Os empresarios adoitan manexar as súas propias contabilidades por moitos motivos que inclúen o medo a delegar información financeira sensible, querendo un control completo e manter os custos do persoal fraco. Estes motivos, aínda que seguramente son válidos para as startups e as operacións máis pequenas, crecen cada vez máis pouco práctico a medida que o seu negocio crece. Algúns propietarios delegan deberes contables a familiares ou empregados de confianza, pero os emprendedores máis exitosos e experimentados aprenden rapidamente que a contabilidade e as finanzas son a base do negocio e que merecen unha xestión profesional por parte de especialistas financeiros cualificados.
As tres posicións principais do director financeiro na maioría das empresas son contabilidade ou contable, controlador e director financeiro ou director xeral.
Como empresario, pode manipular os deberes destas posicións ou delegalos a un membro do persoal ou asociado de confianza, pero a medida que o negocio madura, a maioría dos propietarios descobren que a contratación de profesionais xera beneficios sólidos de custo ao liberar propietarios para concentrarse no núcleo. problemas comerciais. Os resultados da contratación de profesionais contable inclúen, entre outros, as seguintes vantaxes empresariais:
- Atopar custos de aforro no proceso de fabricación, relación de provedores, operacións de oficina e xestión dos empregados
- Aforrar diñeiro en impostos
- Xestionar un volume cada vez maior de documentos internos e informes externos
- Deseñando unha rede de seguridade financeira mediante a mitigación dos riscos coa cobertura de seguros, a xestión de inventario, a diversificación e as valoracións de ameazas fiscais
- Expansións de planificación
- Manipulación de folla de pagamento
- Optimizar as operacións e maximizar os beneficios
- Evitando multas, penalidades, baixas valoracións de crédito e taxas de interese que resultan de prazos perdidos, cálculo da folla de pagamento incorrectamente, esquecéndose de pagar contas e perdendo oportunidades comerciais sensibles ao tempo
De feito, a maioría das empresas aforran cartos contratando persoal financeiro profesional para xestionar as súas operacións diarias.
Non obstante, dependendo do tamaño do seu negocio, a súa industria e outros factores, pode que só necesite un contador a tempo parcial ou requira un persoal financeiro completo que inclúa un controlador e un director xeral. Decidir que persoal financeiro o seu negocio realmente precisa é unha decisión complexa que depende de moitos factores. As súas necesidades seguramente cambiarán co paso do tempo e, se o seu negocio creza con éxito, pode circular por todas estas posicións. As seguintes seccións detallan o que cada profesional fai e explica cando a súa empresa pode necesitar un ou máis destes especialistas financeiros:
Funcións esenciais de Bookkeeper
A maioría dos traballadores de contabilidad traballan de forma reactiva co que se fixo financeiramente na empresa con pouca ou ningunha influencia sobre a estratexia empresarial. Os encargados de contabilidade traballan de forma transaccional e non adoitan tomar decisións sobre futuras transaccións comerciais. Un contable de talento pode explicar as súas opcións, manter os rexistros e os informes actualizados, identificar discrepancias nos libros e recomendar ideas de aforro de custos, pero os seus traballos primarios son a crónica da empresa e as súas transaccións financeiras e compilar informes a partir desta información. Algunhas das tarefas diarias típicas dun contador de empresas inclúen:
- Gravación de vendas, gastos, contas a pagar e contas a recibir
- Custos de seguimento de subministracións, gastos de oficina, aluguer, servizos públicos e outros custos fixos e variables
- Xestión de folla de pagamento , retención de impostos, contas de impostos de vendas, provisións de salarios e deducións de seguros
- Asegurarse de que os formularios e traballos esenciais sexan completados e almacenados de forma segura
- Preparación de informes diarios, semanales, mensuais, trimestrais e anuais de xestión, axencias gobernamentais, accionistas, empregados e partes interesadas
- Pagar facturas a tempo
- Investigación de provedores alternativos e comparación de custos
