Por que pagar en efectivo é unha mala idea
Aínda que non é ilegal pagar aos empregados e contratistas independentes en efectivo, non é unha boa práctica comercial por moitos motivos. Algunhas empresas usan diñeiro para pagar aos empregados no intento de evitar pagar impostos sobre a nómina e algúns empregados piden pagos en metálico para evitar os impostos sobre a renda.
Este artigo discute as cuestións legais e fiscais e as leis federais relacionadas cos impostos sobre a renda, os impostos sobre as follas de pagamento e outros asuntos fiscais.
Nómina e problemas fiscais ao pagar os empregados en efectivo
- Os empresarios deben reter os impostos sobre as follas de pagamento ( imposto sobre a renda federal e estatal e o imposto FICA ( seguro social / Medicare) a partir do salario dos empregados;
- Os empresarios tamén deben informar e pagar os impostos sobre as follas de pagamento, incluído o empregado e a porción do empresario dos impostos FICA, ao IRS
- Outros impostos sobre o emprego deberán aboarse nos ingresos dos traballadores , incluídos os impostos de desemprego e os pagamentos dos fondos de compensación dos traballadores do Estado
- Os empresarios deben informar a renda dos empregados no formulario W-2 cada ano. Isto inclúe ingresos en efectivo.
- Os empresarios deben verificar a elegibilidade do traballo dos traballadores recentemente contratados, utilizando o Formulario I-9 ou o sistema E-Verify. Esta verificación pon ao empregado no sistema federal e, se estes empregados son pagos en efectivo, a axencia de verificación cruzada pode descubrir os intentos de evitar os impostos sobre a nómina mediante o pago en efectivo.
Efecto dos pagamentos en efectivo dos empregados
- Os empregados pagados en efectivo que non teñen impostos de FICA rexeitaranse as ganancias da Seguridade Social que puidesen utilizarse para calcular os seus posibles beneficios á Seguridade Social.
- Do mesmo xeito, os empregados que non están "na nómina" non son aptos para a compensación dos traballadores ou as prestacións por desemprego.
CPA Gail Rosen di iso sobre o pagamento dos empregados con efectivo:
Pagar aos traballadores ilegalmente en diñeiro pode levar a problemas graves ademais de problemas fiscais. Cando un traballador está "non nos libros", de súpeto pode ter pasivos continxentes que realmente poden ser desastrosos.
Se un traballador se lesiona no traballo e atópase no hospital, preguntaráselle se resultaron feridas no traballo. Se o traballador lesionado responde si, entón serán cubertos pola compensación dos traballadores. Está en serio problema, se non pagou a compensación dos traballadores porque os pagou en metálico. O mesmo é certo para non pagar o fondo estatal de desemprego e desemprego. Se, por exemplo, vostede incendia ao traballador e solicitan o desemprego, entón terá auditors chamando á súa porta.
Pagando fillos, esposos ou familiares en efectivo
Os salarios dos nenos menores de 18 anos que traballan no seu negocio están suxeitos aos mesmos requisitos de retención, nómina e emprego como outros empregados. Se contratas aos teus propios fillos, é posible que non estean suxeitos a impostos FICA, pero os seus salarios deben informarse ao IRS. Lea máis sobre a contratación dos seus fillos como empregados.
A contratación do seu cónxuxe ou outros familiares para traballar para o seu negocio e pagar en diñeiro tamén pode privar a esta persoa dos beneficios da Seguridade Social.
E todas as outras cuestións mencionadas anteriormente, incluída a súa responsabilidade legal de informar e pagar os impostos sobre a folla de pagamento, aplícanse.
Pagando contratistas independentes en efectivo
Moitas empresas pagan traballadores contratados (traballo ocasional, traballadores de verán), mentres que os pagos a contratistas independentes teñen menos problemas que os dos empregados, hai que sinalar dúas cuestións:
- Os pagos aos traballadores contratados deben ser informados anualmente no formulario 1099-MISC e
- Debe verificar a identificación do contribuínte para contratistas independentes; se a identificación do contribuínte non se pode verificar, debes tomar as retencións de copia de seguridade do pagamento do contratante.
Os pagamentos en efectivo feitos aos vendedores e outros cos que realiza a súa actividade aínda deben ser fundamentados se desexa que estes pagamentos en efectivo sexan deducidos como gastos na súa declaración de negocios . Mesmo pequenos pagos en efectivo deberían pagarse a través dun fondo de caixa pequeno , con documentación adecuada.