Pode estar iniciando un negocio, contratando o seu primeiro empregado, ou se estea a ter empregados e pregúntase se debe procesar a súa folla de pagamento ou obter un servizo de procesamento de folla de pagamento.
Mentres pesa as opcións para procesando folla de pagamento e xestionando os impostos sobre a folla de pagamento, podes considerar útil ter en conta as tarefas implicadas no procesamento da folla de pagamento dos empregados e no pago e notificación dos impostos sobre a folla de pagamento.
Para esta discusión, asume que todos os seus empregados son contratistas regulares e non independentes.
En primeiro lugar, algunhas decisións de facer folla de pagamento
Pode querer usar este artigo sobre a selección de opcións para procesar os impostos sobre a folla de pagamento e a folla de pagamento para axudarlle a tomar a súa decisión.
Antes de comezar a procesar folla de pagamento
Ao contratar empregados, hai un papeleiro que deben completar. Cada novo empregado debe ter as novas formas de contratos asinados e colocados nun arquivo específico. Para axudarche a configurar a folla de pagamento, aquí tes unha lista de tarefas que hai que completar e as decisións que se deben facer sobre como pagarás os empregados.
Procesando folla de pagamento
A nómina é procesada ao final de cada período de nómina (semanal, bi-semanal, semestral ou mensual).
A súa primeira tarefa é preparar un cheque por cada empregado. Para iso, debes:
- Calcule o salario bruto do empregado, en función de se esta persoa está asalariada ou por hora.
- Toma deducións por imposto de renda federal (retención) , deducións de salario da Seguridade Social e de Medicare, retención de estado e outras deducións acordadas polo empregado.
Despois de preparar cheques de pago
Despois de ter feito os cálculos do cheque de pagamento e preparar un cheque de pagamento para cada empregado, tes outras tarefas que realizar antes de que se complete o proceso de nómina.
1. Debe calcular a cantidade que debe tanto para as partes do emprego como para os traballadores dos impostos FICA (Seguridade Social e Medicare) e reservar un importe igual ás partes do empregado e ao empresario destes impostos, para que se pague máis tarde, a través da nómina depósitos fiscais.
2. Debe ter todas as retencións para todos os empregados e deixar de lado este total para que se pague máis tarde, a través de depósitos fiscais.
Facer depósitos fiscais de nómina
Dependendo do tamaño da túa folla de pagamento, debes facer depósitos fiscais de folla de pagamento ao IRS nunha base semanal ou mensual para:
- as cantidades que rexeitou do pagamento dos traballadores por impostos de renda federais e estatais
- os importes que deduciu do empregado a pagar pola Seguridade Social e Medicare
- os montos que debe como empresario para a Seguridade Social e Medicare.
Pode facer os seus pagamentos de depósito de nómina no Formulario 8109 ou usar o sistema de arquivo electrónico IRS (EFTPS) .
Outros depósitos fiscais
Ademais de retención federal e pagos de dedución da Seguridade Social / Medicare, debes:
- Fai pagos por imposto federal por desemprego de forma periódica.
- Facer depósitos fiscais de folla de pagamento ao seu estado e, posiblemente, a súa localidade, ademais de depósitos fiscais nacionais.
Informes fiscais de folla de pagamento
As empresas tamén están obrigadas a presentar informes de impostos nómina regularmente.
Debes:
- Envía un informe trimestral ao IRS no modelo 94 1 que mostra o importe da túa débeda tributaria de nómina e os importes que pagaches sobre esta responsabilidade durante o trimestre anterior.
- Envíe un informe anual sobre o imposto sobre o desemprego no Formulario 944 ao IRS que amosa o importe da súa responsabilidade por desemprego e os importes que pagou nesta responsabilidade.
- Enviar outro desemprego estatal e os informes de compensación do traballador.
Mantendo as tarefas de nómina directamente
Para asegurarse de que non perda os pagamentos ou informes de impostos sobre a folla de pagamento, configure un calendario de impostos sobre a folla de pagamento.