O número de anos é diferente en Canadá e Estados Unidos
Resposta:
Para efectos fiscais, cómpre manter as declaracións do seu imposto sobre a renda e outros rexistros comerciais durante seis anos no caso de que a Axencia Bancaria de Canadá (CRA) decida revisar as súas declaracións e / ou auditar a súa pequena empresa. ( Non quere unha auditoría CRA? Evite estas 10 bandeiras vermellas ). Isto inclúe rexistros en papel ou en forma electrónica e debe incluír toda a documentación de soporte para ingresos e reclamacións por gastos deducibles.
Para a declaración de impostos de EE. UU., "Manteña rexistros durante tres anos a partir da data en que presentou o seu retorno orixinal ou dous anos desde a data en que pagou o imposto, o que sexa posterior, se presenta un crédito ou reembolso despois de enviar a súa devolución. rexistra por sete anos se presenta unha reclamación por unha perda de valores inútiles ou de dedución de débedas incobrables "(IRS).
Aprender máis:
Que conta como ingresos comerciais en Canadá?
Que gastos comerciais se poden deducir?
En realidade, a Axencia de Ingresos de Canadá (CRA) afirma que "se presenta o seu regreso a tempo , manteña os seus rexistros por un mínimo de seis anos despois do fin do ano fiscal ao que se relacionan" (énfase engadido). Non obstante, os seis anos son desde o final do período para o que se presentou a declaración de impostos, polo que para unha declaración presentada no ano 2015 debes gardar os rexistros ata o 31 de decembro de 2021 (un día menos de sete anos). A maioría das empresas gardan os seus rexistros durante sete anos para evitar a confusión.
Se os seus rexistros están en formato electrónico deben estar dispoñibles nun formato lexible polo CRA. Para obter información adicional sobre os requisitos de rexistro de rexistros electrónicos, consulte o CRA IC05-1R1.
O IRS pode aceptar rexistros de contabilidad electrónica dos programas máis populares de software de contabilidade e pode solicitar estes para reducir o papel impreso e diminuír a necesidade de solicitudes de seguimento.
O que si estou apelando un xuízo fiscal?
Para declaracións de impostos canadenses a CRA tamén advirte que se presentou unha obrigación tributaria ou apelación , debe manter os seus rexistros ata que se resolva o problema e, ata que caduque o prazo para presentar unha nova reclamación (o que pode significar manter rexistros para un ano fiscal particular superior a seis anos).
O mesmo aplícase ao apelar unha sentenza tributaria dos Estados Unidos: manteña todos os rexistros ata que se complete o proceso de recurso.
Nótese tamén que ao apelar unha sentenza tributaria ademais de gardar copias de toda a correspondencia en papel tamén debe manter rexistros escritos de cada reunión ou conversa telefónica con funcionarios fiscais, incluída a data, hora e tema de conversación. Manter rexistros exhaustivos aumentará as probabilidades dun recurso exitoso.
Podo obter unha excepción á regra de seis anos?
Se desexa dispoñer dos seus rexistros comerciais no Canadá antes de que transcorra o período mínimo de seis anos, cómpre obter o permiso por escrito do director da súa oficina de servizos fiscais. A forma de usar para isto é T137, Solicitude de destrución de libros e rexistros. A Axencia de Ingresos de Canadá pode ou non conceder unha excepción. Se destruír o seu documento ou rexistros electrónicos antes de seis anos sen o permiso da CRA pode estar suxeito a acusación.
Teña en conta que a CRA tamén pode esixir que algúns ou todos os rexistros sexan retidos por un período de tempo adicional.
¿Que pasaría se eu pechar a miña empresa ?
Se a súa empresa non está incorporada (por exemplo, é unha soa propietaria ou asociación ), tamén debe manter os seus rexistros durante seis anos desde o final do último ano fiscal. Unha empresa incorporada debe manter rexistros durante dous anos a partir da data de disolución da corporación.
¿Que pasa se os meus rexistros son perdidos, roubados ou destruídos (por incendio, inundacións, etc.)?
Se reclamou deducións, pero non pode producir a documentación de soporte axeitada cando o CRA ou o IRS soliciten as súas reclamacións, é probable que se deneguen. Se os rexistros foron roubados ou destruídos por un acto de Deus, ou se pode fornecer probas de roubo ou destrución, como fotografías do dano, copias de informes policiais ou de lume, etc.
o CRA / IRS pode ver os seus reclamos de forma máis favorable. Non obstante, ao reclamar deducións a carga da proba atópase no contribuínte .
É a súa responsabilidade tomar todas as medidas razoables para asegurar que o seu papel / libros electrónicos e rexistros son salvagardados , xa sexa no seu propio local comercial ou por un terceiro (como un contador ou contador). As copias de copia de seguridade deben facerse e gardarse en almacenamento seguro ou (para documentos electrónicos) nos medios de copia de seguridade ou no almacenamento na nube.
Se non tes copias de seguridade, terás que esforzarte para reconstruír os teus rexistros poñéndose en contacto cos bancos, as compañías de tarxeta de crédito, os provedores, etc. para copias dos teus rexistros. Tamén pode esixir a asistencia dun avogado fiscal para negociar co CRA ou o IRS.
Ver tamén:
Maximice as súas débedas fiscais comerciais
7 Consellos para manter rexistros comerciais organizados
Como dominar o seu sistema de arquivo
Volver a> índice de preguntas frecuentes sobre o imposto sobre a renda canadense