Se o seu negocio ten un plan responsable, o reembolso de determinados gastos comerciais non é tributável para o empregado. Se o seu plan de reembolso de negocios non cumpre os requisitos do IRS para un plan responsable, estes reembolsos están suxeitos a un emprego e débense realizar retencións de impostos de renda federais e impostos de nómina sobre estes pagos.
Ademais, como o empresario debe informar estes pagos no formulario W -2 do empregado.
Os plans responsables poden incluír un reembolso por varios gastos de empregados diferentes, incluíndo:
- Os gastos de viaxe dos empregados, incluídas comidas e entretemento,
- Compra de ferramentas e equipos, e
- Gastos de oficina na casa dos empregados.
O plan responsable tamén debe incluír un procedemento que esixe aos empregados devolver o reembolso excesivo (aqueles que excedan os montos permitidos) ao empresario. Se un empresario establece e mantén un plan responsable, os gastos de viaxe dos empregados non deben ser tratados como ingresos impositivos.
Requisitos do Plan Permitido
Para ser considerado un "plan responsable" polo IRS, o seu arranxo debe incluír TODOS os seguintes:
- Os gastos deben ter unha conexión comercial ; É dicir, deben ser pagados ou incorridos ao realizar servizos como empregado.
- O empregado deberá contabilizar adecuadamente ao empresario por estes gastos nun prazo razoable. Debe esixir aos empregados que lle proporcionen información detallada sobre estes gastos, incluída a data, a hora, o lugar, a cantidade e o propósito do negocio para o gasto.
- Debe esixir ao empregado que devolva excesos de reembolsos nun prazo razoable e específico, dependendo das circunstancias
Se non se cumpren todos estes tres requisitos, o plan está determinado polo IRS para non ser responsable, e os gastos reembolsados ao empregado pola súa empresa están suxeitos a un imposto.
Exceso de reembolsos
O exceso de reembolso é o reembolso maior que o importe permitido. Se o empregado non devolve os reembolsos excesivos nun prazo de tempo razoable, estes excedentes son tributábeis ao empregado. A circunstancia máis común sería un caso en que lle dean un emprego antes de que abandone unha viaxe, e os seus gastos durante a viaxe son inferiores á cantidade anticipada.
Un período de tempo razoable para o retorno de reembolsos excesos é determinado polo IRS como, por exemplo:
- Un adiantamento recibido dentro dos 30 días posteriores ao tempo de gasto
- O empregado fornece unha conta adecuada dos gastos nun prazo de 60 días despois de que fosen pagados ou incorridos.
- O empregado devolve calquera exceso de reembolso dentro de 120 días despois de que foi pagado ou incurrido.
- O funcionario recibe unha declaración (polo menos trimestralmente) que solicita retorno ou contabilización adecuada de anticipos pendentes, eo empregado cumpre no prazo de 120 días despois de recibir a declaración.
Presentando un plan responsable ante o IRS
Non, non hai obriga de enviar un plan por escrito ao IRS. Pero deberías poder demostrar que definiches os teus requisitos para reembolsar aos empregados por gastos. Necesitarás algo por escrito para mostrar ao IRS que entendes o que é un plan responsable e que estás operando a túa empresa cos requisitos.
En primeiro lugar, cómpre poñer eses requisitos por escrito, como parte da súa política de empregados e manual de procedementos.
En segundo lugar, debe documentar todas as transaccións cos empregados polos seus reembolsos de gastos, mantendo rexistros que mostren que se seguiron todos os requisitos do plan responsable.
Impostos de plans responsables e impostos comerciais
Se estes gastos se fixeron dentro dun plan responsable non afecta directamente a súa capacidade de deducir estes gastos na súa declaración de negocios. Pero aínda debes proporcionar a documentación adecuada para demostrar que estes gastos foron relacionados coa empresa.
Para os reembolsos de viaxe, por exemplo, pode deducir o gasto na liña adecuada na súa declaración de negocios. Por exemplo, para as comidas e os gastos de entretemento, use a liña 24b do Schedule C (para propietarios exclusivos ou para un único membro).