Como mellor manter os rexistros financeiros da oficina de dereito

Se aspiramos a ser un avogado practicante co seu propio bufete de avogados, cómpre entender cales son os rexistros que necesita manter. Pode ser un experto na práctica da lei, pero pode non sentirse tan confiado no seu coñecemento contable. A comprensión dos fundamentos e o uso dun software de contabilidade especializado pode manter a súa práctica segura.

Sistemas de contabilidade para un despacho de avogados

Un bo sistema de contabilidade para calquera pequeno negocio incluirá controis internos fortes para controlar tanto os ingresos como os gastos.

Como avogado, cómpre asegurarse de que o seu sistema de contabilidade teña controis internos fortes, ambas tarifas facturadas e custos e gastos avanzados, para os clientes.

Independentemente de que as contas baseadas nun retenedor específico, retención anual, tarifa continxente ou taxa de referencia, a súa tarifa baséase no tempo dedicado aos proxectos dos seus clientes. Esa é a razón pola que os avogados xeralmente manteñen rexistros detallados para seguir o tempo gastado nos casos.

Pode usar sistemas manuais ou electrónicos para rastrexar o seu tempo e os seus gastos. As tarxetas de clientes foron usadas para rexistrar esa información antes da chegada do software legal e de facturación . Independientemente do método de rexistro que prefire, normalmente quererá gravar esta pista o seu tempo dedicado ao cliente, xunto cos custos adicionais, polo cliente.

De cando en vez, pode pagar custos en nome do seu cliente por taxas de depósito ou outros cargos.

A maioría dos rexistros do avogado practicante rexistran estes custos avanzados no sistema dun xeito similar a outras contas a recibir.

O software de contabilidade terá revistas especiais para rexistrar un único tipo de transacción frecuentemente. Para os avogados, o xornal de recibos de efectivo mostrará un desglose de (1) taxas recibidas e (2) reembolsos de gastos, incluíndo unha asignación entre os gastos xerais regulares pagos e os custos dos clientes pagos.

A complexidade do xornal de recibos de efectivo variará dependendo do tamaño do bufete de avogados, o máis básico é só o extracto bancario e as copias de verificación.

Outros rexistros esenciais

Ademais dos rexistros discutidos anteriormente, os avogados adoitan manter polo menos o seguinte:

1. Libro de citas: unha cita contén rexistros de citas, normalmente nun formato de calendario.
2. Xornal por cobrar de contas: o xornal de contas por cobrar amosa os créditos facturados pero non recollidos.
3. Cartillas de clientes individuais: estas contas de libros inclúen unha descrición dos servizos prestados, taxas e créditos, un resumo de tarifas non facturables e facturas finais.
4. Rexistros de tempo de caso: rexistros de tempo rexistrados por cada cliente.
5. Rexistro de casos en progreso: Este rexistro resume calquera traballo legal en proceso e normalmente está organizado polo nome do cliente.
6. Informes de resumo de tempo: os informes de tempo xeralmente poden ser ordenados polo avogado ou polo cliente e conteñen información como a hora, as datas traballadas, as facturas e outros gastos cargables.

Estes son os libros e rexistros básicos que a maioría dos avogados, independentemente da súa especialidade, terán en arquivo para as súas empresas. Moitos avogados usan software de contabilidade e software de xestión de prácticas legais para manter os seus libros e rexistros en formatos electrónicos.

Mentres algúns oficiais usan QuickBooks, moitas outras empresas usan programas legais específicos para a industria, como Abacus Next, Clio ou ProLaw para xestionar as súas prácticas.

NOTA : este artigo está destinado só con fins educativos; debes consultar cun profesional fiscal para discutir calquera dúbida ou problema que tiveses coa túa contabilidade, rexistro ou ingresos.