Mestre o teu sistema de arquivo!
Tomar o tempo para organizar o sistema de arquivo é fundamental. Aínda que todos gustarían ter unha oficina sen papel , a realidade é que moitas pequenas empresas aínda teñen a necesidade de almacenar documentos en papel, como facturas , recibos , etc. e poder recuperar facilmente cando sexa necesario.
Recibir os recibos correctamente é especialmente importante; un sistema de depósito inexistente ou desordenado pode engadir días de esforzo extra no tempo do imposto sobre a renda xa que non quere perder as deducións fiscais debido aos recibos perdidos.
E se a súa empresa está suxeita a unha auditoría e non pode producir os documentos necesarios para o apoio dos seus gastos, as súas reclamacións probablemente rexeitaranse e a súa declaración de impostos será revalorizada .
Como pequeno empresario , necesitas poder operar rapidamente e facilmente na túa mesa . Aínda que configurar un sistema de presentación de documentos soa difícil, é unha tarefa relativamente sinxela que pode ser facilitada por algúns trucos e trucos de presentación.
Como organizar o seu sistema de arquivo
(1) Sente-se na súa mesa durante uns minutos e descobre onde instintivamente buscará cousas.
Teño un caixón á dereita da miña estación de traballo. Cando volvín configurar o meu sistema de ficheiros, non tiña nada nel. Cando busque bolígrafos, clips de papel ou a miña grapadora, foi o primeiro lugar que quería ver, aínda que sabía que estaba baleiro. Entón, por suposto, coloque as plumas, clips de papel e grampeador no caixón. Para min, era a casa natural para eses elementos.
Todos se achegarán a isto de forma diferente e o que funciona para unha persoa pode non funcionar para outro. Leve uns minutos para sentarse no seu espazo de traballo primario e chegar a equipos, subministracións e arquivos. Isto axudarache a establecer o lugar ideal para arquivar eses elementos para ti persoalmente.
(2) Agora que sabe onde buscará información naturalmente, ten que determinar se un sistema de arquivo alfabético, numérico ou de materias funcionará mellor para vostede.
Como vai organizar o seu papeleo en categorías de arquivo (é dicir, gastos, finanzas, mercadotecnia )?
Como atopas documentación relacionada cos gastos comerciais como extractos bancarios, contas de servizos públicos, recibos de gastos de oficina, rexistros de quilometraxe de vehículos , etc.? Que tal información do cliente: buscas as cousas de acordo co nome do cliente? Por número de referencia? Este é un paso crítico, xa que vai determinar como vai establecer o seu sistema de arquivo. Unha vez que determinou as categorías que usará, decide se necesita ir máis aló e crear subcategorías. Fai isto antes de comprar calquera cousa para o seu sistema de arquivo.
(3) A continuación, determina ás poucas as necesidades de almacenamento.
Ten unha gran cantidade de ficheiros aos que accede diariamente? Só ten acceso aos seus ficheiros semanalmente? As respostas determinarán se necesitas un soporte de arquivo de escritorio, un gabinete de arquivo de dous caixóns preto da túa mesa ou un armario lateral de catro caixóns ao longo da sala.
Elixe con coidado. Permitir o crecemento ao mirar os gabinetes de arquivo: compre algo para acomodar o dobre dos ficheiros que crees que terá agora. Isto limitará o número de veces que terá que recorrer e reorganizar o seu sistema de arquivo.
(4) Investir nun bo sistema de etiquetado para maior claridade e fácil acceso.
Ser capaz de ler as etiquetas dos ficheiros soa obvio, pero a claridade na etiquetaxe aforrará máis tempo de arquivo do que podes imaxinar.
A maioría das empresas que fabrican etiquetas proporcionan modelos que se integran co software de procesamento de textos máis popular. Pode querer considerar un dos pequenos sistemas de creación de etiquetas que agora tamén poden imprimir etiquetas de correo individuais. Os elementos que realizan un deber dobre adoitan ser un investimento prudente.
(5) Agora estás listo para mercar carpetas de ficheiros.
O mellor investimento é mercar carpetas colgantes coloreadas (asegúrese de que están incluídas as pestañas de etiquetas de plástico) e carpetas de ficheiros manila sinxelas. Os cartafoles coloreados de cor son os mellores por dous motivos:
- están facilmente dispoñibles
- fan que sexa fácil recoñecer categorías
Por exemplo, se pór todos os seus ficheiros de cliente en carpetas colgantes amarelas, información financeira en cartafoles azuis e todo o relacionado co marketing en carpetas vermellas, pode ver facilmente onde debería buscar un ficheiro en particular.
O simple é o mellor
O principio KISS aplícase á configuración dun sistema de arquivo que sexa fácil de usar e fácil de cultivar. Mantéñase o cariño sinxelo! As categorías de temas amplos permiten que facilmente engada novos ficheiros a medida que creza e eliminará a necesidade de actualizar ou reorganizar o seu sistema de ficheiros regularmente.
Manter o sinxelo tamén facilitará a integración do seu papel e arquivos dixitais como parte do seu sistema global de xestión de documentos .
Vaia sen papel onde sexa posible
Se estás tentando facer verde o teu negocio e facer o cambio a un "Office sen papel", podes escanear recibos de gastos e gardalos coas outras informacións de contabilidade dixital. Algunhas das novas aplicacións de software de contabilidade baseadas na nube facilitan isto tendo aplicacións móbiles que lle permiten coller un teléfono móbil cun recibo de gasto e gravalo sobre a marcha (consulte The Best Accounting Software for Canadian Small Business ).
Teña presente que as copias en papel ou as imaxes dixitais dos recibos de gastos xeralmente son aceptables para a Axencia de Ingresos de Canadá (CRA) sempre que sexan claramente lexibles. Se non, o CRA pode esixir ver os documentos orixinais en papel durante unha auditoría ou unha solicitude de documentación sistemática, polo que os orixinais deben manterse sempre durante o tempo prescrito. (Vexa canto tempo teño que gardar os rexistros da miña empresa? Para obter máis información).