Protexa o seu negocio de planificación cos contratos
O obxectivo do contrato de planificación de eventos é protexer ás partes implicadas.
Se xa tivo unha reunión con alguén e pensou que ambos se entendían, só para descubrir máis tarde que ambos se afastaron cun sentido moi diferente do que se discutiu e os próximos pasos, entón experimentou o mundo da comunicación errónea. Sucede a todos en todos os ámbitos da vida, tanto en relación persoal como profesional.
Nalgunhas circunstancias, as consecuencias poden ser pequenas, como non recuperar a cea no camiño a casa do traballo porque a súa comprensión era que o seu compañeiro estaba cubrindo. Noutras situacións - particularmente nos negocios - as ramificacións poden ser tanto prexudiciais como costosas. Ter un contrato de planificación de eventos garante que tanto vostede como o seu cliente teñan unha clara comprensión do traballo que se vai completar e outros aspectos necesarios para a realización de negocios en conxunto.
Ao desenvolver o seu contrato de planificación de eventos, asegúrese de incluír estes cinco elementos.
Especificar claramente os servizos de planificación de eventos que se proporcionarán
Como planificador de eventos , enumerar os servizos de planificación de eventos que vai proporcionar pode parecer o elemento máis obvio para incluír nun contrato de planificación de eventos.
E, dalgún xeito, é. Non obstante, especificar en detalle os servizos que proporcionará é fundamental xa que o seu traballo limitarase a proporcionar só os servizos especificados nesta lista.
Os planificadores de eventos realizan unha ampla gama de servizos e os servizos prestados poden variar dun evento a outro. Un planificador de eventos pode proporcionar arranxos florais, outro non. Algúns planificadores de eventos poden axudar coa selección do local e outros xestionan as necesidades de transporte dos hóspedes. Non hai dous planificadores de eventos exactamente iguais. Por conseguinte, non hai dous contratos de planificación de eventos exactamente iguais.
Mentres os servizos de planificación de eventos se limitarán aos elementos especificados nesta lista, é importante tamén listar servizos que non se proporcionarán. Por que? Axúdalle a ter estas tarefas enumeradas no contrato de planificación de eventos para que o seu cliente saiba perfectamente que estes son servizos que non vai realizar.
Tamén é útil ter isto por escrito e acordado como parte do seu contrato para que, no transcurso da planificación deste evento, se o seu cliente solicite que xestione estas responsabilidades, ten un contrato para quedar atrasado cando cae educadamente para realizar estas tarefas. Use unha linguaxe ampla para protexerse contra a realización de algo que non se atopa no ámbito dos seus servizos de planificación de eventos acordados.
Horario de pagamento
Todos os contratos de planificación de eventos deben incluír os termos de pagamento e as especificacións relacionadas co horario de pagamento. Comezza coa data de caducidade do depósito inicial e claramente comunicamos que non se iniciará ningún traballo na planificación deste evento ata que se recibiu o depósito. Se se seleccionou a data do evento, indique a data en que se debe recibir o depósito para entregar os servizos correspondentes a esa data escollida. Proporcione un calendario de pagamentos e detalles sobre pagamentos futuros, xa sexa establecendo unha data calendario establecida para cada pago ou vinculando cada pago a un marco no proceso de planificación do evento. Establecer un calendario de pagos que mellor se adapte á túa empresa e ao teu fluxo de efectivo. Inclúe calquera imposto e taxas engadidas.
Cancelación de condicións de evento
Que pasa se - en calquera momento do proceso de planificación do evento - o cliente cancela o evento?
Non deixes ese resultado ao azar! O contrato de planificación de eventos debería incluír termos para a cancelación do evento. Esta é unha parte importante do contrato que protexerá tanto o seu negocio como os ingresos esperados deste evento.
Especifique que o depósito inicial e todos os pagos realizados ata o punto de cancelación non son reembolsables. Isto asegurarase de que che pague o traballo xa rematado. Isto é fundamental na planificación de eventos porque a maior parte do traballo se completa antes do propio evento.
Considere incluír unha cláusula que indique que os clientes son responsables do pagamento de servizos prestados ata o momento en que se recibe notificación escrita sobre a cancelación do evento. Isto é particularmente útil se o seu calendario de pagos está estructurado de maneira que permite que o traballo se realice entre pagamentos regulares.
Cláusula de resolución
E se un furacán chega á hora de causar estragos no seu evento ben planificado? As circunstancias máis alá do teu control -como o clima extremo ou os paros laborais- que fan que calquera das partes non poida cumprir os termos do contrato de planificación de eventos están protexidos por unha cláusula de rescisión , tamén coñecida como forza maior. Ao incluír unha cláusula de rescisión, unha ou ambas as partes están eximidas da responsabilidade nestas circunstancias. Asegúrese de especificar os termos e prazo para a finalización, como notar os motivos da cancelación.
Cláusula de indemnización
A maioría dos contratos conteñen unha cláusula de indemnización . Pero só porque son comúns, non debes subestimar a súa importancia. A inclusión e alcance dunha cláusula de indemnización pode afectar significativamente o seu negocio. Básicamente, unha cláusula de indemnización fornece protección se o seu cliente fai algo que lle causa danos ou provoca que un terceiro interpenda por danos.
En termos simples, significa que o seu cliente non pode responsabilizalo por perdas, danos, responsabilidades ou gastos que resulten da súa neglixencia. O máis importante, ao preparar un contrato de planificación de eventos, non asine nada ata que estea completamente satisfeito cos termos.