Como crear un sistema de xestión de documentos para pequenas empresas
Para moitas empresas, o foco da xestión de documentos está na organización e almacenamento de documentos. Eles queren poder almacenar documentos de forma organizada e segura, que aínda permite que os documentos sexan facilmente atopados.
Este artigo mostraralle como crear un sistema de xestión de documentos que o faga exactamente.
Se escribe "xestión de documentos" en calquera motor de busca, obterá longas listas de "solucións" de xestión de documentos, moitas con software ou aplicacións que anuncian as vantaxes de ter unha oficina sen papel .
Non obstante, o software ou aplicacións de xestión de documentos están deseñados para mellorar o manexo dos ficheiros electrónicos da empresa . O problema é que moitas pequenas empresas teñen que lidiar con mesturas de datos anticuados en papel e arquivos electrónicos e, nalgúns casos, a proporción de datos en papel é moito maior.
Unha solución ao problema de ter un entorno de datos mixto sería usar un sistema de imaxe de documentos para converter todos os documentos da súa empresa en forma electrónica. Pero isto é demasiado caro e lento para moitas pequenas empresas.
A boa noticia é que podes poñer os principios básicos dun sistema de xestión de documentos no lugar sen mercar ningún software especial nin pasar por imaxes de documentos por xunto.
O sistema non ten que ser complexo; Só tes que investir moito tempo na planificación e implementación.
Como crear un sistema de xestión de documentos
Configurar un sistema de xestión de documentos implica tres pasos;
- creando un plan de xestión de documentos,
- implementación do plan de xestión documental,
- e despois.
O primeiro paso, creando o plan, implica responder a estas catro preguntas:
Cales son as regras para a creación de documentos?
Facturas , cartas de recordatorio de pagamentos, folletos de vendas, correos electrónicos, follas de cálculo, follas de cálculo e informes. Todas as empresas crean unha variedade de documentos ao longo do tempo e realizan un seguimento do negocio. E para manter as cousas organizadas, todas as empresas deben establecer regras para a creación de documentos.
Por exemplo, hai modelos internos para algúns dos seus documentos comerciais estándar, como cartas e facturas, e onde están localizados?
¿Hai unha guía de estilo interno que se debe seguir?
¿Deben os novos documentos ser datados e / ou marcar o tempo?
Que procedementos deben seguir para compartir ou revisar documentos?
Para algunhas pequenas empresas, o único punto sobre a creación de documentos que importa será onde se localizan os modelos para diversos documentos comerciais e como usalos. Pero se a creación de documentos no seu negocio implica que persoas diferentes colaboren, revisan ou actualicen documentos, terán que dedicar moito tempo a decidir como se deben facer estas cousas para garantir a eficacia e a coherencia.
Como imos almacenar documentos?
Realmente hai dous aspectos desta pregunta.
O primeiro implica os aspectos físicos do almacenamento. Mesmo se a súa pequena empresa está a almacenar documentos nos arquivadores, hai custos asociados co almacenamento; non só o custo dos propios depósitos de depósito, senón o custo de tempo cando os seus empregados arquivan documentos ou accedan a recuperalos. De feito, o maior custo asociado ao almacenamento, para a maioría das pequenas empresas, probablemente sexa o custo do tempo perdido cando a xente está a buscar documentos.
O segundo aspecto do almacenamento de documentos é organizativo; como se arquivarán os documentos? A clave para arquivar os documentos é seguir as boas prácticas de xestión de ficheiros.
Tamén cómpre saber como vai arquivar documentos. Como manexará os ficheiros que están desactualizados ou que están listos para ser movidos ao back-burner no seu sistema de xestión de documentos?
Cerca do comezo de cada ano, por exemplo, percorre os distintos ficheiros relacionados co traballo no meu computador, eliminando aqueles que xa non son actuais e crean novas carpetas etiquetadas por ano e / ou asunto, movendo os ficheiros segundo sexa necesario.
O mesmo pódese facer con ficheiros en papel; non é difícil eliminar documentos antigos dun cartafol e etiqueta e crear un novo con "Antigo" no título. Algún software ofrece opcións de arquivo automático. Microsoft Outlook, por exemplo, permítelle arquivar correos antigos.
Como se pode simplificar a recuperación de documentos?
