Obter os ficheiros do seu donante en orde
Cando sabes cando chegou o momento e despois o que fas? Varios profesionais sen ánimo de lucro deron estas respostas cando lles pedín completar esta frase: "Sabía que era hora de obter un novo sistema de xestión de doadores cando ..."
- O que tiñamos non puido informar os datos das formas que necesitabamos.
- O can comeu as miñas cartas de índice.
- Quería saber cousas sobre os meus donantes e tomou unha cantidade absurda de tempo para atopar a resposta.
- O último "sistema" deixouno na cabeza.
- A única persoa que tiña unha pista sobre como usar o sistema (unha antiga base de datos de Access) estaba a xubilarse.
- A computadora de voluntarios caeu e perdemos todo.
Estes motivos son verdadeiros para a túa organización sen ánimo de lucro?
Decidir que precisa un novo sistema é, sen embargo, a parte fácil. Existe un mundo de información confusa sobre os sistemas competidores aí fóra, e non hai forma fácil de poñer todo isto.
Volvín para a "Consumer Reports" de tecnoloxía sen ánimo de lucro para atopar as respostas. Idealware é unha organización sen ánimo de lucro que axuda a outras organizacións sen ánimo de lucro a tomar decisións intelixentes de software realizando investigacións imparciais e logo traduci-lo en informes, artigos e adestramentos fáciles de entender.
Andrea Berry, Directora de Asociacións e Aprendizaxe en Idealware, suxire estes pasos para escoller un novo sistema de xestión de doadores.
Descubra se realmente precisa un novo sistema.
Berry di que empeza evaluando por que non lle gusta o seu sistema. O problema pode non ser o que pensa, e non é fácil cambiar o software. Leva tempo, esforzo e diñeiro.
Berry dixo: "Non hai un sistema de bala de prata por aí, asegúrese de que o seu sistema actual sexa realmente inadecuado.
Por exemplo, pode simplemente ter que aprender máis sobre o sistema que ten, en vez de cambiar completamente a un sistema novo. "
Toma o tempo para determinar o que realmente é o problema. Podería ser un dos seguintes?
- Necesitas máis formación. Quizais o seu sistema actual teña características que non entendes nin sabes como usar. Pregunta ao vendedor se hai opcións de formación, como vídeos ou recursos en liña, aos que podes acceder.
- Necesitas máis soporte. Cales son as opcións de soporte para o seu sistema actual? ¿Hai soporte dispoñible e accesible? O vendedor comprende os teus problemas e intenta axudar ou o falan? ¿Teñen unha solución para o teu problema particular?
- Non entende todas as capacidades do seu sistema actual. ¿De verdade sabe con certeza que non fai o que quere? ¿Hai documentación dispoñible? Algúns provedores están traballando arduamente para proporcionar máis axuda, como vídeos, foros onde pode facer preguntas e literatura escrita para non técnicos.
- O teu sistema é demasiado débil ou demasiado robusto. Dimensionar un sistema para o teu proceso e o teu orzamento é un paso crucial.
- O teu sistema é demasiado caro. Estás pagando por máis funcionalidades do que necesitas? Berry di: "Ao falar cun vendedor, recordade que esta é unha venda ... a natureza é" vender ". Entender as súas necesidades axudaralle a non distraerse coa "síndrome de obxectos brillantes".
- O teu sistema está desactualizado. Quizais o sistema falla en novas funcións. Teña en conta que debe actualizarse regularmente ou de forma automática ou por vostede ou o vendedor. Só ten que ter en conta que o sistema permanecerá actualizado.
- O vendedor xa non admite o seu sistema. Berry di que isto non é común pero sucede, especialmente se un vendedor menor é comprado por un maior.
Idealware ofrece un libro, unha guía dos consumidores para sistemas de xestión de donantes de baixo custo que axudarán a guiarlle a través deste proceso de autoavaliación.
Identificar un equipo de interesados.
Entón decidiu cambiar. Que é o seguinte?
Berry dixo: "O que vemos todo o tempo é que o director de desenvolvemento decide adquirir un novo sistema pero non consulte co departamento de marketing, o director executivo ou o coordinador voluntario , todos os cales estarán usando o sistema".