- Identificar áreas problemáticas como residuos, mala xestión, fraude e roubo
- Material de seguimento, subministracións, inventario e recursos humanos
- Preparación de impostos e depósitos fiscais diarios, mensuais ou trimestrais para a cidade, estado, IRS, axencias de desemprego e compañías de seguros
- Xestión de seguros de empresas e empregados e plans de saúde
- Protexer os registros da empresa
- Obter estimacións e atopar e pagar o servizo e reparar as persoas
- Comprobación de problemas de cumprimento
- Manexar problemas de crédito ao cliente internamente e crédito comercial con provedores externos e acredores externamente
Sabendo cando contratar un contador
A maioría dos empresarios -especialmente os que teñen un espírito emprendedor- prosperan en executar todos os aspectos das súas empresas e a contabilidade converteuse en máis sinxela con todo o software intuitivo dispoñible. É posible que os empresarios manteñan os libros, pero non é necesariamente unha boa idea cando o negocio medre. Cando o papeleo comeza a comprometer a xestión do tempo, a satisfacción do traballo ou a eficiencia, é hora de considerar contratar un contador. Pode non necesitar contratar un traballador a tempo completo e ata pode terceirizar todo ou parte do traballo contable como a nómina. A contratación dun contable ten sentido se algunha das seguintes partes aplícase a vostede ea súa empresa:
- Realmente non comprende contabilidade pero confía no software para que che diga todo o que precisa saber.
- Non estás familiarizado co código tributario e as estratexias de prevención fiscal.
- A súa empresa experimenta un crecemento rápido nun curto espazo de tempo.
- Os investimentos, os acredores ou os accionistas queren informes preparados profesionalmente.
- Está gastando máis tempo facendo os libros que xerar vendas ou novos negocios.
- Está a piques de expandirse a unha rexión, industria ou liña de produtos diferente.
- Quere comprar, vender ou negociar activos.
- Foi informado de que os seus libros serán auditivos.
Contratar un contador non ten que ser un proceso doloroso porque pode comezar por terceirizar o traballo a unha empresa de contabilidade profesional. Esta é unha estratexia especialmente efectiva se non está familiarizado coa contabilidade, a contratación dun contador ou vetting contadores ou candidatos para traballos financeiros.
Cando considerar a contratación dun controlador
Os controladores, ás veces chamados de contraloría, supervisan a contabilidade, os xestores de impostos, os xestores de crédito e outros axentes de contabilidade, e informan directamente ao director xeral, director xeral ou empresario. En empresas máis pequenas, un controlador pode ser o único Contador Público Certificado na empresa ou supervisar un equipo de contadores. Moitos destes profesionais xestionan as súas funcións coa axuda dun empregado, contable ou asistente administrativo.
Un controlador é o principal responsable da contabilidade e ten a responsabilidade de preparar os estados financeiros, os plans de negocio, os orzamentos, os impostos, as certificacións de cumprimento e os proxectos especiais, como planificar estratexias comerciais a curto e longo prazo, adquisicións de empresas, vendas de activos, fusións e empresas. asegurar o financiamento ou os investimentos. Considerado un director financeiro de nivel medio, os controladores adoitan realizar os seguintes deberes:
- Xestionar o persoal financeiro.
- Firme cheques e leve a responsabilidade fiduciária das operacións da compañía.
- Inicie sesión en informes e documentos relacionados financeiramente.
- Establecer políticas e procedementos financeiros da empresa.
- Crea informes para a revisión interna.
- Manexar as políticas de seguros e xestión de riscos.
- Protexe os activos da empresa.
- Prepare, supervise e actualice os orzamentos.
- Os preparativos de Spearhead para ofertas públicas.
- Aconséllase aos propietarios e executivos nos mercados financeiros, as tendencias e as mellores prácticas.
- Desenvolver estratexias fiscais proactivas.
- Elixe e administra software de contabilidade.
- Buscar coleccións.
- Xestione problemas de recursos humanos como o mantemento dos rexistros dos empregados.
- Educar ao persoal sobre os beneficios dos empregados e as responsabilidades comerciais.
