Organizarse implica moito máis que limpar pila de papeis e desenterrar o desorde que ten na súa mesa. A organización implica a creación de sistemas e procedementos para todas as partes do seu negocio; isto ten o potencial de axudarche a ser máis produtivo e rendible. As seguintes ideas inclúen algunhas das mellores formas en que pode ser máis organizado no seu pequeno negocio. Proba só un para unha mellora lenta e sostida ou faga un plan para incorporar un novo proceso organizativo cada mes no teu negocio este ano.
01 - Tomar o control de documentos e documentos
Agora que ten unha mellor idea sobre o tipo de documentos que está a traballar, é hora de crear - ou mellorar - o seu sistema de arquivo de oficina. Susan Ward configurou unha guía útil para crear un sistema de xestión de documentos que pode axudalo a crear ou axustar o seu proceso de papel e organizalo.
Se decidiu que é hora de comezar a avanzar cara a unha oficina sen papel ( lea primeiro estes pros e contras ), entón podes comezar a buscar e dixitalizar os teus recibos, usando facturación en liña e servizos de pagamento como FreshBooks, mudándose a un programa de sinatura dixital como DocuSign , e usando Cloud para facer copias de seguridade e arquivar datos. Se recolle tarxetas de visita nos eventos durante o ano, tamén pode ser unha boa idea investir nun escáner de tarxeta de visita para que poida dixitalizar a información de contacto de inmediato e deixar as tarxetas de papel.
02 - Use as ferramentas de produtividade adecuadas
- Xestión de contactos. De manter un seguimento dos seus clientes para lembrar as persoas que coñece durante a creación de redes, todo propietario de pequenas empresas necesita un sistema para xestionar información de contacto. Pode optar por un sistema completo de xestión de relacións con clientes (CRM) como Salesforce ou para unha xestión de menor escala que pode configurar a súa aplicación de contactos existente para que funcione para a súa empresa.
- Reunións e comunicación. Se fai reunións cara a cara, por teléfono ou por servizos de videochat, hai unha forma de organizar o proceso máis. Podes usar un servizo como Do para organizar as túas reunións antes, durante e despois.
- Contabilidade e contabilidade. Organice e racionalice a forma en que facture, levar os pagos e xestionar o fluxo de caixa con ferramentas como Quickbooks Online, Xero e Wave.
- Seguimento de gastos e viaxes. Podes usar aplicacións como Expedia e TripAdvisor para facer máis sinxelos os plans de viaxe. Entón, unha vez na estrada, aplicacións como Expensify axúdanche a seguir gastos e facer informes cando chegas a casa moito máis organizado.
- Xestión de medios sociais. Todos sabemos canto tempo se pode desperdiciar nos medios sociais se non se achega de forma sistemática e organizada. É por iso que ferramentas como Hootsuite e Buffer poden ser moi valiosas para os pequenos empresarios.
- Xestión de correo. Se usa Gmail na súa pequena empresa, ten acceso a un bo número de extensións de Google que poden obter rapidamente a súa caixa de entrada. Se estás a usar outra aplicación de correo electrónico, proba SaneBox para filtrar automaticamente, recordatorios e moito máis.
- Xestión de Proxectos. Unha boa aplicación de xestión de proxectos axudaralle a seguir as tarefas, compartir arquivos e colaborar cos compañeiros de equipo nun único lugar e pode ser unha das mellores ferramentas que pode usar para organizar o seu traballo. Proba Basecamp ou Asana para unha solución de xestión de proxectos todo en un.
A productividad é un proceso moi persoal e as aplicacións que necesitas serán específicas para ti o traballo que realizas e a forma na que tiñas a traballar. Tire un tempo para explorar cales son as súas necesidades antes de incorporar unha nova ferramenta no teu proceso. Pode non ter tantos como pensen. Para obter máis inspiración da ferramenta de produtividade, lea este artigo con 101 aplicacións de produtividade de pequenas empresas e explore estas 27 aplicacións de aforro de tempo .
03 - Obter o teu ordenador organizado
Aquí tes unha lista das cousas que podes facer agora mesmo para que o ordenador estea organizado e volva a funcionar:
- Limpa o teu escritorio. Hai un par de xeitos que podes ir aquí, e todo depende do teu estilo de traballo e como usa o teu ordenador. Pode desfacerse de todo desde o seu escritorio excepto o lixo (lembre que as iconas das aplicacións no seu escritorio son só atallos, todas as súas aplicacións reais adoitan vivir no cartafol de aplicacións). Ou pode engadir algúns accesos directos ás súas aplicacións e ficheiros máis utilizados. Eu tendo a errar á primeira opción, ir máis optimizado posible, pero moitas veces empregando o meu escritorio para facilitar o acceso aos ficheiros que estou a traballar actualmente. Entón eu os mudo á súa casa permanente unha vez que termine.
- Configurar un sistema de arquivo dixital. Falando de dar aos seus documentos unha casa permanente, aquí é onde se crea un sistema de arquivo que teña sentido para que poidas atopar os documentos que necesitas cando os necesites. Esta guía para a organización de ficheiros e carpetas ofrece unha serie de excelentes consellos para axudarche a comezar.
- Actualizar software. Se o computador está configurado para instalar automaticamente a aplicación e as actualizacións do sistema operativo, é xenial. Se é un proceso manual para ti, debes consultar as actualizacións, polo menos, en dous meses, xa que moitos inclúen parches de seguridade. A continuación, unha vez ao ano, revise as versións actuais do software que está a usar e toma a decisión se é hora de actualizar.
- Buscar virus e problemas de rendemento. Independentemente do tipo de computadora que teña, todos poden obter virus ou malware (si, incluso Macs). Se ten unha computadora baseada en Windows, estes consellos de mantemento de PC de PCWorld axudarán a manter o seu ordenador saudable e funcionando sen problemas.
- Verifica a integridade da túa copia de seguridade de datos. Estás facendo unha copia de seguridade dos teus datos, non? Se non, omita todo o de agora e faino primeiro. Pode usar un servizo de copia de seguridade baseado en Cloud como Carbonite, Backblaze ou CrashPlan ou pode usar un disco duro externo que se conecta ao seu computador (fago ambos). Con calquera das opcións, configure o servizo ou a unidade para realizar copias de seguridade automáticas continuas para que non precise facer nada de forma manual. Entón, unha vez ou dúas veces ao ano, acceda ao servizo de copia de seguridade ou disco e busque para asegurarse de que todo está aí e accesible se precisa tirar copias á súa computadora local.
- Discute a túa caixa de entrada. Moitos propietarios de pequenas empresas teñen unha relación de amor-odio coa súa caixa de entrada de correo electrónico. A eles encántame porque é unha ferramenta de comunicación altamente produtiva e eficiente; aínda que o odian porque pode saír rápidamente do control provocando un estrés innecesario . Hai cousas que podes facer para manter a súa caixa de entrada en liña, como o uso da automatización, racionalizar o que recibe diariamente e limitar a frecuencia coa que chegue o correo electrónico durante o día. Lea este artigo para obter consellos de xestión de correo electrónico que farán que a súa caixa de entrada sexa unha poderosa ferramenta de produtividade e non sexa unha hora importante.
Os consellos anteriores axudarán a que o seu pequeno negocio sexa máis organizado de inmediato, pero lembre as cousas rápidas que poden saír do control. Marque estas actividades cunha resolución para realizar unha revisión rápida e fácil dos seus papeis, ferramentas de produtividade e estado de computador algunhas veces ao mes para que poida manterse organizado e evitar que as cousas alcancen niveis de desorganización abafadores.