos e maiores. No seu canto, realice unha lista das funcións que empregue actualmente no proceso de rexistro do evento e engada as que desexa incluír para racionalizar o proceso. Algunhas funcións dispoñibles son as seguintes:
- Rexistro en liña de eventos
- Rexistro no lugar do evento
- Rexistro de grupo de asistentes
- Check-in do asistente
- Proceso de pagamento de eventos
- Xestión e informes de asistentes
- Creación e xestión de insignias do asistente
- Rexistro de sesións individuais
- Desenvolvemento de formularios
- Xestión de habitación do hotel
- Xestión de Marketing
- Redes sociais
- Enquisas e comentarios de eventos
Non todas as ferramentas de rexistro de eventos son caras
Moitas ferramentas de rexistro de eventos ofrecen funcións estándar a un prezo razoable, que son moi axeitados para xestionar eventos simples.
Estes programas inclúen os formularios básicos de rexistro que poden ligarse ao seu sitio web. Poden reunir información de rexistro, incluída a información de tarxeta de crédito, para rexistrar e procesar os pagamentos con tarxeta de crédito. Ademais, as listas de rexistro de asistentes poden ser compiladas ou exportadas. Dependendo do tipo de eventos que pretenda e da frecuencia dos eventos, estas ferramentas simples poden ser un bo axuste, proporcionando exactamente o que necesitas sen estar atascado con todo tipo de recursos extra que non sexan útiles para ti.
As ferramentas de rexistro de eventos multifacéticos ofrecen capacidades adicionais
Se o traballo de planificación de eventos planeou grandes conferencias, entón as ferramentas de rexistro de eventos que ofrecen funcionalidades adicionais máis aló das básicas poden ser só o que necesitas. As solucións inclúen aquelas que procesan o rexistro de eventos e combinan esa característica coa capacidade de seguir e informar varios detalles dun evento máis complexo.
Se os participantes do evento rexístranse para a conferencia e, a continuación, inscribirse para talleres específicos dentro dunha sesión determinada, existen ferramentas para habilitar esa función.
Algún software permitirá o procesamento de múltiples asistentes dunha organización cunha fonte de pagamento e ofrecerá diferentes estruturas de prezos baseadas en descontos en grupo ou tarifas anticipadas de inscrición. Se precisa informes personalizados, busque un paquete de rexistro de eventos que xerará informes automaticamente compilando listas de asistencia en función de talleres individuais ou outros parámetros que seleccione. As conferencias normalmente convocan nomes impresos e colócanse na súa lista "debe ter" para que estes poidan crearse automaticamente como parte do proceso de rexistro de eventos e buscar a personalización para reflectir se o asistente está rexistrado para toda a conferencia, parte da semana. ou só un día específico.
Ferramentas para a integración do rexistro
Para aqueles planificadores de eventos que realizan numerosos eventos, a integración dos datos de rexistro na súa base de datos existente pode ser unha función crítica para a súa organización. Considere os métodos actuais para agregar rexistradores na súa base de datos e identificar áreas de mellora. É importante pensar de varias maneiras esta información pode ser integrada coa información existente, como individuos que se ofreceron ou doaron. A maioría das aplicacións de rexistro de eventos permiten a exportación manual de datos. Non obstante, este método leva moito tempo xa que se require que importe a información manualmente na súa base de datos de novo. Explora os paquetes que poden satisfacer non só as solicitudes de rexistro de eventos e tamén apoiar as túas necesidades de xestión constituíntes.
Fai unha proba antes de comprar
Unha vez que reduciu a súa elección do software de rexistro de eventos, determine se ofrecen un período de proba gratuíto. Isto daralle a oportunidade de non só probar as funcións senón ver se ten a funcionalidade que precisa e se é bo para o seu evento. Tamén é unha oportunidade para experimentar o seu nivel de atención ao cliente ao responder ás súas preguntas ou traballar para resolver un problema que está tendo.