A descrición básica dun secretario de entrada de datos é unha posición que implica a entrada e actualización da información dentro da base de datos da empresa. Isto pode significar facer modificacións de edición no manual da empresa, escanear documentos que se gardarán no arquivo ou actualizar contas de clientes.
Pero para moitos lugares de traballo, a entrada de datos é só unha parte do traballo do secretario.
Responsabilidades na entrada de datos
Se queres ingresar nunha empresa como secretario de entrada de datos, necesitarás saber escribir e deberías estar familiarizado cos teclados Mac e PC. Dependendo da empresa, pode estar respondendo teléfonos, escaneando documentos e outras tarefas de soporte de oficina.
Esta é normalmente unha posición de nivel de entrada, que a escala de pagamento tende a reflectir. Os empregados de ingreso de datos precisan dun coñecemento limitado dos sistemas e procedementos de oficina e, aínda que necesitará ter un bo sentido da etiqueta e do atuendo axeitados, é probable que non se teña que tomar decisións a grande escala.
Iso non significa que debes esperar que este traballo sexa aburrido, ou que non importa. En moitos xeitos, os empregados son os gardas da compañía, decidindo que chamadas atravesan e que se envían ao correo de voz. Se están a dobrar como a recepcionista da oficina, serán o primeiro punto de contacto da compañía para moitas persoas.
Como se axustan os administradores de entrada de datos na xerarquía de Office
Os secretarios deberían esperar que sexan supervisados por un director de oficina ou administrador senior. Aínda que varían de compañía a empresa, as tarefas que realiza un empregado tenderán a manterse bastante consistentes, dependendo das necesidades da compañía.
Nunha empresa pequena, as necesidades de entrada de datos poden ser mínimas, polo que os empregados poden ser traballadores a tempo parcial ou traballadores con outros deberes relacionados, como recepcionista ou secretario.
Cando se trate dunha oficina de tamaño medio, probablemente sexa máis de un empregado, e as posicións poden ser parte ou a tempo completo.
A posición dun secretario de entrada de datos dentro dunha gran organización normalmente está ben definida en canto a responsabilidades e tarefas. Idealmente, pero non sempre, haberá unha cadea de mando clara e os resultados esperados están claramente comunicados.
Habilidades Necesarias para Clerks de Entrada de Datos
Nos postos de traballo estadounidenses, a maioría dos candidatos ao ingreso de datos necesitarán fortes habilidades de matemática e inglés, tanto para escribir como para falar, para ser consideradas para o emprego. Probablemente necesitará saber como usar programas comúns como Microsoft Word e Excel e debería estar familiarizado co uso do correo electrónico nunha configuración profesional.
Dado que os empregados de entrada de datos adoitan usar moitos sombreiros, a maioría terá un forte coñecemento de atención ao cliente e a capacidade de realizar múltiples tarefas.
Educación e Formación
Unha vez máis, isto variará en función do tamaño e natureza da empresa e do campo específico, pero hai postos de empregados de ingreso de datos que requiren pouco máis que un diploma de bacharelato e algunha experiencia no traballo. Algunhas empresas poden esixir un título de asociado ou mesmo un título de bacharelato, dependendo das tarefas que a persoa deberá realizar.