E se se considera super organizado e xa utiliza unha lista de verificación ao planificar un evento, pero atopou situacións en que se deu conta (demasiado tarde) que non puido tender a un detalle importante. Onde se equivocou?
Cada evento require unha lista de planificación de eventos deseñada con ese evento en particular e adaptado ás especificacións dos eventos individuais. Polo tanto, cada lista de verificación de planificación de eventos é diferente. Non obstante, hai cinco elementos que debes ter na lista de verificación de planificación de eventos, independentemente se estás a planear unha pequena festa de aniversario ou unha gran función corporativa.
Asinar contratos de eventos
Isto pode parecer obvio, pero asegúrese de asinar e recibir as copias asinadas a cambio de todos os contratos que necesite para o seu evento. Isto inclúe contratos de eventos co cliente, o lugar, os provedores, o hotel, o entretemento, etc. Un aperto de man de empresa é unha boa forma de dirixir os negocios pero non a forma de garantir a contratación de ningún provedor e non a forma de comprometerse a traballar para un cliente. .
Consegue todo por escrito e non faga ningún traballo ou pase un centavo na planificación do evento ata que se asigne e entregue toda a documentación. Se es un planificador de eventos que precisa un contrato de eventos para os servizos do evento, faga clic aquí.
Confirma a data e hora do evento
Estás no xeonllo nas etapas de planificación para este evento.
Como alguén podería ter a data mal? Os vendedores adoitan ter outros negocios. Os clientes poden aceptar unha data e hora para o evento e simplemente esquecen de notificarlle sobre o cambio nos plans. Antes de comezar a planificar o evento, verifique a data e a hora de inicio e fin e conséguese por escrito para que todos estean na mesma páxina.
Contratar axuda adicional
Non subestimes o valor de ter axuda adicional o día do teu evento. Sempre hai algo que precisa de tenderse e a maioría dos planificadores de eventos xa están demasiado ocupados executando o evento para dedicar a súa atención ás situacións que xorden. Contratar axuda adicional é un paso importante que adoita pasar por alto ata que posiblemente sexa demasiado tarde para contratar ao mellor equipo de eventos para o traballo a man. Non se conforme con sobras cando se trata de contratar persoal do evento. Pon este elemento na lista de verificación do teu evento e asegura ao persoal mellor formado a experiencia que necesitas que se adapte ao orzamento do teu evento.
Realizar un paseo polo sitio
Nada se compara con imaxinar algo na súa mente como experimentalo de primeira man. Realizar un paseo polo sitio do evento co seu cliente e provedores é un paso crítico no proceso de planificación do evento.
Presenta a oportunidade de formular preguntas, abordar as preocupacións e chegar a un acordo sobre configuración da sala, decoración, colocación de rexistro e fluxo xeral do evento. Moitas veces, mesmo cando pensamos que estamos a comunicar con claridade, a nosa visión de algo contrasta grandemente coa que outra persoa está imaxinando en función da nosa descrición. Fai un paseo polo espazo físico durante as etapas de planificación, polo que non hai sorpresas no día do evento.
Incluír recordatorios para seguir
No mundo ideal, dicirlle a alguén unha vez sería suficiente para asegurar o traballo. Desafortunadamente, o verdadeiro mundo laboral non funciona así nin polo menos o negocio da planificación do evento. Con tantos detalles para xestionar e varios xogadores involucrados en varias etapas do evento, é fácil que se perda algo.
Así, cando desenvolva a lista de comprobación da súa planificación de eventos para mantelo organizado e previsto, inclúa recordatorios para determinados seguementos. Por exemplo, se falou co provedor sobre as ideas do menú, inclúa un elemento na lista de comprobación da súa planificación de eventos que le, "Seguimento co servizo de catering no menú que se propón" e "Programe a degustación co provedor". No plan de eventos non hai ningunha como confirmar algo demasiadas veces.