Unha política de mostra para usar como guía
Hai tamén o risco de roubo (intelectual ou físico), sabotaxe e mesmo terrorismo. Mentres cada organización require algo diferente (unha oficina de Fortune 50 HQ experimenta moitos máis visitantes que unha pequena tenda de fabricación de produtos electrónicos), a mostra a continuación abrangue os puntos principais.
As políticas de acceso aos visitantes son desenvolvidas polo Departamento de RRHH e a maioría dos profesionais de RH xa teñen unha política ou saben como escribir unha. Se non, poden obter un dunha organización profesional como SHRM (Sociedade de Xestión de Recursos Humanos).
Unha mostra de casos
Zipline International (unha empresa ficticia) ten éxito porque contratan profesionais talentosos e fabrican produtos líderes na súa industria. Debido a que os visitantes non autorizados poden roubar a propiedade intelectual , ferirense en áreas de fabricación perigosas ou causar danos aos empregados, Zipline implementou unha estrita política de acceso ao visitante. A política está lonxe de protexer os segredos comerciais e protexer os visitantes e os empregados.
Check-in e check-out
Todos os visitantes deben estar rexistrados no sistema de software de xestión de visitantes que é operado pola recepcionista de entrada. O sistema rexistra o nome e a filiación da empresa de cada visitante, así como o propósito e duración da súa visita.
Insignia de visitantes
No check-in, todos os visitantes tomaron a foto e reciben unha identificación de foto. Xunto coa súa foto, a insignia mostra o nome do visitante e a duración da súa visita. A placa do visitante debe usarse en todo momento.
Os visitantes deben estar acompañados por un empregado patrocinador en todos os tempos
Todos os visitantes deben estar acompañados polos empregados que estean a visitar durante a súa estadía.
Este requisito non se aplica aos visitantes das sucursais de Zipline. Poderán realizarse acordos especiais para acomodar contratantes contratados por traballos a longo prazo, pero estes réximes deberán liquidarse co director de seguridade.
Fotografías
Non se poderán tomar fotografías sen a previa aprobación do departamento xurídico ou do director de seguridade. Ademais, a fotografía que está permitida non se pode publicar sen a previa aprobación do Director de Marketing.
Non divulgación
Todos os visitantes deberán asinar un NDA (acordo de non divulgación) despois do check-in.
Acceso á rede de convidados
Os visitantes que precisan o acceso a internet dispoñen dun nome de usuario e contrasinal convidados para a rede sen fíos de Zipline. En ningún momento é un invitado autorizado a acceder ao programa intranet da compañía co seu portátil ou outro dispositivo móbil.
O papel do Marshall Floor
Calquera empregado que notifique un visitante sen unha placa debe inmediatamente chamar á atención do mariscal designado para a súa área. O director do piso ten responsabilidade de primeira liña para facer cumprir a política de xestión do visitante. No caso de que se produza unha evacuación de emerxencia, a recepcionista da recepción imprime unha lista de todos os visitantes e entrega a lista ao mariscal de chan na área de evacuación.
Os mariscadores son responsables da contabilización de todos os visitantes durante unha evacuación.
Exención de responsabilidade: esta é unha política de mostra e non constitúe un consello legal. É só un punto de partida para crear unha política adaptada ás necesidades específicas da súa empresa. Zipline International é unha empresa ficticia (ao meu mellor coñecemento) eo nome só se usou como exemplo ao escribir esta política.