¿Que é un orzamento baseado en cero?
Partindo dunha "base cero" (é dicir, sen saldos ou gastos transportados), cada período no calendario dunha empresa está presupostado enteiramente en relación coas necesidades e os custos correspondentes a ese período. Se un mes, un cuarto ou ano, un período pode ser calquera medida de tempo que funcione mellor para o seu negocio.
Ao comezo dun novo período, os requisitos financeiros e os gastos xustificados son os principais insumos para o orzamento da compañía, independentemente de que o orzamento sexa superior ou inferior ao período anterior. Cando comience o seguinte período, volve á base cero e repita o proceso.
Como funciona?
A orzamento tradicional ou o orzamento baseado en custos implica a xestión das operacións dunha compañía baseadas no orzamento de períodos anteriores. Por exemplo, se unha compañía anticipa un aumento do 5 por cento na produción grazas ao desembarco dun novo cliente, simplemente engaden un 5 por cento ao orzamento do período anterior.
O orzamento baseado en custos supón que todos os gastos previos para a produción e as operacións son necesarios, e avanza no mantemento do orzamento para esas funcións sen máis análises.
No orzamento baseado en cero, cada gasto debe xustificarse cada período, polo que se revisan os gastos recorrentes, aprobados, axustados ou descontinuados en función da necesidade.
E analizamos novos gastos coa mesma atención que no orzamento tradicional, pero sempre coa comprensión de que os custos deben ser optimizados para obter eficiencia e valor.
Por exemplo, se vostede é un solopreneur que executa unha empresa creativa de mercadorías de papel fóra da súa casa, pode decidir implementar un orzamento baseado en cero para mellorar a eficiencia despois de que decidise levar a súa empresa internacional e enviarse no exterior. Unha área que pode afectar é os custos de impresión. Despois dunha revisión exhaustiva, deuse conta de que podería compensar as taxas de envío engadidas e acurtar o tempo de resposta mediante a compra de dúas novas impresoras e aproveitando a compra masiva da tinta da impresora grazas a unha nova asociación cun provedor local. Cada período, revisaría todos ou os seus gastos para determinar se o custo está xustificado no seu orzamento cun valioso retorno do seu investimento .
¿Como empezar?
Os pasos para iniciar un método de orzamento baseado en cero son sinxelos:
- Identifica o teu obxectivo. ¿Esperas aumentar os ingresos un 10 por cento? ¿Queres reducir os custos nun 2 por cento? O seu obxectivo debe ser medible e alcanzable dentro do marco temporal que seleccionou.
- Considere como pode acadar este obxectivo. Que ten no seu arsenal que se pode empregar para axustar custos, eficiencia ou recursos para alcanzar o seu obxectivo?
- Revisa as opcións do paso 2. ¿Implementar unha tarefa axudarache a alcanzar o teu obxectivo? ¿Ou precisas implementar varios cursos de acción? E se é así, os desprazas por separado ao longo do tempo ou dunha soa vez?
- Prioriza a túa (s) tarea (s) e documenta os custos necesarios para a implementación.
- Avaliar todos os custos e gastos necesarios para o próximo período en todos os aspectos da súa empresa (ou o departamento que pretende adaptarse para cumprir o seu obxectivo). Inclúe os custos necesarios para a nova tarefa documentada no paso 4.
- Se a avaliación cumpre coa súa aprobación e todos os gastos están xustificadas, realice a súa implementación e siga o seu orzamento.
- Ao final do período, examine as túas medidas e determine se cumpriu o teu obxectivo. ¿Fixo a implementación sen problemas? Se se realizasen erros, queres axustar e avanzar co proceso no próximo período? Ou descontinuar completamente a (s) tarefa (s)?
- Comezar no paso 1 ao comezo dun novo período.
Por que pode ser correcto para ti?
Debido á súa estrutura detallada, o orzamento baseado en cero permite aos empresarios incorporar novas estratexias ao longo dun período de tempo sen medo a perder a sustentabilidade. Moitas veces establecido de xeito continuo, o proceso ofrece aos empresarios a oportunidade de mergullarse nos seus plans de implementación e evitar os aumentos orzamentarios de carte blanche que poden non mostrar un retorno do investimento por longos períodos de tempo.
Outra vantaxe para este método de xestión empresarial é que efectivamente pode reducir os custos das operacións diarias. Os recursos destínanse só cando son necesarios, reducindo residuos e redundancias, ademais de aumentar a comunicación entre os departamentos que requiren unha mellor coordinación para manter o seu orzamento.
Por que non pode ser correcto para ti?
É certo que o método pode levar a custos operativos máis baixos para grandes empresas, pero isto moitas veces significa que os departamentos que non producen ingresos poden sufrir un cambio breve ou insuficiente. Cando algunhas áreas do seu orzamento como a produción ou a venda xustifiquen facilmente os seus gastos, outras funcionalidades necesarias como o servizo ao cliente ou a investigación e desenvolvemento poden ter un tempo máis difícil xustificando os seus gastos máis alá do mínimo.
Outra desvantaxe do orzamento baseado en cero pode levar moito tempo en comparación co orzamento baseado en custos ou o orzamento baseado en actividades. Isto é especialmente certo para as grandes empresas, pero tamén é certo para os pequenos empresarios. Pasar cada liña cada xornada que xustifique a súa necesidade pode ser intensiva no traballo e un uso ineficaz do seu tempo.
Onde pode collelo?
Independentemente do tamaño da súa empresa, o orzamento baseado en cero require que faga unha ollada máis atento ao valor que impulsa o seu proceso. Aínda que consuma moito tempo, é un método, cando se usa correctamente, que pode levar a unha maior sustentabilidade e un crecemento equilibrado.
En definitiva, todos os emprendedores que elixen usar orzamentos baseados en cero para as súas operacións seguramente aprenderán a importancia de investir tempo e recursos para orientar a eficiencia e o valor da súa empresa.