Desafortunadamente, a resposta non é sinxela. Varios factores determinan a súa taxa, incluíndo os gastos operativos de planificación de eventos , os salarios e os beneficios.
A realidade é que as taxas varían segundo o lugar onde opera a súa empresa, os tipos de proxectos que leva a cabo e o que o mercado está disposto a pagar.
Tamén depende do seu mercado obxectivo. É dicir, o seu cliente ou cliente terá un orzamento obxectivo en mente e os seus servizos deben ser competitivos dentro destes parámetros.
Planificadores de eventos Modos Estruturan os seus prezos
Non obstante, se queres comezar un negocio a tempo parcial ou mesmo a tempo completo, hai aproximadamente cinco xeitos de estructurar a túa tarifa de eventos e citar os teus honorarios aos teus clientes:
- Tarifa plana do proxecto
- Porcentaxe de gastos
- Taxa por hora
- Porcentaxe de gastos máis taxa por hora
- Taxas comisionables
Para as seguintes explicacións e exemplos, supoñemos que quere gañar en promedio 75 dólares por hora para os seus servizos.
Taxas baseadas nunha tarifa plana de proxectos
Moitos clientes prefiren saber o que custará un proxecto, incluíndo todas as taxas. Como planificador de eventos , para ofrecer isto, debes determinar unha tarifa fixa e determinar cales serán os servizos cubertos por ese importe.
Isto atribúe a responsabilidade de xestionar un orzamento directamente sobre vostede, o planificador, e require anticipar unha variedade de escenarios en que circunstancias poden cambiar. Neste escenario, o cliente pode contratar directamente co planificador de eventos para coordinar todas as actividades de loxística, catering, local, aloxamento, etc.
As taxas de proxectos planos úsanse normalmente para eventos empaquetados, como os que se atopan cos programas de marketing deportivo e poden ser calculados por persoa, con moitas estipulacións e advertencias.
Por exemplo, asume que está a ser contratado para organizar unha xira histórica de un día para 15 invitados. O seu cliente quere que cite unha tarifa fixa para o transporte, unha guía privada, xantar e calquera / todas as taxas de admisión nos locais; Con todo, ela tamén pide que proporcione un desglose de alto nivel de cada elemento de gasto.
Neste escenario, debes negociar / calcular o custo de todos os servizos, incluído o teu tempo e citar un total combinado de gastos. Será responsabilidade / risco do planificador do evento identificar os depósitos necesarios, pagar por todos os servizos e manter a responsabilidade de todos os acordos de servizo.
Taxas baseadas nunha porcentaxe de gastos
En media, os planificadores de eventos máis cualificados deberían sentirse cómodos cargando entre un 15-20% do custo total dun evento como parte da súa tarifa. Dependendo da complexidade do programa e do tempo que tarda en planificar e executar un evento, ás veces isto é suficiente para cubrir todo o custo e a fonte de beneficio dun planificador.
Por exemplo, supoña que está a ser contratado para organizar unha cea privada nun restaurante exclusivo para 40 invitados cunha media de 175 dólares por persoa.
Estimamos que leva un total de 15 horas para reunirse co seu cliente, planificar, asistir e completar todo o seguimento deste evento. Se cobras unha taxa do 18% dos gastos totais, gañará un pouco máis que a túa tarifa por hora de $ 75 por hora:
$ 175 x 40 invitados = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 horas x $ 75 / hr = $ 1,125
Se o cliente está a contratar contigo para todos os servizos directamente, a carga do gasto de evento subtotal ao cliente tería un total de $ 8,260.
Taxas baseadas na tarifa por hora
Algúns clientes prefiren o planificador de eventos para citar unha tarifa por hora de servizos e estimar o número total de horas para xestionar e executar un programa de cliente determinado. Pode parecer similar á tarifa plana do proxecto, pero permite unha maior flexibilidade por parte de ambas partes para axustarse aos cambios que se precisan ao longo do camiño.
Moitos planificadores de eventos comerciais facturarán cada hora por servizos. Permite a un cliente saber o que custará contratar os seus servizos e permitirlle calcular un orzamento razoable. Con frecuencia, o motivo diso é porque o cliente quere ter un mellor control sobre os gastos inesperados.
Lembre sempre de definir parámetros coidadosos sobre as expectativas para que ambas partes estean de acordo en que servizos serán provistos. Como planificador de eventos, debería incluír unha referencia á facturación de todos os gastos comerciais razoables que se poidan incorrer.
Algúns planificadores de eventos poden marcar os gastos operativos, como envío, aluguer de vehículos e outros elementos de gastos diversos ata un 15-20% mentres que outros non o fan; Se o fas, debes revelar estes marcos e obter un acordo co teu cliente con antelación.
