A Oficina do Alcalde de Eventos Especiais en Chicago e a Asociación de restaurantes de Illinois traballan xuntos para planificar e executar este festival alimentario anual.
Planificación dun Festival Comunitario de Alimentos
Xa sexa un gran festival de comidas como o Taste of Chicago ou unha versión máis pequena do mesmo, a planificación das festas da comunidade é unha responsabilidade significativa para os gobernos locais e os planificadores municipais de eventos. The Taste of Chicago serve como un gran estudo de caso para calquera comunidade que considere un programa similar. As áreas funcionales principais de calquera festival de comidas da comunidade incluirá o seguinte:
- Operacións
- Vendedores de alimentos
- Programación
- Patrocinio
- Marketing / Relacións Públicas
- Xestión de contas / contratos
Imos profundizar en cada área, pero primeiro, imos ter unha idea da liña de cronoloxía e xestión xeral de tal evento usando a planificación real do Taste of Chicago.
Calendario de planificación da comunidade de festas alimentarias
Para quen se achegue este tipo de evento por primeira vez ou aqueles que consideran unha expansión a un festival existente, é importante comezar a planear polo menos un ano antes do seu evento.
Para un exemplo tanxible, a Oficina do Alcalde de Eventos Especiais segue o seguinte calendario aproximado de Taste of Chicago de cada ano:
- 12 meses : identifica o lugar, as datas e o boceto do mapa do festival. Involucre as axencias municipais relevantes a cada paso do camiño
- 9 meses : actualice o mapa do festival e comience a área funcional RFPs
- 6 meses : confirmar vendedores, patrocinadores, programación e provedores
- 4 meses : finaliza o entretemento e confirma a área funcional
- 3 meses : Producir materiais de marketing do festival
- 1 semana : xestiona as operacións de carga
- 1 día : xestionar o vendedor de carga
- Conclusión do evento : xestionar a carga de operacións
- 1 semana despois : Realizar sesión de recompensas e facer recomendacións
Xerencia Xeral da Comunidade
Como axencia do goberno, o alcalde de eventos especiais está a cargo do sabor de Chicago e unha longa lista de outros eventos ao longo do lago de Chicago, festivais de barrio e outras áreas. The Taste é único en Chicago porque é un evento gratuíto, pero os ingresos do Taste pagan a maioría dos outros eventos xestionados pola oficina.
Coa experiencia de xestión de festas alimentarias que data de 1980, a maioría dos equipos funcionais na Oficina do Alcalde de Eventos Especiais e a Asociación de restaurantes de Illinois teñen unha gran experiencia nas súas áreas. Isto permite ao xestor xeral do Taste of Chicago enfocarse nos esforzos de planificación e execución de todas as partes implicadas e manter o evento en marcha.
Ademais dos membros da oficina, o director xeral traballa con polo menos 20 oficinas e axencias de distintas cidades, incluíndo (pero non limitado a) as seguintes:
- Departamento de Policía
- Departamento de bombeiros
- Departamento de Saúde
- Rúas e Saneamento
- Distrito do Parque
- Oficina de Comunicacións de Xestión de Emerxencias
Outra área funcional importante que forma parte da Alcaldía de Eventos Especiais é a contabilidade / xestión de contratos. Sendo un evento do goberno, é un proceso de contratación altamente estruturado e todos os acordos deben seguir as pautas da cidade.
Cunha cronoloxía de planificación de eventos no lugar e xestión xeral de eventos garantida, agora podemos consultar en cada unha das áreas funcionales principais do evento.
Tras introducirse na historia do evento Taste of Chicago e utilizando a súa planificación e execución como estudo de caso, estamos preparados para cavar un pouco máis en cada unha das áreas funcionales principais do evento.
Operacións
A área de operacións é responsable da preparación, escenario e produción do sitio, apoio ao evento, seguridade e moito máis.
As operacións requiren moitas reunións previas ao evento e o equipo de operacións está moi ligado ao deseño do mapa do evento.
Fai unha gran diferenza para involucrar a todas as axencias da cidade no inicio do proceso, segundo o xestor de operacións do Taste of Chicago. O equipo de operacións xestiona os procesos para o seguinte:
- Carga previa ao evento (configuración)
- Operacións durante o evento
- Carga posterior ao evento (derrubar)
Estes procesos inclúen peche de rúa, tendas de construción, operadores de empilhadeiras, carpinteiros, electricistas, equipos de mantemento e persoal, seguridade, loxística para camións provedores, remolques de xestión e moito máis. Considere o que o seu equipo de operacións manexará e que contratarán para o seu evento. Que outras axencias terá que traballar o teu equipo? Póñase en contacto o máis axiña posible.
