Os dous e non usan o correo electrónico nos negocios
O correo electrónico volveuse tan popular que, nalgúns casos, a xente úsano con máis frecuencia que o teléfono. Debido a que a palabra escrita pode ser mal comprendida de forma sinxela, a comprensión da etiqueta de correo electrónico é esencial no ámbito empresarial.
Desafortunadamente, moitas persoas non entenden como usar o correo electrónico para a súa vantaxe, e os beneficios que pode conferir a un negocio a miúdo son desperdiçados. As seguintes regras de etiqueta de correo electrónico para empresas poden axudar aos seus empregados a redactar correos electrónicos que sexan eficientes e eficaces.
01 - Envía só correos electrónicos claros e concisos
02 - Use sempre unha liña de asunto significativa
Nunca deixe en branco a liña do asunto dun correo electrónico. Unha liña de asunto en branco pode obter o correo electrónico marcado como spam e nunca chegará ao seu destino. Os correos electrónicos con liñas de asunto en branco moitas veces pasan por alto, especialmente se o destinatario normalmente recibe moitos correos electrónicos en calquera día. Use sempre unha liña de asunto que reflicta adecuadamente os contidos do seu correo electrónico. Axudará aos seus destinatarios a ordenar os seus correos electrónicos de forma máis eficiente e fomentará unha resposta máis rápida ao seu correo electrónico.
03 - Evite os correos con formato extravagante
Envía correos electrónicos en formatos profesionais. Evite fontes multicolores e imaxes para fondos. Eses accouterments poden distraer ao lector ou dificultar a mensaxe. Todas as imaxes de fondo que engades poden inflar o tamaño do teu correo electrónico. Isto pode facer que os destinatarios con conexións lentas esperen un tempo agonizante longo para que a súa mensaxe descargue. As imaxes de fondo que engade poden inflar o tamaño do seu correo electrónico. Isto pode forzar aos destinatarios con conexións lentas a agardar un tempo agonizante para descargar a súa mensaxe.
Se a súa empresa insiste en que usa papelería de correo electrónico particular para proxectar un aspecto e sentimento consistentes, aproveita-lo. O logotipo da empresa ea liña de sinatura poden proxectar unha imaxe profesional nos seus correos electrónicos.
04 - Enviar respostas oportunas
Non fagas que as persoas agarden respostas oportunas ao seu correo electrónico. Responda pronto cunha mensaxe clara e concisa. Se necesitas máis tempo para investigar unha resposta ou obter máis información, diga ao teu remitente cando estean esperando unha resposta.
05 - Use Ferramentas de resposta extraídas
Se vai estar lonxe da oficina e non pode ler o seu correo electrónico, utilice a ferramenta de outubro do sistema de correo electrónico para responder automaticamente a calquera persoa que intente contactar con vostede. Asegúrate de que a túa resposta automática permite que os remitentes saiban cando poden esperar recibir unha resposta.
06 - Non Cry Wolf con bandeiras de alta prioridade
A maioría dos sistemas de correo electrónico permítenche marcar un correo electrónico como "High Priority" ou "Rush". Non configure esta marca de correo electrónico predeterminada. Use isto con moderación, ou os seus destinatarios ignorarán a bandeira de prioridade. Cando finalmente envíe un correo electrónico realmente importante, non recibirá a atención que merece.
07 - Considere se "Responder a todos" é necesario
Non instintivamente faga clic no botón "Responder a todos" para cada correo electrónico que teña varios remitentes ou destinatarios. Considere o suxeito e decida quen debe ler a súa resposta. Respondendo continuamente a todos de forma innecesaria, rápidamente obterás unha reputación como un "spammer de negocios" e as persoas poden comezar a ignorar os teus correos electrónicos completamente.
08 - Contas de Correo Electrónico e de Negocios Separados
A menos que sexa unha emerxencia, nunca use o correo electrónico da súa empresa para a súa correspondencia persoal. Aínda que teña o seu propio negocio, é unha boa idea ter dúas contas de correo electrónico separadas. Permitirás priorizar os teus correos electrónicos e manter as mensaxes persoais non relacionadas da rede comercial.
09 - Usar nomes profesionais de contas de correo electrónico
Use o seu propio nome como parte de calquera enderezo de correo electrónico comercial. Por exemplo james.bucki@example.com ou jbucki@ejemplo.com. Evite apodos, manetas, apuntamentos ou referencias escuras. Por exemplo, non empregue soccer.mom@example.com ou baseball.nut@example.com.
10 - É o mellor correo electrónico para esta resposta?
Non use o correo electrónico como a súa única ferramenta de comunicación. Non todas as mensaxes son apropiadas para o correo electrónico, e haberá momentos nos que unha pequena chamada telefónica ou unha breve visita de oficina poden ser unha forma máis efectiva de transmitir unha mensaxe. Reunir ou falar por teléfono pode introducir un elemento humano nas interaccións, e iso pode facer toda a diferenza cando estás a explicar algo ou queres persuadir a alguén para que tome unha acción.
11 - Sexa sensible e accesible
Nunca use o correo electrónico para rescindir unha relación ou contrato. En correspondencia comercial profesional, sempre inclúa unha liña de sinatura que ofrece formas alternativas de contacto con vostede. Por exemplo, pode incluír os seus números de oficina, fax e teléfono móbil e o enderezo postal da súa oficina.
12 - Evite enviar mensaxes anexos masivos
Non se sabe como ou onde o seu destinatario accederá ao seu correo electrónico. Os dispositivos móbiles poden comezar a descargar o ficheiro antes de pedir ao usuario que confirme a descarga. Podería levar moito tempo e consumir ancho de banda que o destinatario debe pagar. Mantén o tamaño combinado de anexos de menos de 50 MB.
Se ten que enviar un ficheiro grande, contacte primeiro cos destinatarios e pregunta como desexa recibir o ficheiro. Tamén usa un servizo de transferencia de ficheiros para enviar o ficheiro.
13 - Pense antes de enviar ese correo electrónico
Finalmente, tómese un momento e considere o que escribiu antes de presionar o botón "enviar". ¿É algo que non se debe enviar nun correo electrónico? ¿É de natureza persoal e non apropiado utilizar o sistema de correo electrónico da empresa? Escribiches o correo electrónico mentres estás enojado e incluíches pasaxes que podes lamentar máis tarde? Se é así, preme o botón "eliminar".