Inclúe todo, dende servizos prestados a horarios de pagamento
Catro palabras deberían ter o seu lugar no manual de planificación de eventos: obtelo por escrito . A maioría de nós escoitamos a frase pronunciada nun momento ou outro. Con boa razón. As promesas feitas durante o curso da conversación poden facilmente converterse nunha memoria distante ou esquecida por completo. Obtendo os términos acordados por escrito serve para protexer ás partes implicadas e é unha necesidade nos negocios. Saber negociar os mellores contratos de planificadores de eventos é un paso importante no camiño do éxito.
Especifique os servizos que proporcionará
Podes pensar que, como planificador de eventos, é bastante obvio que servizos prestarás. Tanto máis razón para describilos con gran detalle. Os planificadores de eventos ofrecen unha ampla gama de servizos; o obxectivo aquí é establecer o que estarei ofrecendo para evitar máis confusión. Xa sexa a selección de menús, arranxos florais ou a elección do local, indique claramente os elementos que son a súa responsabilidade. Unha vez asinado, as túas responsabilidades estarán limitadas aos elementos específicos incluídos no contrato do planificador de eventos.
Ler entre as liñas
Ao revisar os contratos de eventos, preste atención aos detalles. Lea atentamente todas as liñas. E despois le entre as liñas . Estea á procura de calquera linguaxe que sexa vago; Os elementos que sexan abordados nas xeneralidades estarán suxeitos a interpretación e que poidan causar estragos para vostede e para a súa empresa de planificación de eventos.
Vexa as tarifas ocultas ou as cláusulas que indican que pode haber recargas adicionais. Aclarar eses complementos ou negociar para telos eliminados completamente do contrato do evento .
Pregunta, pregunta, pregunta
Cando estea no proceso de negociación de contratos de eventos, cuestione todas as acusacións. Se un hotel ou vendedor ten un elemento que figura no contrato do evento, deberían poder explicar a súa presenza alí e xustificar o custo asociado .
Ás veces, só pedir aclaracións pode causar a exención da tarifa.
Non te intimides. Como mozos, somos ensinados que a única pregunta estúpida é a pregunta non solicitada. Ao negociar, pregúntelle. Se algo no contrato non está claro para ti, pregunta. Se notas que se omite unha liña, pregunta. É mellor preguntar agora que pagar o prezo por máis tarde.
Non acepte o que non queres; Solicite o que quere no seu canto
Se as chamadas locais gratuítas non son importantes para os seus hóspedes debido á dispoñibilidade de teléfonos móbiles, non acepte isto como unha comodidade incluída. En vez diso, solicite ao hotel que intercambie esta liña para algo que sexa importante para os seus convidados. Os tipos máis baixos ou os descontos poden ser moito máis valiosos para vostede facer unha lista dos "agasallos" que non quere e, en vez, negociar por algo mellor que quere. As comodidades que normalmente están dispoñibles inclúen transferencias aeroportuarias, pases de club de saúde gratuitos, actualizacións de cuartos, servizos de Internet, envío e recepción gratuítos e moito máis.
Horario de pagamento
Asegúrese de que o contrato de planificación de eventos especifica a súa programación de pagos. Isto inclúe o depósito inicial ou retenedor e detalles sobre como se farán os pagamentos futuros.
O calendario de pagamentos pode estar ligado a certos fitos no proceso de planificación do evento ou pode ser unha data definida no calendario anterior ao evento. Desenvolve o programa que funciona mellor para a túa empresa de planificación de eventos e o teu fluxo de caixa. Asegúrese de incluír os impostos e taxas adicionais. Máis importante aínda, non comezas o traballo real na planificación dun evento ata que teña recibido o depósito inicial. Se o depósito nunca aparece, fixo todo isto por nada. Literalmente.
Cancelación de eventos
Mentres centra o seu tempo e enerxía na planificación dun evento, a última cousa na súa mente pode ser a cancelación do mesmo evento. Non obstante, se o seu cliente decide cancelar o evento en calquera momento despois do inicio do traballo, por calquera motivo, o seu contrato deberá especificar o que acontece se o evento se cancela.
Este é un paso necesario para protexerse, a súa empresa de planificación de eventos e os seus ingresos esperados.
O punto clave para incluír por escrito é que o depósito e todos os pagamentos previos ata o punto de cancelación non son reintegrables. Na planificación do evento, a maior parte do traballo complétase antes do evento real. Vostede merece ser pagado por un traballo xa rematado. A ese punto, dependendo do seu calendario de pagamentos, tamén pode querer incluír unha cláusula que indique que os clientes pagarán os servizos prestados ata a data en que reciba a notificación por escrito de que o evento é cancelado.
Cláusula de extinción ou forza maior
A cláusula de rescisión -o caso de forza maior- insírese nun contrato para absolver a unha ou a dúas partes da responsabilidade se non cumpren os termos do contrato por motivos fóra do seu control, como paros laborais, guerra ou clima extremo. A intención aquí é protexerte contra calquera risco derivado de circunstancias incontrolables. Asegúrese de estar protexido por esta cláusula e especificar os termos e prazo para a finalización. Por exemplo, "calquera das partes pode rescindir este acordo sen a súa responsabilidade debido a un ou máis destes ou motivos similares por notificación escrita á outra parte dentro dos dez días posteriores a tal ocorrencia".
Indemnización ("Non é miña falla")
Unha cláusula de indemnización fornece protección se a outra parte fai algo que lle fai mal ou provoca que un terceiro poida demandalo por danos. A cláusula é unha promesa que basicamente di que a outra parte non pode facelo responsable de calquera reclamación, perdas, danos, responsabilidades e gastos que sexan consecuencia da súa neglixencia, o incumprimento ou a mala conducta voluntaria. Asegúrese de que o contrato teña esta cláusula.
Cando estea a negociar, prepárache
Antes de negociar contratos de eventos, faga a súa lección de casa. Determine o que está implicado na planificación deste evento e coñecer os termos e proteccións que desexa. O seu contrato debe reflectir a responsabilidade compartida para evitar calquera acordo que sexa unilateral. O que é bo para unha das partes é bo para o outro. Ao negociar, ser un bo oínte. Preste atención aos elementos do contrato que poden ser negociables e aqueles que o fan incómodo. Teña confianza e non estrague baixo presión. Mantéñase firme. Non asine nada ata que estea completamente satisfeito de que os termos sexan xustos e ofrecerlle a protección que necesita.