Restaurantes / vendedores
Dada a complexidade e tamaño dos festivais de comida como o Taste of Chicago, a Asociación de restaurantes de Illinois toma o liderado na xestión dos vendedores de alimentos que participan no evento anual. Para o 2015 Taste of Chicago, o evento asociouse con máis de 60 vendedores de alimentos, incluíndo 19 novos restaurantes que representaban moitos dos barrios distintos de Chicago. Por suposto, en Chicago, determinados elementos atoparanse sempre nos vendedores de alimentos seleccionados para o evento, incluída pizza, costelas, sorbetes e cheesecake. O seu festival de comidas comunitarias probablemente tamén terá os seus alimentos tradicionais.
É un lugar cobizado para ser seleccionado como un provedor de restaurantes que participa neste festival de alimentos en particular e os criterios esixen que os participantes sexan restaurantes locais que reflictan os barrios de Chicago. Ademais, deben poder manexar o volume e ter un estado completamente limpo coa cidade. Os restaurantes participantes realizan os seguintes cursos e cheques:
- Completa o Curso de Certificado de Saneamento da Asociación de restaurantes de Illinois Summer Festival
- O Departamento de Saúde Pública de Chicago visita as cabinas tres veces ao día
- Xestionar o fluxo de inventario entre as cabinas e os camións frigoríficos
Cando se trata dun evento comunitario, pense sobre os criterios que pode ter dos vendedores de alimentos participantes e cantos desexa ter. O primeiro ano pode ser difícil, pero co éxito de cada ano, probablemente atopará que ten máis e máis participantes dispostos.
Programación
The Taste of Chicago é un evento comunitario en xeral. Isto significa que mentres "comida" é o que atrae ás multitudes, son as outras actividades que mantén a xente alí. Ao longo dos anos, o equipo de programación incorporou moitos dos seguintes elementos ao programa xeral:
- Concertos gratuítos en múltiples etapas (animadores nacionais e locais)
- Pavillón de demostración de cociña con xefes de arriba e autores de libros de cociña
- Aldea familiar incluída unha etapa infantil
- Tenda ambiental para a educación "verde"
- Pavillón deportivo con consellos de fitness
- Pabellón internacional (compras)
- Pase de 2 quilómetros
- Provedores de alimentos
- Budweiser Clydesdales e os seus compañeiros Dalmatian
- Paseos de atraccións
- Programa de lumes artificiais
- Cerimonia de apertura
Considere o que outros programas e actividades que pode querer incluír no seu festival alimentario.
Patrocinio
O Gústame de Chicago inclúe varias categorías para o patrocinio , que é unha importante fonte de financiamento e apoio en especie. Os comerciantes corporativos e os planificadores de eventos corporativos adoitan participar en eventos comunitarios como o gusto para reforzar a súa marca e gañar exposición.
A hospitalidade é un elemento que algúns dos patrocinadores inclúen nos seus paquetes, permitindo que os patrocinadores reciban acceso favorable a algunhas zonas de asentos e tendas privadas para albergar os seus propios eventos do cliente.
Os tipos de patrocinadores do Gústame inclúen o seguinte:
- Comunicacións móbiles
- Cadea de supermercado
- Empresas de bebidas
- Tendas de venda polo miúdo e bancos
- Compañías aéreas e hoteis
- Medios de comunicación
- Automakers
- Provedores de alimentos
- Restaurantes
- Organizacións de asistencia sanitaria e de saúde
- Distrito do Parque da Cidade e Transporte Público
Considere o que os patrocinadores corporativos locais poden estar interesados en financiar o evento comunitario e pensar sobre os tipos de paquetes e vantaxes que pode proporcionar a estes patrocinadores.
Marketing / Relacións Públicas
Os comerciantes que traballan no Taste of Chicago están nunha posición envexable porque é o tipo de evento que automáticamente atrae a atención dos medios en Chicago e noutros lugares. Mellor aínda, os patrocinadores dos medios tamén axudan a promocionar o Gústame. Isto significa que a Alcaldía de Eventos Especiais non ten que gastar demasiado nas formas tradicionais de publicidade para difundir a palabra e promocionar o evento .
Os comerciantes promoven o evento redactando comunicados de prensa dedicados a cada área do evento, mantendo o sitio web do evento e producindo o folleto do evento. Estes elementos requiren traballar en estreita colaboración con todas as outras áreas funcionais para documentar a programación e o cambio de contido tal como ocorren.
No comezo, pode ser difícil para os festivais de comida comunitaria obter o tipo de exposición que acontecen grandes e coñecidos como o Gústame de Chicago. Non obstante, considere os medios de comunicación que poderá chegar a presionar gratuitamente e comezar a planificar os materiais de marketing que o seu equipo de marketing manexará como un sitio web, folletos e folletos.