O que necesitas saber para evitar a confusión dos clientes
É igualmente frustrante para os profesionais experimentados que se atopan cos clientes que non entenden os servizos ofrecidos.
A "xestión de eventos" e "planificación de eventos" son frecuentemente arroxados de forma intercambiable, aínda que sexan dúas cousas moi distintas. Simplemente, a planificación ea xestión non son iguais. Mentres os conxuntos de habilidades destas dúas funcións se solapan, son dúas funcións distintas. Crea problemas para aqueles que tratan con clientes que creen erróneamente que necesitan un xestor de eventos cando o que necesitan é un planificador de eventos. E para aqueles clientes que teñen a impresión de que todos os xestores de eventos xestionan tamén a planificación de eventos. Entón, imos aclarar a confusión porque é importante que ti e os teus clientes teñan a mesma comprensión.
Planificación de eventos
Comecemos coa planificación do evento . A palabra operativa clave aquí é a planificación . Todos os eventos - desde duchas nupciais ata festas de aniversario de fitos a grandes reunións corporativas - comezan cun plan de algunha maneira.
As discusións iniciais cos clientes sobre as ideas do evento, temas, datas desexables e orientacións orzamentarias forman parte do proceso de planificación do evento.
A planificación de eventos comeza no principio , desde as primeiras etapas do concepto e continúa ata o final do evento. E, honestamente, durante unhas semanas despois do evento como planificadores de eventos envolver detalles e manipular os elementos de seguimento.
A planificación de eventos implica traballar de cerca co cliente para deseñar un evento que reflicta a visión do cliente sobre a reunión e cumpre co obxectivo do evento. Os clientes que contratan un planificador de eventos contratan a alguén para planificar todos os aspectos do evento, incluídos os detalles e elementos de acción relacionados e ver ata que finalice ese evento.
As responsabilidades de planificación de eventos poden incluír pero non se limitan a:
- seleccionando un tema xeral para o evento
- desenvolver un orzamento
- seleccionando un lugar
- negociando contratos de hotel
- contratación de vendedores externos
- planificación do menú
- contratando un proveedor
- organizando para altofalantes invitados ou entretemento
- coordinar o transporte
- elixindo o esquema de cores
- desenvolvemento de invitacións
A planificación de eventos é todo o que vai xuntando un evento. Esta función corresponde ao maior paraugas de xestión de eventos.
Xestión de eventos
Cada tipo de evento está composto por numerosas pezas que se encaixan como anacos. Todas esas pezas ao final únense para crear un evento. Os acontecementos exitosos teñen todas esas pezas relacionadas unidas no momento e no lugar correcto, sen problemas e de forma eficiente e de acordo co plan. Este proceso chámase xestión de eventos. É, en términos simples, a xestión de proxectos do propio evento.
A xestión de eventos implica a creación, coordinación e xestión de todos os diferentes compoñentes dun evento, así como os equipos das persoas responsables de cada aspecto. Algúns aspectos da xestión do evento poden incluír pero non se limitan a:
- reservando unha situación para un evento
- coordinando vendedores externos
- desenvolvemento dun plan de estacionamento
- deseño de plans de continxencia de emerxencia
- asegurando o cumprimento das normas de seguridade e saúde
- persoal xestor responsable de cada función
- supervisando a execución dun evento
- seguimento do evento
- resolvendo situacións de eventos no sitio
Os xestores de eventos e os planificadores de eventos traballan xuntos
Definir estas dúas funcións é un reto porque, non só están estrechamente relacionadas, as responsabilidades adoitan coincidir. Os planificadores de eventos individuais poden ofrecer servizos de xestión de eventos e os xestores de eventos tamén poden ofrecer planificación de eventos.
Todo depende do planificador individual ou o equipo de xestión de eventos corporativos, o lugar eo evento en si.
É importante entender as diferenzas entre os dous e determinar os servizos que prestará. Por exemplo; Se ofrece servizos de planificación de eventos para un evento a gran escala, traballará cun xestor de eventos que coordinará os seus servizos cos do xestor de catering, o equipo audiovisual, etc. Define o seu papel e os servizos que proporcionará e comunicará claramente Estes aos clientes potenciais para evitar calquera confusión durante o proceso de planificación.