Non esquezas esta ferramenta inestimable para o éxito do evento
Se vostede só está empezando no negocio de planificación de eventos ou é un planificador de eventos experimentado, é probable que estea familiarizado cunha lista de verificación de planificación de eventos ou polo menos escoitou falar durante un curso de planificación de eventos ou unha reunión de industria. Hai un motivo para iso. Unha lista de verificación de planificación de eventos é a mellor amiga dun planificador, unha ferramenta inestimable para xestionar con éxito os seus eventos.
Nota: unha lista de verificación de planificación de eventos tamén é coñecida como unha axenda de traballo ou unha ruta crítica.
A planificación de eventos ten que ver coa planificación. Incluso a idea de evento máis creativa virará se non está ben planificada e executada. Aquí é onde entra unha lista de eventos. É o seu guía para manterse organizado e por diante ou antes do calendario cando se fan malabares a infinidade de responsabilidades e detalles variados na planificación dun evento exitoso. E é particularmente útil cando se xestionan varios eventos. Olvidar unha pequena tarefa ou quedar atrás nun prazo pode producir un efecto dominó: outros aspectos aparentemente non relacionados do teu evento poden comezar a desmoronarse, un por un.
Polo tanto, non confíe na súa memoria, notas adhesivas ou garabatos na súa almofada para manter a súa planificación de eventos funcionando sen problemas. Aprende a configurar unha lista de verificación de planificación de eventos efectiva e pronto se converterá no teu novo mellor amigo.
Antes de comezar
Para comezar, borrar un pouco do seu horario para centrarse no evento que está a planear.
A continuación, limpa a túa mente. En serio. Non ollando para o teléfono ou respondendo un correo electrónico. Debe previr este evento de principio a fin sen interrupción ou distracción para que poida planificar con eficacia todas as tarefas que se deben completar.
Prepárate
Pense no evento que está a planear e anote todos os detalles confirmados: nome do cliente e información de contacto, data do evento, localización, número de asistentes, etc.
Saque un calendario e marque a data do evento neste calendario en letras en negra. Reúne outros materiais relevantes: fotos do recinto, lista de provedores para contactar, que forman parte deste evento.
Ir cara atrás
A forma de comezar a escribir unha lista de verificación de planificación de eventos é traballar cara atrás.
Os hóspedes experimentan un evento como unha reunión de un día ou de varios días con todo o que sucede á vez. Como unha presentación en vivo que aparece no escenario e que se executa moi ben. Os planificadores de eventos ven os eventos como unha serie de pequenos eventos que se enmarcan como anacos dun puzzle para culminar no evento final. Así, como planificadores, comezamos ao principio. Que hai varias semanas ou meses antes de que ocorra un evento real.
Comezar no comezo
Ao decidir onde comezar a escribir a lista de verificación da súa planificación de eventos, pense en establecer unha base sólida para o seu evento. Antes de seleccionar esquemas de cores e pedir flores, debes abordar os conceptos básicos. Desde a sinatura de contratos para negociar un bloque de salas, todo debe escribirse na súa lista de verificación, por grande ou pequeno. A clave é coidar primeiro de todas as tarefas que se poidan completar de antemán para permitir máis tempo no seu horario para os elementos de tarefas pendentes que se achegan máis preto da data do evento.
Algúns exemplos de elementos a incluír na lista de verificación do planificador de eventos:
- Asinar contratos (con clientes, locais, provedores, etc.).
- Confirma a data ea hora co lugar
- Aluguer de entretemento (banda, altofalante, etc.)
- Bloque de hotel seguro
- Invitacións de correo
- Seleccionar menú
- Contratar persoal de espera
- Confirma o número de invitados
- Camiño do sitio
- Confirma a configuración da sala
Permitir tempo extra
Con cada elemento da lista de verificación do evento, engada tempo extra. Se a data para enviar as invitacións é o 15 de marzo, coloque un elemento na lista para que as invitacións estean listas para enviarse o 8 de marzo, unha semana antes. Isto dálle un tempo extra se algo faga mal coas invitacións ou se está atrasado por outro motivo.
Incluír recordatorios na túa lista de verificación
Non é suficiente escribir "asinar contrato con provedor" na súa lista de verificación e logo marque a caixa cando remate.
Terá que asegurarse de que o provedor recibiu unha copia do contrato e tamén lle devolveu unha copia asinada. Entón, para cada gran elemento que engada á súa lista de comprobacións, inclúa un recordatorio. Por exemplo, "Seguimento do contrato de restauración: contrato". Engade outro recordatorio posterior que le "Recibiu un contrato asinado do provedor". Non é raro abordar unha tarefa e considerar que se fixo cando realmente só se completou do seu lado.