Os signos que indican a túa empresa necesitan un controlador
Canto maior sexa o seu negocio medra, máis probable será que necesite máis que un contador. Se ten accionistas ou un consello de administración que consta de persoas que non son amigos, asociados próximos e familiares que nomeou, a contratación dun controlador é unha boa práctica comercial que protexe a súa empresa e os seus activos. En xeral, un controlador concéntrase na contabilidade mentres un CFO céntrase nas finanzas estratéxicas.
A medida que os interesados da compañía se expanden, un controlador proporciona informes de xestión táctica e supervisión do persoal sobre as cuestións de contabilidade mentres o CFO xestiona a planificación financeira e responsabilízase polo controlador e equipo de contabilidade. A maioría das pequenas empresas non poden permitirse un controlador a tempo completo, pero a medida que o negocio crece, non pode permitirse funcionar sen un controlador aínda que el / ela funcións a tempo parcial ou de consultoría.
Cando contratar un director financeiro
Os directores financeiros traballan fóra dos límites estritos tomando parte en todas as decisións empresariais e defendendo os mellores intereses financeiros da organización. Como calquera empresario experimentado ou propietario do negocio sabe, estritas avaliacións financeiras son só un dos obxectivos empresariais da empresa exitosa. As iniciativas que producen bos beneficios poderían debilitar facilmente a compañía con clientes que non lles gusta pagar altos prezos por produtos inferiores ou clientes fieis que aporten maior valor aos obxectivos, principios, compromiso ambiental ou técnicas operativas dunha empresa.
Os mellores directores financeiros avalían non só os custos de facer negocios senón tamén os riscos e as ameazas que calquera empresa pode xerar. Como funcionarios corporativos de alto rango, os directores financeiros traballan cos propietarios, os consellos de administración, a alta dirección e outros actores clave e desempeñan un papel fundamental na investigación e desenvolvemento, a supervisión da empresa, o cumprimento normativo e as operacións cotiás. Outros dereitos do CFO inclúen:
- Dirección dunha empresa a través de fusións, adquisicións, ofertas públicas e cambios na estrutura e operacións do negocio
- Xestionar grandes expansións comerciais en novos mercados
- Abogar por prácticas financeiras sólidas na toma de decisións complexas
- Xestión de activos e relacións financeiras con múltiples axentes
- Operacións de racionalización
- Avaliación e xestión de riscos financeiros
- Planificación de obxectivos financeiros a curto e longo prazo
- Interpretar datos de mercado a partir de múltiples indicadores financeiros e tendencias comerciais
- Comprender os motivos polos que os mercados empresariais realizan a súa forma de facer
- Determinar como investir os activos corporativos
- Predición das tendencias do mercado e de como a empresa pode aproveitalas
Cada parte da empresa depende moito das funcións combinadas do CFO: supervisión de control, xestión de tesourería e planificación e previsión sobre asuntos financeiros críticos.
Progresivamente esixentes necesidades de xestión financeira
As pequenas e medianas empresas teñen necesidades evolutivas para a contabilidade e contabilidade a medida que crecen as súas operacións. Os propietarios ou membros do equipo designados adoitan xestionar pequenas e empresas de arranque coa axuda de software de contabilidade. Eventualmente, con todo, a maioría das empresas determinan que a contratación de libros profesionais, tanto a tempo completo como a tempo parcial e internos ou subcontratados, libera ao persoal para tarefas básicas e fomenta unha maior precisión, un mellor cumprimento e unha maior supervisión. O comprador correcto asegura que os informes sexan arquivados a tempo e axude ás empresas a identificar estratexias de aforro de custos, fraudes, roubos e residuos.
A medida que a túa empresa creza e as demandas do teu tempo multiplican, podes considerar que necesitas un persoal financeiro que sexa supervisado por un controlador ou un director financeiro para xestionar as finanzas cada vez máis sofisticadas da compañía. As túas opcións inclúen a contratación de persoal a tempo completo, persoal interno ou a contratación externa de contas e traballos financeiros a un servizo de contabilidade profesional experimentado. Ambas as opcións son formas igualmente válidas de reforzar a forza financeira da túa empresa, pero moitas pequenas e medianas empresas gozan dos beneficios da contratación de asesores como sexa necesario para evitar os altos custos de contratar profesionais de tempo completo.