Os pros e contras de cortar as posicións dos empregados pagos
Usar voluntarios para realizar tarefas ou traballos que poderían ser realizadas polo persoal remunerado (moitas veces chamado substitución de empregos) só debería formar parte dunha estratexia global para reducir os custos durante os tempos difíciles. Aquí tes algúns consellos para facelo ben:
Non deixe a ninguén coa intención de substituír un voluntario por persoal remunerado. Tal acción estará obrigada a provocar que outros empregados remunerados teman por as súas posicións e se resistan e resistan a traballar cos voluntarios, temendo que poidan ocupar os seus postos de traballo. Non obstante, cando hai desgaste natural ou unha reorganización xeral, use esa oportunidade para repensar como se configura a súa organización e como pode reconfigurar traballos para que algúns voluntarios poidan realizar algúns deberes.
Por exemplo, acaba de promocionar o seu recepcionista a un posto de asistente administrativo traballando co director de desenvolvemento. Isto deixa aberto o traballo da recepcionista. Podería cubrir esa posición por voluntarios ? Unha organización que visiteime limita recentemente as horas abertas ao público a cinco por día (10 a.m. a 3 p.m.) e usa voluntarios para a recepción. Hai un voluntario diferente cada día. O voluntario responde ao teléfono, saluda aos visitantes e realiza unha variedade de funcións clericales ben definidas e documentadas.
Ao final do día, o voluntario usa un formulario para resumir as cousas importantes que ocorreron aquel día e os problemas que poidan ter que resolver o voluntario do día seguinte.
Esta organización ten a maioría dos erros traballados, e os voluntarios están felices e leales. Agora hai suficientes voluntarios adestrados para ter un par de voluntarios adicionais na oficina que se ocupan doutras tarefas de oficina, axudando aínda máis á organización.
Non use só voluntarios para as tarefas máis rutineiras
Moitos voluntarios están felices de facer traballos de oficina ou obter correos fóra da porta ou facer recados, pero sempre que haxa unha tarefa que o seu equipo realmente quere facer pero non hai tempo, pense en utilizar un voluntario. Un voluntario pode ser un coordinador voluntario, axudar a escribir subvencións ou recursos de subvencións de investigación, ser responsable dun boletín informativo, adestrar a outros voluntarios ou mesmo ao persoal, planificar e implementar eventos especiais ou unha serie de outras cousas. Pense creativamente e busque voluntarios que teñan un talento especial ou experiencia.
Considere atopar e utilizar Voluntarios "cualificados"
Os voluntarios cualificados adoitan ser especialistas nas áreas onde non se atopa unha organización sen fins de lucro, como finanzas, recursos humanos ou marketing. Adoitan ser empregados en corporacións, parte do programa de responsabilidade social corporativa do seu emprego. Reciben tempo ás súas corporacións para dedicar tempo a traballar coas organizacións sen ánimo de lucro. Durante esta recesión, hai tamén voluntarios expertos entre empregos que poderían estar moi interesados en manter as súas habilidades afiadas e engadindo os seus currículos.
Os voluntarios cualificados non poden substituír o persoal, pero poden substituír a terceirização cara e consultores externos.
Poden axudarche a reorganizarse, realizar unha auditoría organizativa, desenvolver os datos necesarios para axudarlle a tomar decisións organizativas, atopar formas de aforrar cartos con servizos esenciais ou axudar ao persoal a concentrarse no que é máis importante nos seus traballos.
A investigación demostrou que as organizacións sen ánimo de lucro non utilizan voluntarios cualificados (tamén chamados de traballo pro bono) con tanta frecuencia. Pregunta ás túas fundacións corporativas locais se teñen un programa cualificado de voluntariado ou solicita unha subvención pro bono a través da Fundación Taproot.
A Corporación para o Servizo Nacional e Comunitario ten un kit de ferramentas para axudar ás organizacións sen ánimo de lucro a dispoñerse para usar voluntarios baseados en habilidades. Tamén pode publicar as súas oportunidades para voluntarios con competencias profesionais en Catchafire, un servizo de correspondencia en liña.
Non toleres un sistema de castas no teu escritorio
Vin oficinas onde os xestores pagos saíron ao xantar diariamente, xeralmente xuntos, mentres que o persoal secretario e os voluntarios comían bocadillos de ensalada de ovo na sala de descanso, mentres tanto mantivo o forte ata que os xestores volvían.
Que forma de facer que os funcionarios e voluntarios se sinta como cidadáns de segunda clase. Atopar formas de ser inclusivo e facer que todos sentan que son vitais para algo moi importante.
Actúa rápidamente cando os voluntarios mostran interese
Os voluntarios teñen moitas oportunidades en moitas organizacións. Actúa rápidamente cando mostren un interese por ti ou irán a outro lugar. É común que os voluntarios potenciais poidan recibir un veto malo por parte das organizacións sen ánimo de lucro. Ou o xestor de voluntarios está tolo ao que o voluntario di sobre o seu tempo dispoñible (sentirse abrumado é un motivo frecuente para que o voo voluntario se vexa subutilizado); ou o voluntario recibe unha entrevista superficial que non revela habilidades e experiencias que poderían ser pistas para resolver o voluntario nunha situación gratificante.
Manteña unha mente aberta sobre que tipos de traballos poden completar os voluntarios
Si, podes ter unha lista dos papeis básicos para os que estás sempre a mercar, pero cando a túa entrevista revela outras posibilidades, non teñas nin precedentes nin regras. Non dubide en crear un traballo voluntario que se axuste a esa persoa en particular, aos seus talentos e intereses. Poderá aliviar un membro do persoal remunerado dalgunha tarefa e trasladalo a un voluntario. Isto debería permitir que o seu persoal paga o tempo de dedicarse a outras tarefas apremiantes. Nunca debería, sen embargo, expoñer a unha persoa de persoal remunerado a posibles perdas de emprego.
O resultado final é que non hai beneficio de ninguén para cortar custos cortando deliberadamente o persoal e reemplazándolos cos voluntarios, pero pode haber formas creativas para que os voluntarios poidan cubrir algúns papeis se o fan de forma intelixente.