A inscrición é o primeiro punto de contacto cos teus convidados e un bo proceso de check-in mantén os niveis de emoción altos e establece o ton dun gran evento. Por outra banda, unha experiencia desorganizada e longa pode deixar que a multitude resmese ata que o seu evento comeza. Con tanto andar na táboa de rexistro, definitivamente queres facelo correctamente por primeira vez. Segue esta lista de comprobacións esenciais para asegurarte de saír dun bo comezo.
Maior é mellor
A matemática simple dinos que as grandes multitudes requirirán máis man de obra se quere evitar longas liñas. Recomendo un asistente para cada cen invitados e un flotante por cada douscentos invitados. No que se refire ás necesidades de mesa , asume dúas asistentes por táboa de oito pés e engade unha táboa adicional a este cálculo para subministracións e espazo de traballo.
Sexa conectado
Non queres estar pasando polas salas buscando unha toma de enerxía ou conexión a internet, así que debes asegurarte de que estas liñas estean á táboa con antelación. Tamén quererá levar un portátil aínda que non teña previsto usalo. O acceso en liña pode ser útil se precisa verificar os correos electrónicos ou axudar aos clientes perdidos a buscar o seu camiño cara a dentro e fóra do local. Por último pero non menos importante, comprobe a situación de iluminación. Se o corredor está pouco iluminado, pode querer engadir algunhas luces de mesa para axudar a ler as túas listas.
Non esqueza materiais de oficina
Cada planificador debe ter unha caixa de recheo chea de impresións básicas como cinta, tesoiras e unha variedade de marcadores.
Outros elementos notables para a súa lista de envasado inclúen nomes en branco, números de táboa e signos reservados para usar segundo sexa necesario. Si, o teu local terá acceso á maioría destas cousas, pero o tempo e a frustración que garda ao telo ao teu lado non teñen prezo.
Respostas de expedición
Un dos maiores alteradores do teu "ritmo de rexistro" será o abismo de preguntas simples procedentes de voluntarios e asistentes.
Pode evitar que estas consultas retarden a liña de rexistro configurando unha táboa de axuda. Estarás sorprendido de canto máis eficiente pode executar a mesa de check-in cando tes unha persoa dedicada a responder preguntas como "onde está o baño?"
Quédate aberto
É esencial manter polo menos unha persoa na táboa de rexistro durante todo o evento. Non queres un problema relativamente menor para a bola de neve en algo máis grande porque ninguén estaba dispoñible para axudar. Isto xeralmente ocorre cando os invitados están obrigados a mirar noutro lugar cando o teu equipo non se pode atopar. Só leva un descanso de baño mal preparado para enviar un asistente impaciente cara á área da cociña para solicitar unha ensalada sen cebola.
Manteña os teus amigos pechados
Hai algúns números de contacto que quererán obter ben antes de que o evento se inicie. O primeiro é o número de móbil para o coordinador do lugar. Non haberá tempo para gastar o edificio cando as toallas de papel se esgotan no baño, polo que este número é imprescindible. Outro bo número para ter problemas alimentarios é o do xestor de restauración. Finalmente, confirma os mellores números de emerxencia para os departamentos de policía e bombeiros. Algúns hoteis teñen o seu propio persoal de seguridade que moitas veces son o mellor punto de contacto nestas situacións.
As táboas de rexistro deben proporcionar máis que un sinal de benvida e unha etiqueta de nome. Desde o punto de vista do convidado, representan o centro de atención ao cliente para o seu evento. Pero para cumprir estas expectativas, ten que estar preparado. Despois de todo, se os hóspedes non poden facer o rexistro pasado, entón o resto dos seus esforzos de planificación pasarán desapercibidos.