Os erros de contabilidade ocorren de vez en cando, pero moitos erros de contabilidade comúns poden evitarse cunha planificación e preparación adecuada. Todos sabemos que adoita levar máis tempo para corrixir un erro que para facelo correctamente por primeira vez. Curiosamente, tamén é máis barato identificar e corrixir erros no inicio dun proxecto e non esperar a corrixir o problema máis tarde.
Se tratas a túa empresa como un proxecto a longo prazo, entón quererás ser proactivo tendo en conta os erros comúns que os outros están facendo e corrixilos no inicio, o que non só vai aforrar tempo, diñeiro e dores de cabeza da empresa, senón tamén dálle unha vantaxe competitiva no mercado con operacións máis estilizadas e unha mellor satisfacción do cliente. Os seguintes son erros de contabilidade comúns que cada CPA viron aos pequenos empresarios.
01 - Non se seguiron os procedementos de contabilidade
Un paso útil é desenvolver formularios estandarizados e listas de verificación para completar para garantir a coherencia e a precisión. Por exemplo, quererá documentar un proceso para configurar novos provedores.
Necesitará o nome do vendedor, o enderezo, o número de teléfono eo número de identificación do empresario (EIN), entre outros documentos, como certificados de seguro , cartas de recomendación ou contratos asinados. A continuación, terá que introducir esta información no seu programa de contabilidade para que poida procesar pagamentos.
Vai querer tomar o tempo necesario para considerar a información que precisa reunir dos seus provedores, desenvolver un formulario estandarizado ou unha lista de verificación para asegurarse de obter esa información e, a continuación, ter unha política escrita que os seus empregados poidan seguir.
02 - Traballando sen orzamento
Crea un orzamento para ter unha liña de base para xulgar os resultados operativos da túa empresa. Os orzamentos non só son útiles para frear a gasto excesivo, senón que poden utilizarse para establecer obxectivos financeiros realistas e escritos. Os orzamentos sempre deben ser fundamentados en realidade, pero seguramente pode usar o seu orzamento para establecer obxectivos financeiros razoables, xa sexa incrementando os ingresos ou reducindo os gastos operativos.
03 - Facer erros de entrada de datos
Os erros de entrada de datos ocorren de cando en vez. Mentres non pode evitar todos os erros de entrada de datos, pode ter unha política para realizar varias reconciliacións de forma oportuna para garantir que as entradas de datos detectanse de xeito rápido e se poidan corrixir.
Por exemplo, quererá realizar conciliacións bancarias mensuais, así como contas a recibir e reconciliacións a pagar. Tamén pode executar varianzas orzamento-reais para identificar posibles erros na clasificación de ingresos ou gastos ou executar recibos de clientes ou informes de pagamento de vendedores periódicamente para garantir que todos os ingresos e os desembolsos parecen razoables.
As transaccións insólitas deben ser revisadas para garantir que non se cometesen erros de entrada de datos e que as transaccións son precisas.
04 - Non se puido realizar unha copia de seguridade do software de contabilidade
Debe facer unha copia de seguridade do software de contabilidade e doutros datos con regularidade. Moitos programas de software de contabilidade de pequenas empresas teñen unha función que permite configurar unha copia de seguridade automática do seu programa de contabilidade.
Úsao. Tamén debería aproveitar o tempo para verificar os seus ficheiros de copia de seguridade, incluso para utilizar o ficheiro de copia de seguridade para ver se pode executar o seu negocio como de costume.
Ás veces os ficheiros están corruptos; ás veces non fai copias de seguridade de todos os datos que necesita. Unha comprobación rápida pode identificar problemas co seu proceso de copia de seguridade para que poida asegurarse de ter todo o que precisa para continuar a operación da súa empresa se xorde a necesidade.
05 - Facendo demasiado
Outsourcing de tarefas administrativas que non engaden valor á túa empresa pode ser unha vantaxe.
Por exemplo, un contador de impostos probablemente está mellor versado na lei tributaria do que é, polo que terceiriza-la planificación e preparación do imposto ao seu contador permítelle baixar a súa responsabilidade fiscal, aumentar o cumprimento do imposto e deixarlle máis tempo para dedicarse á xeración de ingresos. actividades.
Moitos propietarios de pequenas empresas non queren delegar a responsabilidade a outros profesionais capaces, pero a contratación externa de contas, xurídicas, informáticas e outras funcións administrativas poden reducir os erros e aumentar a rendibilidade se usa o tempo recén descuberto sabiamente.
06 - Non se puido categorizar correctamente ingresos e gastos
O método de contabilización de shoebox probablemente non sexa unha boa opción para as pequenas empresas con máis de poucas transaccións ao ano. Todo o diñeiro que entra e saia da túa empresa debe ser asignado á categoría axeitada.
Os empresarios que se atopan na parte superior dos seus rexistros contables non cometen erros. Eles saberán quen foi facturada, canto e se o cliente pagou ou non.
Tamén vai descubrir que é a preparación do seu imposto de fin de ano será moito máis suave que intentar reensamblar os rexistros que precisa para preparar a declaración da súa empresa antes de que o retorno sexa debido.