Envío dende o escritorio de (inserir nome)
De vez en cando recibo un correo electrónico dun avogado que envía un correo electrónico no nome da súa mesa. Aquí tes un par de problemas con esa aproximación ao correo electrónico.
En primeiro lugar, o índice de visualización da caixa de entrada da maioría dos sistemas de correo electrónico non mostrará un nome longo. A maioría da xente só verá unha porción de "desde o escritorio" e quizais algunhas letras do nome da persoa. Máis importante aínda, parece parvo e un pouco pretencioso. Unha mesa non envía correos electrónicos. Se un avogado vai enviar un correo electrónico, debe estar no seu nome.
Efectos fantasía
Algúns avogados adoran ser creativos coa aparición dos seus correos electrónicos. O outro día vin o bloque de sinatura dun avogado e por un momento pensei que estaba tendo problemas de visión. Resulta que as letras borrosas eran intencionais. Os efectos especiais poden parecer divertidos, pero todo o que fai as palabras difíciles de ler é unha mala idea. Especialmente se o que é difícil de ler é o nome do avogado e o enderezo de correo electrónico.
Aínda peor que os efectos especiais nas letras é cando os avogados desordenan os seus correos electrónicos con obras de arte ou gráficos extravagantes. Isto fai que a mensaxe sexa máis lenta para descargar, máis lenta para abrir e máis problemas para ler.
O obxectivo dun correo electrónico é comunicar información, non habilidade artística. Mantéñase sinxelo.
Sen bloque de sinaturas
Non é tan difícil configurar un bloque de sinatura automática na maioría dos sistemas de correo electrónico. Non ten que ser complicado e as opinións varían en canto á información que hai que incluír nun bloque de sinatura. Algúns avogados transforman os seus pés de correo electrónico en mini-comerciais que saen en todos os correos electrónicos, mentres que outros teñen un enfoque moi minimalista con só o seu nome e enderezo de correo electrónico ou número de teléfono.
A maioría pon algún tipo de aviso de privacidade ou exención legal na parte inferior do pé de páxina. Todos estes son usos aceptables dun bloque de sinatura de correo electrónico. O que non é aceptable é enviar correos electrónicos que non identifican o remitente. O destinatario dun correo electrónico non debe ter que adiviñar quen enviou o correo electrónico. Os avogados deben identificarse claramente en cada comunicación que envían, e se o avogado é intelixente, o correo electrónico tamén incluirá un aviso de privacidade.
Escribir correos electrónicos mentres está enojado
Un dos beneficios do vello sistema de envío de cartas ás persoas era que había un período de "enfriamento" incorporado entre cando se escribise unha carta e cando sairía ao destinatario. Se o avogado escribiu a carta por si mesmo, aínda sería probable que se sentase nunha mesa por varias horas antes de ir á oficina de correos. Se fose ditada, no momento en que o secretario terminou de escribilo, o avogado podería ter superado o que o fixo tan enojado en primeiro lugar.
Esa protección non existe no correo electrónico. Cun correo electrónico, o avogado pode disparar unha misiva irritada en segundos do que provocou a ira. O 99,99% do tempo será unha mala idea. Ninguén pensa máis claro ao ser conducido pola ira. Vaia outra cousa e volve ao problema ofensivo máis tarde, cando algo da ira se disipou.
Podería marcar a diferenza entre manter ou perder clientes, amigos e diñeiro.
Non facer respostas oportunas
Algúns avogados senten que a antiga "regra de 5 días" para responder a correspondencia comercial tamén se aplica ao correo electrónico. Non o fai. Non importa o inconveniente que sexa, a realidade é que as persoas esperan respostas máis rápidas a un correo electrónico que a unha carta enviada por correo. Se un cliente ou outro avogado envía un correo electrónico, intente responder en 24 horas se é posible. Se é un asunto complicado que non se pode prestar a debida atención no momento, polo menos envíe un acuse de confirmación e deixe saber á persoa cando debe esperar unha resposta. A maioría dos clientes apreciarán unha mensaxe amigable que di que recibiu o correo electrónico e será respondido nun futuro próximo. Ante o silencio, o cliente deixa de especular sobre se o avogado aínda recibiu o correo electrónico, se a resposta está en camiño ou se se ignoran os problemas do cliente.
