Unha ollada aos pros e contras dunha oficina sen papel
Aquí tes unha ollada aos pros e contras dunha oficina sen papel que che axude a decidir se seguir sen papel é unha decisión intelixente para o teu pequeno negocio.
Os pros dunha oficina sen papel
1. Ambientalmente amigables : de acordo co Daily Green , o papel representa o 25% dos residuos dos vertedoiros e se os Estados Unidos cortan o papel de oficina por só un 10% evitaría a emisión de 1,6 millóns de toneladas de gases de efecto invernadoiro. E iso é só para o papel, sen ter en conta a produción e eliminación de cartuchos de tinta e a enerxía utilizada polas impresoras. Ir sen papel é unha decisión ambientalmente consciente.
2. Custo efectivo - Así como hai beneficios dunha oficina sen papel para o medio ambiente, tamén hai beneficios para o orzamento de pequenas empresas. Pense en canto gasta cada mes en papel, tinta, franqueo e outros materiais que soportan unha oficina de papel pesado. A continuación, considere o espazo necesario para almacenar todos os materiais físicos e documentos reais. Pode ser bastante custoso. Co tempo, ir sen papel podería xerar grandes aforros para o seu pequeno negocio.
3. Acceso Fácil : ser sen papel significa que todos os documentos importantes son digitalizados. Pódelos facer fronte á nube ou acceder a eles a través dunha aplicación de escritorio remota, dándolle a posibilidade de traballar desde unha oficina móbil , ou en calquera lugar dese asunto e manterse produtivo.
4. Organización de arquivos : se xa perdiches o tempo arrastrando un gabinete de arquivo desorganizado ou pilas de papel para atopar o que estás buscando, sabes como se poden xestionar os documentos en papel engorrosos.
Cando crea unha oficina sen papel, crea un sistema de ficheiros dixital que é máis fácil de organizar, buscar e axustar ao longo do tempo. Isto fai que o que foi un proceso doloroso de atopar un documento tan fácil como realizar unha procura.
Os contras dunha oficina sen papel
1. Fallo do sistema - Dixital pode ser un acceso rápido, pero tamén significa perda rápida. Considere o que sucedería con todos os documentos da súa empresa que se gardan localmente no seu computador se o sistema falla. Pode perder todo. É importante para todos os pequenos negocios, e particularmente os que non teñen documentos, para ter un sistema para facer copia de seguranza e protexer os datos fóra do sitio.
2. Seguridade : os ficheiros dixitais non poden ser protexidos por un bloqueo nun arquivo ou a porta da oficina, polo que a seguridade dos documentos e a información confidencial é unha preocupación grave para as oficinas sen papel. As solucións inclúen cifrado, servidores locais e acceso restrinxido, todos os que teñen os seus propios custos e beneficios. Ademais, é importante ter en conta a natureza dalgunhas empresas ea sensibilidade dos materiais manexados diariamente (pensar no seu contador) simplemente non se prestan a funcionar sen papel.
3. Procesos de renovación : parte da transición cara a unha oficina sen papel implica a revisión de todos os procesos operativos actuais e atopar alternativas axeitadas.
Por exemplo, pode ter que comezar a usar un servizo de sinatura electrónica, facturación en liña e servizos de pagamento e outras aplicacións que reemplacen a necesidade de documentos físicos. Todos os seus empregados tamén terán que ser adestrados no novo sistema unha vez que estea no lugar.
4. Tempo intensivo : ir sen papel non é un proceso nocturno; hai moitos factores a ter en conta. Leva tempo considerar todas as implicacións de deixar atrás o mundo do papel, e no tempo de implementar todos os cambios nas súas operacións que soportan sen papel.
A decisión de ir sen papel é a que varía de empresa a empresa e certamente non é unha decisión universal que sexa correcta para cada empresa. A parte máis importante de tomar a decisión de facer sen papel é facer a súa investigación para que poida decidir se os beneficios superan os desafíos.
A continuación, crea un proceso sistemático que non só te permitirá os beneficios de non ter documentos senón tamén axudar a mellorar a túa produtividade ao mesmo tempo.