Non comezando Primeiro
A procrastinación é o teu inimigo. Este é un dos erros de planificación de eventos máis comúns que quere evitar.
Non se pode iniciar o proceso de planificación de eventos no inicio pode provocar unha serie de problemas na liña. Axiña que se seleccione unha data e teña un alcance xeral do teu evento e do orzamento, comece a traballar. Os hoteis e outros locais realizan unha reserva con antelación e así asegúralo o máis axiña posible. O feito de non facelo limitará as opcións do teu local e, lamentablemente, quedarás con calquera lugar dispoñible. Os altofalantes invitados e o entretemento en directo tamén levan as reservas de xeito anticipado á data do evento. Unha vez que a súa data de evento sexa segura, faga a súa investigación e cando decida o seu artista de elección, obtén un contrato asinado de inmediato.
Organizarse cunha lista de verificación de planificación de eventos é outra tarefa que debe abordarse de inmediato. Ao mapear todos os pasos do proceso de planificación do evento, determinar cando deben ser completados e desenvolver un calendario para cada un, terá unha valiosa guía para comezar e mantelo na pista.
Comezar demasiado tarde é un dos erros de planificación de eventos máis comúns.
Non está a verificar os eventos competidores
Algunha vez programaches o teu evento só para aprender - unha vez que o proceso de planificación xa comezou e a data do evento establecida - que hai outro evento competitivo o mesmo día? Só un evento atraerá a multitude para que non teñas as posibilidades e cruza os dedos que os invitados escollerán o teu evento.
Evite a situación por completo.
Fai a túa debida dilixencia e comproba os conflitos de eventos antes de que sexa demasiado tarde. Mire os horarios para reunións industriais (grandes e pequenas), proximidade ás vacacións, grandes eventos deportivos e encontros locais que poden causar estragos nos dirixentes do evento. Unha vez que teña decidido unha data para o seu evento, chame a atención aos seus convidados. As notificacións "Gardar a data" e as listas "Próximos eventos" dan aos interesados a oportunidade de marcar o seu evento nos seus calendarios.
Non se confirman vendedores
Un contrato de provedor firmado é un acordo legalmente vinculante e dálle algo por escrito para que o proveedor responsable dos servizos que presten. Non obstante, non fai nada para ti no momento do evento cando entendes que o vendedor non é un espectáculo. Ese contrato de eventos en man non servirá de comida aos seus hambrientos invitados ou entregará mesas e cadeiras nun salón de baile baleiro. Confirma con todos e cada vendedor non unha vez, pero dúas veces. Si, dúas veces . Confirma a recepción do contrato asinado no momento en que ambos aceptas os termos. Confirma unha vez máis antes do evento en si. Esta non é a conversación que terá sobre os detalles sobre entrega de alimentos ou decoración; este é un seguimento específico para asegurarte de que o teu evento aínda está no seu calendario.
Os vendedores de eventos publican múltiples eventos e é moi doado para que a súa documentación se perda no shuffle ou noutra persoa da empresa. Polo tanto, asegúrese de non ocorrer volvendo a eles para comprobar e confirmar que o seu evento e os detalles sobre a data, hora e servizos que se prestan están de feito no seu horario. E manter o contrato de provedor dispoñible.
Non ter un "Plan B"
Ter un plan de continxencia é imprescindible para calquera evento, pero específicamente para aqueles eventos programados para celebrarse ao aire libre. As condicións meteorolóxicas son imprevisíbeis e se un furacán, un forte aviso do vento ou unha tormenta de fardos ameazan con cancelar o evento, dispoñan dun plan de copia de seguridade. As datas de choiva, lugares de eventos alternativos e un horario de actividade modificado son todas as opcións se o seu evento ao aire libre -ou parte del- debe ser movido dentro de casa.
Ademais de prepararse para as incertezas meteorolóxicas, tamén se poden abordar outras circunstancias inusualmente anticipadas. Os cortes de enerxía pódense diminuír tendo un xerador no lugar. O aparcamento desbordante pode moverse a outro lugar preinstalado. As cuestións con dispoñibilidade de habitacións de hotel pódense resolver mantendo algúns cuartos adicionais reservados no bloque de hotel . Considere as características específicas do seu evento e reflexione sobre as áreas que son máis susceptibles aos problemas que xorden. Ao planificar con antelación e desenvolver escenarios alternativos, pode evitar un dos erros de planificación de eventos máis custosos.
Non contratar suficiente axuda
Cando se trata de contratar persoal de eventos, máis é mellor. Vai custar máis cartos, pero pode gardar o seu evento. Imaxina isto: unha copia de seguridade dos coches que esperan para entrar nun aparcadoiro mentres os asistentes de estacionamento freneticamente tratan de seguir. Unha liña de invitados frustrados á espera de pedir unha bebida mentres un servidor loita por manter a demanda. Traballadores de rexistro de eventos sobrecargados pola gran cantidade de invitados que acaban de chegar, deixando a cansos viaxeiros esperando moito tempo para facer check-in. Vostede obtén a idea. Tendo máis persoal de eventos na man para axudar nos horarios ocupados, proporcionar un servizo adicional ás áreas que a necesitan, resolver os problemas que xorden ou ser unha presenza acolledora para os hóspedes que cheguen con preguntas poden elevar o seu evento desde un bo evento ata un magnífico evento.
Ao contratar persoal do evento , busque aqueles traballadores con experiencia traballando no tipo de evento que está a planear. Contratar só persoal profesional e altamente recomendado. Educarlles sobre o que é o seu evento, os invitados que asistirán, as súas expectativas e quen é o seu punto de contacto se teñen dúbidas ou problemas. O persoal do evento, aínda que o provén un vendedor externo, represéntao e a súa empresa de planificación de eventos. Un encontro negativo co persoal do evento vivirá na memoria tanto do cliente como do cliente e pode agravar ata os eventos máis ben planificados.