Receptor incorrecto no campo Para
Unha das grandes cousas sobre a función de auto-completar nos sistemas de correo electrónico é que permite que os avogados busquen os enderezos de correo electrónico dos seus clientes ou compañeiros de xeito máis rápido. Un dos riscos da función automática é que un avogado que non teña coidado podería enviar o correo electrónico á persoa incorrecta. Nalgúns casos, isto non podería ser máis que unha vergoña menor, pero nalgúns casos, podería representar neglixencia profesional. Non accidentalmente envíe un correo electrónico a comunicacións confidenciais do cliente a un avogado oposto ou ata a outro cliente.
Usando a opción "Responder a todos".
O avogado oposto envíalle un correo electrónico cunha proposta ou afirmando a súa posición sobre un problema. Vostede reenvía o correo electrónico a outros avogados da súa empresa implicados no caso para discutir isto. Pronto o botón "responder a todos" está sendo usado de xeito liberal, sen que ninguén se deba conta que o consello oposto está copiándose na discusión interna da súa empresa. Ocorre. Se desexa reenviar un correo electrónico para discusión, elimine a información do remitente antes de reenviarla. E, sempre que use a opción de Responder todas, verifique cada enderezo de correo electrónico na lista de destinatarios antes de enviar o envío.
8. Liñas de temas desleixados. Lembre que calquera cousa enviada a outro avogado nun correo electrónico podería ser reenviada a calquera outra persoa. Pense dúas veces antes de empregar liñas de temas como "o meu cliente idiota" ou "orde do xuíz estúpido". Nunca se sabe onde pode aterrar unha copia dese correo electrónico. Ademais, non deixes as liñas de asunto en branco, xa que isto pode facer que outro avogado non teña en conta que hai un correo electrónico sobre o teu caso. Unha liña de asunto sinxela de "caso Parkerson" ou "proposta proposta de Smith" ou o título que sexa relevante para o contido do correo electrónico funciona mellor.
E mentres o "cliente idiota" pode ser a descrición máis precisa dos contidos do correo electrónico, é unha mala elección para a liña do asunto.
9. Observa o teu ton e non leves a outra persoa. Cando as persoas falan entre si cara a cara, os trazos faciais e os tons vocales normalmente fan que a intención dunha persoa sexa clara. En chamadas telefónicas, a voz dunha persoa adoita ser suficiente para poder dicir cando alguén está a ser sarcástico, bromeo ou grave. Pero no correo electrónico, é perigosamente fácil desentender completamente a intención dunha persoa. Numerosas amizades foron danadas por unha persoa que interpreta a intención dunha persoa noutras declaracións nun correo electrónico. E con avogados tan acostumados a discutir uns cos outros, é doado para un avogado dar a entender que a outra persoa é hostil ou groseira.
Tal como se discute baixo "escribindo un correo electrónico mentres está enojado", tómese uns minutos para refrescarse antes de enviarlle unha resposta ao correo electrónico dese remedio.
Despois de transcorrer unha hora, podes darse conta de que o errandizas completamente en primeiro lugar. Non teña unha resposta de disparo de cabelo ás declaracións feitas nos correos electrónicos e non elimine unha resposta ata que considere se é posible que o remitente tiña un propósito diferente do que inicialmente apareceu. Se parece que unha declaración se pode ler en máis dunha forma, e unha desas formas non é ofensiva, intente dar ao remitente o beneficio da dúbida antes de cortar a cabeza cunha mensaxe de correo mortal.
Hai outros erros de correo electrónico avogado que debería ter feito a lista de Top 10? Díganos información sobre o tema no Foro.