5 erros críticos de planificación de eventos para evitar

Consellos esenciais de planificación de eventos para evitar un desastroso evento especial

A Lei de Murphy estipula que se algo pode ir mal, probablemente o fará. As cousas en mal estado son un feito de vida que todos temos que vivir.

Pero cando se trata de planificar eventos, un xestor de eventos competente sempre procurará mitigar a Lei de Murphy recoñecendo o potencial de que as cousas van a planear e planificar de conformidade.

Como xestor de eventos, é a túa responsabilidade asegurarte de que o evento especial do teu cliente se execute sen problemas e con tan só algúns hitches humanamente posibles.

No mundo real non é posible abarcar todas as posibilidades, pero como mínimo debes ter en conta os erros críticos de planificación de eventos que cada director de eventos debe evitar.

Forewarned é forearmed, entón imos afondar en cinco consellos esenciais que poden axudar a evitar un desastre sen xustificar no seu próximo evento planeado.

1. Mala comunicación : este é probablemente o erro máis común feito polos planificadores de eventos inexpertos e é preciso evitar a toda costa. A mala comunicación (como a comunicación errónea ou a comunicación) pode significar o desastre. A mala comunicación adoita ser o resultado da falta de atención aos detalles, especialmente cando se trata da lista de verificación do evento. É absolutamente crucial que comuniques con eficacia tanto o seu equipo interno de eventos como os seus provedores. Mentres non queres micromanear a todos, necesitas saber quen fai o que e cando asegurar que todos os implicados saiban o que se espera deles e mantén o seu horario asignado.

1. Pobres ou falta de planificación de continxencias - hai unha boa probabilidade de que polo menos algunhas cousas salgan mal nos días e horas que chegan ao evento. Peor aínda, algunhas cousas probablemente van mal durante o evento especial. Isto é normal e é de esperarse. Un planificador de eventos profesionais pensa por diante, identifica o que pode dar mal e ten un bo plan de continxencia no seu lugar. Por exemplo, e se o seu sistema de rexistro funciona incorrectamente o día do evento? E se quedas sen comida porque aparecen persoas adicionais? E se o seu altofalante non aparece ou chega tarde? Se algunha destas cousas aconteceu, poderías manexar? Noutras palabras, terías un plan B?

1. Transporte inadecuado : ¿está absolutamente seguro de que o transporte que organizou para obter delegados e presentadores a partir do seu evento é adecuado? Check-in durante as semanas previas ao teu evento e no día do evento, que todos os requisitos de transporte sexan suficientemente satisfeitos. Debe pensar en termos de continxencia. Que pasa se un vehículo rompe a mañá do teu evento? ¿Tes dispoñible outro transporte alternativo?
2. Falta de sinalización clara : nada máis frustrante para os que asisten a un evento especial que confundir sobre a próxima presentación. Evite isto asegurándose de amosar unha sinalización adecuada que sexa fácil de ler e comprender. É mellor ir ao mar e ter moita señalización que perder o risco aos asistentes e pedir continuamente as indicacións.
3. Persoal inadecuado na man - o día do seu evento especial probablemente estará lidando cun gran número de asistentes. Non cometes o erro de confiar en só un ou dous individuos para tratar as preguntas ou preocupacións dos delegados. Asegúrese de ter un bo reconto de asistentes e, sobre todo, asegúrese de que entre o equipo de planificación de eventos e o persoal provisto polos vendedores, o seu equipo sexa axeitado.

Ademais de pensar e planificar con antelación o que podería equivocarse, para garantir un evento suave e exitoso, a mellor política sempre é comprobar e comprobar dobremente.