Perfecciona os teus rexistros con PayPal e Excel

Fai que o rexistro de eBay faga clic usando as funcións de PayPal

Se foi vendedor de eBay por algún período de tempo xa sabe que PayPal é unha boa forma de aceptar pagos en liña: é rápido, é fácil e PayPal mantén rexistros minuciosos das transaccións rematadas deste xeito. De feito, pode acceder a estas operacións nun formato cómodo e listo para mellorar as súas prácticas contables -como un comprador, un vendedor ou ambos- non tes que usar directamente o sitio web de PayPal para acceder ao rexistro de cada transacción.

En combinación cun programa de follas de cálculo como Excel, esta característica de PayPal pode facer unha contabilidade para compradores e vendedores de volume e medio volume, especialmente se ten coidado de usar PayPal para a maioría das súas transaccións.

Usar Excel para acceder aos rexistros de PayPal

PayPal fai accesible a súa base de datos das súas operacións nun formato chamado CSV ou "valores separados por comas". A maioría das aplicacións de follas de cálculo como Excel, Quattro Pro ou OpenOffice.org Calc -as mesmas que pode empregar para equilibrar a súa chequera ou facer os seus impostos- son capaces de ler e importar ficheiros almacenados neste formato.

Debido a que PayPal pode crear ficheiros CSV para ti en función dos intervalos de data, pode usar PayPal para xerar información de contaxe rápida, precisa e completa (incluíndo as taxas de PayPal , as cantidades de envío e manexo e outros detalles) sobre as súas transaccións de eBay que poida almacenar na súa propia computadora e manipular nunha aplicación de folla de cálculo, por exemplo, ordenar por tipo de transacción ou obter totais rápidos para efectos fiscais.

Crear un ficheiro CSV usando PayPal

Para crear un ficheiro CSV das súas transaccións de PayPal, inicie sesión no sitio web de PayPal tal e como vería normalmente a súa conta. Unha vez iniciada sesión e visualizando a páxina por defecto "A miña conta", siga estes pasos:

1. Fai clic en "Historial". Fai clic na ligazón "Historia" azul e branca situada preto do centro superior da páxina. (Consello: está situado á dereita da ligazón "Retirar").

1. Seleccione un intervalo de datas. Use as ferramentas na parte superior da páxina para seleccionar un intervalo de datas para as transaccións a mostrar. Pode seleccionar as solicitudes comúns como a "Semana pasada" (para todas as transaccións durante os sete días anteriores) ou "Último mes" (para todas as transaccións durante os últimos 30 días) ou optar por mostrar un intervalo de datas específico.
2. Faga clic na ligazón "CSV". Faga clic na ligazón "CSV" á dereita da palabra "Descargar:" na esquina superior dereita da área de visualización. Aparecerá unha ventá emerxente que lle pedirá que seleccione un formato de descarga.
3. Faga clic no botón "Descargar". Sen cambiar o tipo de ficheiro de "CSV", faga clic no botón "Descargar" amarelo. PayPal pausará durante uns momentos para acceder á súa base de datos antes de enviarlle ao seu navegador un arquivo chamado Downoad.csv. Garda isto no teu escritorio para acceder fácilmente.

Os usuarios avanzados que lean xunto con este artigo xa poderán saber exactamente o que queren facer cos datos nesta fase; se isto é así, pode descargar outros formatos (como os formatos Quicken ou Quickbooks) ou desviarse do seguinte procedemento.

Importando ficheiros CSV en Excel

Agora que descargou un ficheiro CSV que contén as transaccións que elixas e o ficheiro gardouse no teu escritorio, sigue estes pasos para cargar o ficheiro en Excel.

1. Lanzar Excel. Se o ficheiro CSV no seu escritorio xa se parece a un ficheiro de Excel (é dicir, o ícono que representa o ficheiro ten o mesmo aspecto que os íconos que normalmente ven nos ficheiros de Excel), só pode facer un dobre clic no ficheiro para abrirlo e vóila- estás listo! Moitos usuarios encontrarán, con todo, que o ficheiro CSV non se abre automaticamente en Excel cando o ícono fai dobre clic. Se isto é así, use o menú de inicio para iniciar a aplicación Excel.

1. Escolla o menú "Ficheiro" e, a continuación, seleccione "Abrir". Unha vez que a aplicación Excel estea aberta, prema no menú "Ficheiro" na parte superior esquerda da xanela e seleccione a opción "Abrir" na lista de opcións. Debe ser recibido por unha xanela de diálogo máis pequena chamada "Abrir" que mostra ficheiros no seu sistema informático.
2. Selecciona o teu escritorio. Nas versións recentes de Excel, isto pode facerse premendo no ícono "Escritorio" á esquerda do diálogo "Abrir". Nas versións máis antigas de Excel, fai clic na lista despregábel Localización situada preto da parte superior da ventá e selecciona "Escritorio" na lista longa de lugares que aparece.
3. Establece o tipo de ficheiro en "Todos os ficheiros". Fai clic na lista despregábel "Ficheiros de tipo" preto do fondo da xanela e cambia o tipo de ficheiro desde "ficheiros de Excel" a "Todos os ficheiros". Isto fará que o diálogo "Abrir" mostre os ficheiros CSV no seu escritorio.
4. Faga dobre clic no ficheiro "Descargar". Localice o ficheiro CSV (chamado "Descargar" ou "Descargar.csv" en función da súa versión de Windows), pode ter que buscar unha lista de todos os ficheiros no seu escritorio) na lista de ficheiros que se amosan no diálogo "Abrir" e fai dobre clic sobre el.

Isto é todo o que hai para iso. Agora debería ver unha lista ordenada e ordenada de todas as súas recentes operacións de PayPal en Excel. Se estás familiarizado con Excel xa, deberías poder poñer esta información para usar nos teus rexistros financeiros inmediatamente para procesar, filtrar, organizar, buscar ou manipular os teus rexistros de PayPal.

Teña en conta tamén, como se mencionou ao comezo deste artigo, que se poden seguir pasos similares para importar os seus rexistros de PayPal en OpenOffice.org ou en Quattro Pro. Só tes que importar a aplicación de folla de cálculo ou abrir un ficheiro "CSV" ou "valores separados por comas".

Como nota final, teña en conta que se quere continuar a usar esta información, probabelmente debería re-gardalo no formato estándar de Excel (ou cal sexa o formato estándar que use a súa folla de cálculo) para maior comodidade. Para iso, fai clic no menú "Ficheiro" na parte superior esquerda da xanela Excel e escolle a opción "Gardar como". A continuación, escolla "Microsoft Excel Workbook" na lista despregábel "Gardar como tipo" preto da parte inferior do diálogo "Gardar como" que aparece.

Contabilidade feliz!