É unha boa idea consultar a todos os que van usar o sistema. Cando estás tormentas de ideas que precisa, que todos teñan voz. Asegúrese de que todos os que o utilicen ou estean afectados polo sistema estean representados. Alguén no departamento de grandes agasallos debe estar definitivamente presente coma se alguén que dirixe os esforzos de recolleita de fondos.
Comprenda os teus procesos actuais.
Fai unha lista detallada dos seus procesos de recolleita de fondos, estandariza e avalía todo o que fai coas súas bases de datos. Pregunta á túa organización:
- Por que o facemos deste xeito?
- Temos que seguir facendo as cousas dese xeito?
Berry dixo: "A estandarización ofrécelle flexibilidade á hora de elixir un sistema ... os sistemas menos custosos non permiten unha gran flexibilidade, polo tanto, menos raro, mellor. Busque as mellores prácticas no campo e evite procedementos únicos".
Elimina os despedimentos antes de investir. Cantas veces ingresas unha dirección, por exemplo? Non teñas tácticas extravagantes que proliferaron ao longo dos anos e, no seu lugar, centrámonos no que a túa organización necesita actualmente.
Por exemplo, quererá establecer un estándar para a entrada do número de teléfono. ¿Poderá gravar os números como (555) 555-5555 ou 555-555-5555? Estes son todos os detalles esenciais para pensar.
Prioriza a túa lista de desexos .
Acércate a todos os que usen o sistema ou quen recibirán informes. Torna a pensar todo o que puideser querer e, posteriormente, clasifique estas características. Determine o que precisa absolutamente, sen o cal o sistema é inútil. Facer isto primeiro non permitirá que chegue a un nivel de complexidade que poida destruír o teu orzamento.
Berry recomenda a creación dunha lista de tres niveis:
- O que necesitas ou o sistema é inútil?
- Que sería bo ter pero non é un aburrimento?
- ¿Que quere se o diñeiro non era unha opción?
As características populares inclúen a miúdo:
- Seguimento de interacción dos donantes
- Campos e notas personalizados
- Cultivo de donantes
- Capacidades de programación
- Informes sobre tendencias populares
- Xestión de membros
Bonificación: bote a Guía de Salsa para CRM para determinar as características correctas para a súa organización.
Fai a túa investigación.
Use Idealware. Eles fixeron a busca necesaria para ti. Os informes de Idealware reduciron o campo, seleccionaron sistemas que se dedican aos sistemas de xestión de donantes e, a continuación, sacaron os dez mellores sistemas e proporcionaron unha lista de características.
Consulte a Guía do consumidor para sistemas de xestión de donantes de baixo custo.
Usando o informe, faga unha lista de tres ou catro sistemas viables.
Programar demostracións de provedores.
Algúns provedores chegarán a vostede, ou pode ir a eles. Pero moitas demostracións son transmitidas en liña coa axuda dunha ferramenta de compartir web. Ás veces mesmo podes descargar unha versión de proba.
Asegúrese de usar exemplos reais para ver como funcionará cada sistema para as súas necesidades. Unha boa axuda é Sixware de Idealware para navegar pola demostración do vendedor.
Clasifique os sistemas contra a súa lista de desexos -familia versus necesidades básicas e de alto custo fronte a prezos accesibles- e escolle o sistema adecuado para ti.
Pode ser capaz de adquirir o seu novo sistema cunha tarxeta de crédito en liña, pero os sistemas máis grandes poden ter un contrato que debe ser procesado e asinado.
Berry di: "Ás veces pode comezar a usar o seu novo sistema inmediatamente, mentres que outros sistemas deben ser personalizados. DonorPerfect Online é coñecido por personalizar un sistema antes de comezar, mentres que outros sistemas, como GiftWorks, son fáciles de usar a partir do get Algúns sistemas necesitarán un consultor para configurar. "
Teña en conta que estará usando o CRM para mellorar as relacións cos donantes, pero tamén pode usalo para mellorar as estratexias de recolleita de fondos tamén.
Dan Quirk é o director de marketing de Salsa Labs, a principal empresa de software de recolleita de fondos para empresas sen ánimo de lucro centradas no crecemento. O foco de marketing de Dan na creación de contidos, optimización de conversións e tecnoloxía de mercadotecnia moderna axúdalle ao adestrador de equipos de desenvolvemento sen ánimo de lucro nas mellores prácticas de recolleita de fondos dixitais.