Os sistemas telefónicos de clase empresarial aquí discutidos son para oficinas con dez persoas ou máis.
Que características necesitarás?
As características que traen valor ao teu negocio e conectan o teu negocio ao mundo van aumentar o custo total do sistema telefónico.
Un vendedor do sistema telefónico intentará venderche todas as campás e asubíos (ese é o seu traballo), pero necesitas ver cada recurso e decidir se engadirá valor á túa empresa ou aforrarás cartos.
Características básicas
Aquí tes algunhas das características máis comúns dispoñibles nun sistema telefónico empresarial. Cada marca é diferente, así que solicite ao vendedor unha lista completa de opcións.
O asistente automático normalmente ocupa o lugar dunha recepcionista presentando aos chamadores unha lista de opcións para encamiñar a súa chamada (por exemplo, "Prema 3 para falar con alguén en vendas"). Tamén permite que os chamadores marquen directamente a extensión dunha festa.
- As funcións de conferencia permiten que dúas ou máis extensións se conecten para compartir nunha conversa. Normalmente, o valor predeterminado é dous. Se esixir máis de dous, pregunte a cantidade máxima de participantes. Algúns sistemas só permiten a conferencia de extensións internas. Se precisas chamadas de conferencia externas, pregunta por iso tamén.
- O Directorio automatizado permite aos chamadores buscar a extensión dun empregado introducindo as primeiras letras do seu nome.
- O correo de voz permite deixar as mensaxes para os empregados que non están dispoñibles ou no teléfono. Algúns sistemas poden reenviar mensaxes de correo de voz ao correo electrónico dun empregado e permitir que equipos separados de correo de voz de terceiros interfiren cos seus equipos. Dependendo do prezo, isto podería aforrar diñeiro.
- Call Hold é a capacidade de realizar unha chamada mentres o usuario asiste a outros asuntos. Normalmente inclúese co sistema.
- O desvío de chamadas ofréceo ao usuario a posibilidade de reenviar todas as chamadas a outra extensión ou o correo de voz temporalmente.
- O Marcado rápido mantén os números de teléfono usados con frecuencia e permite que o usuario o marque cun botón ou dous. É un aforrador de tempo útil para números chamados frecuentemente.
- A repetición de chamadas permite que o último número que se chame para marcarse cun toque dun botón.
- O pagamento permite a un usuario falar sobre un sistema de enderezos público para chamar a un empregado ou avisar.
- A música en espera ofrécelle aos seus chamadores algo para escoitar mentres están en espera. Pode ser música ou mensaxes pre-gravadas que publican a túa empresa.
- Back Up Power proporcionará unha fonte alternativa de electricidade durante 10 a 60 minutos en caso de apagón eléctrico.
Características avanzadas
As funcións avanzadas engadirán un custo significativo ao sistema total e engadirán un custo continuo ao longo da vida do sistema. Non obstante, isto podería verse compensado polo reducido servizo ao cliente e as vantaxes de aforro de tempo que traen.
- A función de localización remota permite conexións simples aos empregados fóra de sitio ou a pequenas oficinas remotas simplemente marcando unha extensión interna.
- Find Me / Follow Me permite aos usuarios remitir o seu teléfono baixo demanda a outro teléfono, teléfono móbil, teléfono de casa, secretario, etc.
- A integración telefónica por computadora (CTI) permite que o sistema telefónico interactúe cun sistema informático. Algúns exemplos inclúen a posibilidade de que un usuario faga clic nun número de teléfono na pantalla e que o sistema telefónico marque automaticamente o número (reducindo os números incorrectos e aforrar tempo); ou a transferencia dun número de teléfono dun cliente a unha computadora cando chamen para sacar a conta do cliente e mostralo na pantalla para o empregado antes de responder o teléfono. Esta opción é moi caro.
Como debe ser o sistema grande
A seguinte pregunta que tes que responder é onde queres os teléfonos. A seguinte lista identifica lugares comúns que quererá localizar unha extensión de teléfono:
- Recepcionista
- Cada oficina
- Máquina de fax
- Terminais de tarxetas de crédito, portos de datos
- Sala de conferencias
- Piso de tenda / almacén
- Áreas públicas (sala de espera, pasadizos, camiños de entrada, etc.)
