Aínda que moitos empresarios poden limitar o seu uso de follas de cálculo de Excel aos seus sistemas de contabilidade, xa que ven o programa máis adecuado para rastrexar, publicar e rexistrar transaccións, o Excel pode ser tan axustado para as operacións contables. Co entendemento das fórmulas correctas e os métodos básicos de procesamento, mesmo o empresario matemático máis atopará follas de cálculo de Excel fáciles de navegar.
O que as follas de cálculo de Excel teñen para ofrecer
Excel é un programa de Microsoft Office deseñado para axudar a calcular, tabular, comparar e comparar datos para a referencia actual e futura. E como a maioría dos outros programas de Microsoft, as súas características son robustas e poden usarse con tan pouca ou moita complexidade como prefire.
Ademais das sinxelas contas de contabilidade, as funcións de contabilidade en Excel poden axudar a determinar onde está a súa empresa financiar, xerar informes detallados, rastrexar listas de vendedores, empregados e clientes e preparar os seus rexistros para a tempada de impostos cada ano.
Aquí tes algúns exemplos de como usar follas de cálculo Excel para a contabilidade básica de pequenas empresas.
Como usar Excel para rastrexar subministracións, compras e gastos
Inserir datos en Excel para manter un rexistro das compras, vendas e gastos de subministración é relativamente sinxelo. Cando abra Microsoft Excel, inicie unha nova folla de traballo e comece a asignar etiquetas ás columnas que conteñan as datas e os valores numéricos para cada orde de subministración, cada venda e cada gasto.
Unha vez etiquetadas as columnas, introduza os importes de compra, venda ou gasto de oferta en cada columna na fila axeitada coa data correcta.
Para ver este proceso sinxelo en acción, aquí tes un video tutorial que che percorrerá os pasos: Como usar Microsoft Excel para a contabilidade de pequenas empresas.
Como usar fórmulas básicas e accesos directos en Excel
No tutorial anterior, podes ter notado que o instrutor creou fórmulas de suma en Excel para calcular o beneficio en función das compras de compra, as vendas e os datos de gastos. As fórmulas axudan aos profesionais da contabilidade e aos empresarios a navegar de xeito máis eficiente coas características de Excel.
Entón, antes de mergullar en explicacións máis detalladas da contabilidade básica de pequenas empresas cos datos que ingresou na súa folla de cálculo de Excel, pode ser útil para obter máis información sobre as suxestións, trucos e fórmulas que pode usar ben avanzar.
Aquí tes un práctico tutorial de video que abarca algunhas das fórmulas máis recentes e útiles de Excel: Top 25 Excel 2016 Tips and Tricks.
Como usar Excel para crear unha declaración de ganancias e perdas
A maioría dos empresarios prefiren que a información relacionada cos beneficios ou as perdas dos seus negocios se separen doutros datos. Isto permítelles revisar e comparar os seus ingresos durante diferentes épocas do ano, cambios específicos nos seus proxectos ou carga de traballo, ou para calquera número de condicións que poidan afectar a saúde financeira dunha empresa.
A mellor forma de ver esta información por separado está nunha conta de ganancias e perdas (P & L) ou estado de resultados.
Afortunadamente, Excel ten modelos preparados para axudarche a crear, completar e manter un estado de ganancias e perdas mentres opera o teu negocio. Pero o mellor é saber como as declaracións de P & L funcionan manualmente independentemente de se vostede elixe usar os modelos proporcionados no programa.
Para ver como construír unha simple declaración de ganancias e perdas en Excel sen a axuda dun modelo, aquí tes un video tutorial que ilustra como comezar: Creación de contas de xestión mediante Excel: declaración de ganancias e perdas.
Como usar Excel para xerar informes e follas
Informes de gastos, informes de vendas, balances, caderno xeral, nomealo. Se hai unha cousa, os conservadores e os contables gústalles a creación dos seus informes.
Afortunadamente, Microsoft Office facilitou a xeración de informes con cada nova actualización de software de Excel.
Como empresario, a creación de informes non é algo que prepare simplemente para os seus investimentos, socios comerciais ou un oficial de préstamo bancario. Os informes permiten capturar unha visión xeral ou un detalle específico sobre a saúde financeira da súa empresa sen unha gran cantidade de datos para explicar a conclusión. Polo tanto, son inmensamente útiles para ti como emprendedor para avaliar o estado da túa empresa dunha ollada, en todo momento.
Para aprender a xerar informes de resumo sinxelos, aquí tes un video tutorial para instrucións sobre como crear un informe de vendas en Excel: Creación dun informe de vendas en Excel: Nivel básico.
Os informes de gastos requiren algúns pasos diferentes. Para comezar, aquí tes un tutorial en video que indica como construír un informe ou folla de cálculo: Microsoft Excel: Creación dunha folla de cálculo sinxela.
Se estás interesado en engadir máis gráficos visuais aos teus informes que permitan aos lectores comprender mellor a información, aquí tes un video tutorial sobre como crear táboas dinámicas, gráficos de barra e taboleiros: Introdución a táboas dinámicas, gráficos e tabuladores de datos en Excel .
E que sería un sistema de contabilidade de pequenas empresas sen un libro xeral? Aquí tes un completo tutorial sobre a creación dun caderno xeral para a túa empresa: Crear un libro xeral usando Excel.
Expansión do teu Microsoft Excel Know-How
Se Microsoft Excel é un programa que raramente usou antes de ter unha empresa, pode parecer intimidante malia a súa configuración simplificada. Non obstante, existen profesionais que usan Excel diariamente que aínda non están seguros de todas as funcións máis avanzadas do programa. É esta versatilidade e accesibilidade integral que a fan moi adecuada como ferramenta para a contabilidade das pequenas empresas.
Unha forma de asegurar que os teus soños emprendedores poidan prosperar e ampliarse ao seguinte nivel é desempeñar un papel activo nos procedementos contables da túa empresa. Comezando coas súas funcións máis sinxelas, os pequenos empresarios poden aprender a xestionar os seus rexistros financeiros e aumentar as súas habilidades de Excel xunto coa saúde fiscal das súas empresas.
Ademais dos tutoriais en video incluídos anteriormente, Microsoft tamén ten a súa propia biblioteca de adestramento de Excel que pode axudar a mellorar as súas habilidades de Excel para que poida aproveitar a ferramenta aínda máis no seu pequeno negocio.