Ademais das funcións básicas de oficina, o asistente administrativo e secretario executivo tamén son responsables de escribir ou preparar informes, organizar e programar reunións, revisar as mensaxes recibidas para determinar o seu significado, preparar axendas para reunións de xuntas, facer arranxos de viaxes, compilar minutos de reunión, dirixir investigar, preparar correspondencia e supervisar e capacitar persoal de oficina de nivel xuvenil.
Estes roles poden esixir diferentes niveis de experiencia e ter algún destes títulos de traballo similares:
- Asistente Administrativo de nivel de entrada
- Asistente administrativo
- Asistente Administrativo Senior
- Secretario Executivo
- Secretaria Executiva Senior
- Xerente de Office
- Senior Office Manager
Nota: os postos de asistencia xurídica e médica son moi diferentes e requiren unha formación especial que se esixe na profesión na que traballan.
Diferenzas entre axudantes administrativos e secretarios executivos
Os papeis dos secretarios executivos e os asistentes administrativos teñen unha superposición considerable e as diferenzas nos papeis poden variar pola organización. Nalgúns casos, o secretario executivo céntrase en máis funcións administrativas para un director ou executivos, como programación de reunións, planificación de viaxes, manexo de comunicacións por escrito e mesmo contabilidade. Un asistente administrativo pode concentrarse en máis tarefas de operacións comerciais e ter un papel de liderado en certas capacidades, crear axendas para reunións ou conferencias, xestionar orzamentos e manipular a facturación do provedor.
Os asistentes administrativos poden ter que ter unha educación máis especializada nalgúns casos en que a xestión das operacións comerciais é fundamental.
Core Job Skills
Tanto os secretarios executivos como os asistentes administrativos teñen un conxunto básico de habilidades laborais que son esenciais en calquera dos dous. Estes inclúen habilidades organizativas excepcionais, excelentes habilidades de comunicación escrita e oral, así como unha forte atención ao detalle e profesionalidade.
Deben posuír coñecementos técnicos con ferramentas de automatización de oficinas, incluídas as funcións de software como Microsoft Word, Excel e PowerPoint, así como ferramentas de contabilidade como QuickBooks .
Asistente administrativo ou secretario executivo nunha pequena oficina
Nunha oficina pequena, as responsabilidades dun asistente administrativo ou secretario executivo adoitan ser realizadas por unha variedade de persoal de oficina. Algúns traballos poden ser efectivamente realizados polos executivos da propia empresa e os papeis de secretaría administrativa ou axudante executivo poden abarcar unha maior variedade de responsabilidades como sexa necesario na organización máis pequena.
Asistente administrativo ou secretario executivo nunha oficina medio
A medida que aumenta o tamaño dunha empresa, aumenta a necesidade dunha persoa altamente organizada e que poida realizar unha ampla variedade de tarefas. Isto é especialmente certo para os executivos que executan empresas que requiren altos niveis de confidencialidade e integridade para o negocio que se está a levar a cabo.
Asistente administrativo ou secretario executivo nunha gran oficina
É común que unha gran oficina teña varios axudantes administrativos e / ou secretarios executivos. A este tamaño da compañía, normalmente é necesario dispoñer dun director de oficina que coordine o persoal que presta os servizos aos executivos da compañía.
Nalgúns casos, un asistente administrativo acompañará ao executivo en viaxes de negocios longas para axudar a cumprir os acordos, a programación e outras tarefas organizativas importantes.