A continuación, terá que determinar cantas chamadas simultáneas entrarán e sairán da oficina. O total de chamadas entrantes e saídas en cada momento é o número de liñas (ou troncos) que necesitarás.
As configuracións comúns son 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 liñas. Os sistemas máis grandes teñen slots de expansión para que poida engadir máis liñas nunha data posterior. Lembre conta para o futuro crecemento (25% non é raro). Importante: se subestimes isto, as chamadas recibirán un sinal ocupado se todas as liñas están en uso.
Atopar un distribuidor do sistema telefónico
Atopar un comerciante non é difícil. En primeiro lugar, podes buscar na web "Equipos e subministracións telefónicas" para atopar un comerciante preto de ti.
As feiras de empresas e tecnoloxía de oficina tamén son bos lugares para comezar. Non só poderás coñecer as vendas e as persoas de apoio, pero tamén podes probar un sistema.
Para rematar, o mellor xeito é preguntar. Pregunta ás persoas que coñeces que teñen un negocio cunha oficina. Tamén pode obter a súa avaliación da calidade do equipo e nivel de servizo que se proporcionou.
Cálculo do custo total
O custo total do sistema consistirá nos seguintes compoñentes:
- Base Unit / System é a unidade que controla toda a infraestrutura telefónica. O custo depende do número de funcións que posúa, o número de conxuntos telefónicos que pode manipular e o número de liñas procedentes da compañía telefónica.
Os teléfonos / conxuntos de escritorio son as unidades que se sentan nos escritorios ou están unidas á parede. Eles veñen en varios estilos diferentes, capacidades e prezos. Os prezos poden variar entre $ 70 e $ 1,000. Exemplos inclúen: Basic (máis barato), Mid-level, Executive / High-End, Recepcionista (máis caro) e unidades de mesa de conferencias. Outras opcións inclúen auriculares mans libres e conexións sen fíos. A maioría dos dispositivos son propietarios e só funcionará cun sistema base dese fabricante. Se está a substituír un sistema telefónico existente, o custo de todos os novos terminales (se cambia de marca) pode facer unha actualización ao seguinte modelo superior a única solución accesible que ten.
- O cableado é o vaso sanguíneo da organización e non debe ser marxinado. Se está a construír unha oficina, instale cables e receptacións adicionais en calquera área que cre que pode ter un teléfono no futuro. O custo será unha fracción do custo se ten que volver máis tarde e facer buratos nos teitos e paredes. Se o está instalando nun edificio con cableado existente, ténteo de que o concesionario verifique a conexión eléctrica para a compatibilidade antes de asinar o contrato.
- A instalación e a configuración inicial serán a parte máis lenta do proxecto. Os sistemas de teléfono non funcionan correctamente e seguramente terán que ser instalados e inicialmente configurados por un técnico adestrado. Para poñerse en marcha o máis axiña posible, asegúrese de que este se inclúa no contrato. Outras opcións que se poden negociar son o mantemento, as futuras modificacións e a formación dos seus empregados.
Facer a decisión final
A decisión final descansa nos teus ombros. Os vendedores do sistema telefónico poden ser agresivos, pero recordan que es "o cliente" e está a cargo. Co fin de obter o mellor prezo para o sistema que desexe, envíe os seus requisitos a varias empresas e deixe-os ofrecer no proxecto. Asegúrese de obter unha proposta detallada que abarque todas as áreas descritas anteriormente.
Non obterás unha comparación entre mazás e mazás, así que solicite que o custo das funcións se enumeren por separado (ou detallado, se están incluídos como un paquete de características). Isto permítelle determinar o que está causando as diferenzas nos prezos. Se aínda non está seguro dun líder claro, solicite ver unha demostración nun sitio do cliente existente. Finalmente, compara as propostas e escolle o que satisfaga as súas necesidades, permite o crecemento e, o máis importante, o que máis se sente cómodo.