Esta cuestión é o corazón do seu sistema de xestión de documentos. Nunha investigación realizada por Leger Marketing para Xerox Canadá, os propietarios e directores de SMB canadenses, en media, dixeron que custou $ 2,152 ao ano para xestionar e almacenar documentos e unha hora ao día para buscar estes documentos (globeandmail.com).
Unha vez máis, as boas prácticas de presentación poden percorrer un longo camiño para solucionar o problema. A navegación dos artigos de xestión de datos neste sitio comezará. Se fai cousas como seguir de forma consistente as convencións estritas de nomeamento, por exemplo, os documentos serán moito máis fáciles de atopar.
E se es un único propietario que traballa en solitario ou un empresario con empregados , recoméndolles crear unha lista de localizacións de ficheiros , que lembrará aos usuarios onde se van determinados tipos de ficheiros e onde atopar documentos específicos. Se a túa empresa é como a maioría, recorda incluír se o ficheiro estará no teu sistema informático, un servidor interno, na nube ou se está en papel en un lugar físico como un depósito de ficheiros. Por exemplo, supoña que usa imaxes, vídeo ou incluso fotos en papel no meu negocio. Unha entrada na súa lista de localizacións de ficheiros pode ser:
Imaxes dixitais / video: computadora (ou servidor) - disco E: / fotos - ficheiro no cartafol do suxeito axeitado
Fotos de papel: arquivo 3 - Fotos - alfa por tema
A rede compartida ou as unidades de nube deben etiquetarse segundo os contidos, xa que deberían arquivar os caixóns do armario.
Como podemos facer / manter os nosos documentos seguros?
A primeira liña de defensa para a seguridade dos documentos está protexendo físicamente as instalacións comerciais . Todas as empresas necesitan ter sistemas de seguridade, como sistemas de alarma, instalados, incluso empresas baseadas na casa .
As empresas tamén poden necesitar ou querer investir noutros dispositivos de seguridade, como barras / grellas, cámaras de seguridade e / ou servizos de patrulla. Pode gastar todo o tempo que quere crear contrasinais e cifrar ficheiros para tentar protexer os seus ficheiros electrónicos, pero non importa moito se alguén pode vagar e roubar o seu ordenador e acompañar o disco duro.
Todos os armarios de arquivo deben ser bloqueados e mantidos bloqueados despois do horario comercial (e bloqueado á hora do xantar, se ninguén fiable vai estar en estreita proximidade).
Os procedementos xerais de seguridade para documentos electrónicos implican a copia de seguridade de documentos e mantén copias de seguridade de documentos noutro lugar que non sexa o mesmo disco duro onde se atopan os documentos orixinais. O mellor lugar para protexerse de ter os seus datos de negocios eliminados por desastres naturais é outro lugar, outra razón pola que a nube é ideal para as empresas .
As pequenas empresas con colegas ou empregados que comparten a mesma rede informática tamén poden restrinxir o acceso a algúns usuarios para que só poidan usar ou ver algúns dos recursos da rede. Por exemplo, pode que teña un directorio compartido de rede ou nube chamado "Contabilidade" que teña acceso restrinxido á xestión só. Se un usuario ten permiso para acceder a un recurso, como unha aplicación, os documentos en particular poden estar protexidos por contrasinal. O contido dos documentos tamén se pode encriptar, facéndoos accesibles só para quen ten a clave de cifrado requirida.
O roubo dos empregados é outra ameaza para a seguridade dos datos. As pequenas empresas con empregados deberían realizar un resumo de verificación e obter controis de antecedentes dos empregados nunha cuestión de política.
Implementación do seu sistema de xestión de documentos
Unha vez que creou o seu plan de xestión de documentos respondendo as preguntas anteriores, está listo para implementalo, asegurándose de que todo o seu persoal coñeza os detalles do sistema de xestión de documentos da súa empresa e segue os procedementos adecuados ao crear, almacenar e recuperar documentos.
Tamén terá que estar seguro de que todos os que acceden e utilizan documentos dentro da súa organización seguen, facendo cousas como nomear e almacenar documentos de forma adecuada. Verifique o lugar de forma regular para probar se se poden atopar fácilmente ficheiros particulares e protexer os problemas.
Pode configurar un sistema de xestión de documentos nun día pero implementalo de forma consistente co tempo será a clave do seu éxito. As recompensas son enormes: podes atopar o que queres atopar cando o desexes e a túa tranquilidade.