Cando se trata de xestionar o tempo , descubrir como usar o tempo de forma máis produtiva adoita ser un desafío. Un bo lugar para comezar é a xestión de correo electrónico; esta é unha área que encabeza a lista de asasinos de tempo para moitos propietarios de pequenas empresas.
Porque o correo electrónico é unha forma de comunicación continua e non temos un control completo sobre o fluxo entrante, necesitamos traballar para mellorar a nosa produtividade na forma en que recibimos, organizamos, respondemos e ata pensamos no correo electrónico. Os consellos a continuación axudarán a crear un sistema para xestionar o seu correo electrónico de maneira que soporte a produtividade en vez de afastarla.
1. Desactivar as notificacións.
O correo electrónico tende a entrar en todos os horarios do día e da noite, polo que é vital que controle como o fluxo de mensaxes entrantes encaixa no seu día. Desactive as novas notificacións da mensaxe tanto no ordenador como no seu teléfono intelixente para evitar distraccións constantes e interrupcións no seu horario e comprobe o correo cando sexa conveniente para vostede.
2. Decida como usar a súa caixa de entrada.
Hai moitas filosofías diferentes cando se trata de xestionar a súa caixa de entrada de correo electrónico. Podes usar a túa caixa de entrada como un complemento, limitalo a só as mensaxes de alta prioridade ou facelo unha lista de tarefas de traballo.
A clave é escoller un propósito para a súa caixa de entrada e adherirse a el.
3. Crea listas brancas e listas negras de correo electrónico.
A maioría dos clientes de correo electrónico e os provedores de correo electrónico permiten que os usuarios realicen listas de enderezos seguros para garantir que esas mensaxes sexan accesibles, mentres que a lista negra ou o bloqueo considéranse enderezos de correo non desexados. Leve tempo para actualizar estas listas con frecuencia para manter limpo o correo entrante.
4. Estableza un proceso de cronometraxe e lote.
Algúns propietarios de pequenas empresas benefician ter petos de tempo no seu día só por correo electrónico. Se isto funciona para ti, deixe de lado un tempo específico durante o día para responder ás mensaxes, mova elementos de acción á súa lista de tarefas, elimine o lixo e obtén unha idea rápida de que necesita a súa atención a continuación.
5. Use regras para automatizar o proceso.
Para mellorar aínda máis o proceso de xestión de correo electrónico, use regras no seu cliente de correo electrónico que ordenen, bandeen, muden e organizen as súas mensaxes. Aínda que levará algún tempo crear regras que soporten a forma en que usa o correo electrónico, unha vez que as creou, pode reducir unha parte significativa do seu tempo de procesamento de correo electrónico.
6. Obter unha saída inicial do seu teléfono intelixente.
Moitos propietarios de pequenas empresas teñen teléfonos intelixentes para que poidan manterse en contacto e enriba do traballo, mesmo cando están fóra da oficina. Se verifica con frecuencia o correo electrónico no seu dispositivo móbil, pode gardar moito tempo lendo e comezando a procesar as mensaxes mentres está en movemento. Aínda que simplemente faga o hábito de eliminar o lixo e as mensaxes que non precisas gardar, podes beneficiarche ter unha caixa de entrada mellorada cando volves á oficina.
7. Se non o leu, anula a subscrición.
Os boletíns de correo electrónico e outras mensaxes de correo electrónico poden ser unha boa forma de estar conectado a clientes, colegas, socios e outras empresas que che interesa, pero estas mensaxes poden acumularse rapidamente.
Se non leu unha rolda de correo recurrente en varios problemas, detén a súa sinatura. Limitar os boletíns de correo electrónico e outras mensaxes automáticas só aos que leu regularmente pode ser un xeito doado de reducir o volume na súa caixa de entrada.
Para obter máis ferramentas para axudarche a ser máis produtivos na túa pequena empresa, explore esta lista de 101 aplicacións de produtividade .