O sistema CCRRA: captura, comprobación, revisión, rexistro, acto
Aquí tes cinco pasos sinxelos para crear un simple sistema de mantemento de rexistros financeiros: Capture, Check, Record, Review, Act.
Primeiro, CAPTURE a información.
Se non está alí, non existe. A medida que comeza o seu negocio, tome o costume de capturar todo, polo que se fai automático. "Capture" é a parte máis difícil e máis importante do proceso; é unha cuestión de formar o costume de recoller información. Fai un seguimento de todas as cantidades que gasta para a túa empresa e cada cantidade que teñas como vendas. Non te preocupes neste momento de facer calquera cousa coa información. Asegúrese de que todo o que capture comprenda (a) unha descrición do elemento, (b) o importe, e (c) a data.
En segundo lugar, CHECK para asegurarse de que a información é completa e correcta.
Cada dúas semanas, pase unha hora pasando por todo e comprobándoo. Asegúrese de ver que toda a información que ten está lista para gravar.
Asegúrese de incluír a data e a cantidade e suficiente detalle sobre o gasto que pode rexistrar con precisión. Por exemplo, unha nota para "papel, $ 3.55, 7/12" pode non ser suficiente información. Cal foi o papel? Foi este un xornal que compras para a oficina? ¿Ou comprou unha pata de papel para a computadora?
Configure un tempo específico para unha cita consigo mesmo ao final das semanas alternativas (todos os demais venres, por exemplo) para comprobar todo. Non espere demasiado; canto máis tempo espera para facelo, máis difícil será recordar e recoller información.
En terceiro lugar, rexistra a información para salvala.
Gravación significa poñer a súa información financeira en forma utilizable. Despois de que todo estea marcado, envíeo ao seu contador para gravar ou gravalo a si mesmo. Fai isto mensualmente. Introduza a información nunha folla de cálculo ou software de contabilidade. Tamén podes ver que o software en liña funciona para ti, así que vostede eo seu contador poden ver a información e discutila. Asegúrese de obter todo gravado cada mes, polo que pode revisalo.
En cuarto lugar, consolidar e REVISAR a información.
Despois de que a súa información financeira fose rexistrada cada mes, imprima catro informes:
- balance de contas
- estado de resultados (p & l)
- informe de envellecemento de contas a recibir e
- informe de débedas por conta bancaria.
Para cada informe, inclúa unha comparación coa mesma información do último mes. Preste atención especial á información específica dentro destes informes.
Finalmente, ACT, con base no que coñeces.
Na maioría dos casos, "ACT" pode significar non facer nada, se todo está ben.
Noutros casos, pode significar facer un cambio. Crea "puntos de disparo" onde a información obriga a actuar. Aquí tes algúns puntos de disparo suxeridos:
- Balance . Se ve que os pasivos están aumentando cada mes durante tres meses (o que probablemente significa que os activos e / ou os gastos tamén aumentan), recortan o gasto.
- Declaración de ingresos . Se ves que un gasto particular está aumentando como unha porcentaxe de vendas, pregúntate por que está crecendo. Se o incremento é necesario, é posible que desexes reducir os gastos con outros gastos, para manter o nivel de beneficio.
- Contas a cobrar Envellecer . Asegúrese de ir logo de pagadores lentos. Canto máis tempo permita que a débeda non se pague, menos probabilidade é que reciba o diñeiro. Configure un sistema de coleccións, como dixen anteriormente, para asegurarse de que se paga de inmediato e que os pagadores lentos non se deixan supoñer que non quere o seu diñeiro.
- Contas a pagar . Paga o que poida o máis rápido posible. Tenta pagar cedo para obter descontos. Se non pode pagar todas as súas contas, pague as que lle causarán penas ou que afectará a súa calificación crediticia. Mesmo se alguén é responsable de pagar as contas, é a persoa que finalmente é responsable de asegurarse de que as débedas comerciais son pagas.
Aínda que non estea familiarizado cos sistemas financeiros, debería poder configurar este en movemento e mantelo funcionando. A parte máis difícil é recoller a información. Unha vez que teña formado o "hábito de recolleita", atoparás o resto xunto con el.
Lembre, CCRRA - Captura información financeira para a súa empresa, compróbaa todas as outras semanas, grava e revise a información mensual e logo actúe como sexa necesario para manter a situación financeira sen problemas. Se segues este sinxelo sistema de cinco pasos, minimizarás o "lixo" e os problemas que che veñen e maximizarás a túa situación financeira.
Un sistema financeiro ben organizado manterá o seu negocio viable económicamente durante moitos anos.