Cando se trata de taxas horarias de planificación de eventos, tamén é importante determinar con que frecuencia pode facturar o seu tempo.
Por exemplo, supoñamos que un cliente o está contratando en outubro para organizar un seminario dun día en marzo. Os seus servizos están sendo contratados á fonte e negocian para o lugar, servizos de catering , A / V e contribúen á creación de contidos para un número limitado de elementos de comunicación (por exemplo, invitacións, axenda, formularios de avaliación, etc.).
O seu cliente tamén está contratando para que poida proporcionar unha xestión in situ. Establece un acordo por diante que cubrirá os servizos identificados en diferentes momentos e enviará as facturas de todos os servizos realizados ata a data de forma semanal, quincenal ou mensual.
Segundo este acordo, vostede e o seu cliente deberían traballar un traballo detallado que inclúa as responsabilidades esperadas de ambas partes. Entón, pode estimar un orzamento total de tantas horas máis gastos razoables (sexa claro sobre o que poden incluír eses datos).
Taxas baseadas na porcentaxe de gastos, ademais da tarifa plana / tarifa por hora
Ás veces está a ser contratado para organizar un evento e, por calquera motivo, o cliente prefire un tipo baseado nunha porcentaxe de gastos. Non obstante, isto non é suficiente para cubrir o custo do seu tempo e servizos totais. Nestas situacións, é razoable presentar as súas tarifas cun custo combinado en dúas categorías diferentes.
Por exemplo, un cliente contrata para organizar eventos asociados a unha conferencia. A súa misión é organizar dúas cea privadas e unha excursión de golf, cada un con 50 convidados. O custo total destes eventos combinados é de aproximadamente $ 20,000, pero require preto de 60 horas do seu tempo e a complexidade deste proxecto pode xustificar unha maior marxe de beneficio. Tendo isto en conta, pode chegar á súa tarifa plana final + taxa horaria cos seguintes cálculos:
Porcentaxe de estimacións de gastos:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600Estimación da taxa horaria:
60 horas x $ 75 / hr = $ 4,500Déficit por hora: $ 900
Se chegar a un déficit, como fixemos no exemplo anterior, pode optar por citar 15 horas para xestionar a logística de varios provedores externos. A súa cita pode reflectir o seguinte:
Gastos de eventos de subtotal: 23.600 dólares
Tarifa plana: $ 1,125 (baseada en 15 horas a $ 75 / hora)
Neste escenario, terá que determinar coidadosamente que estimou as súas horas de forma adecuada (unha conta para cubrir gastos operativos non estándar como viaxes persoais). Como se esperaba, poucos clientes están satisfeitos de ver os aumentos nos gastos a menos que non se proporcionen razóns xustificables.
Taxas baseadas en taxas comables
Outra forma en que os planificadores de eventos poden cobrar taxas por servizos é asegurando o espazo do evento a través de locais que ofrecen unha taxa comisionable. Estas son taxas típicas que se ofrecen aos axentes de viaxes para reservar billetes, cuartos de hotel e outras formas de transporte.
Por exemplo, moitos hoteis poden ampliar unha taxa de comisión ata un 10% para as habitacións e outros gastos.
Aínda que algúns planificadores de eventos adoptarán taxas comisións como fonte de ingresos por si mesmos, os clientes máis esixentes poden cuestionar a sensación de fidelidade do planificador do evento cando se cometan taxas comisións. Por este motivo, moitos planificadores experimentados limitarán as eleccións de planificación que inclúan unha taxa de comisións ou negocian os prezos non comisionables para os seus programas e pasen esa fonte de aforro directamente á liña de fondo do seu cliente.
Ademais, algúns clientes poden ter en conta que existen taxas de comisións e non esperan que os seus consultores externos facturen con ningún dos outros métodos de facturación identificados que describimos e aínda pagamos unha taxa comisionable. En xeral, moitos planificadores de eventos non consideran boa forma de "dobrar dúas veces" o fluxo de ingresos desta forma.
Se aceptas os tipos de comisións, é mellor non cargar os custos dos teus clientes polos teus servizos mediante métodos de facturación alternativos.
Hai escenarios cando as taxas de comisións teñen máis sentido, como unha asociación ou organización sen ánimo de lucro que pode estar contratando os seus servizos para un evento ou reunión de sociedade e que a maior parte das taxas son pagadas directamente polos asistentes e non pola organización.
Outro escenario pode ser se o cliente está a mercar agasallos de clientes de ti e tamén pode ofrecer servizos de distribución de elementos promocionais. Neste caso, simplemente negoza os elementos promocionais e non cobra por cada hora os seus servizos, salvo que o seu cliente teña coñecemento de todos os cargos por diante.