Decide se realmente precisa unha reunión
En primeiro lugar, decidir se planificar unha reunión é realmente necesario.
Moitas veces pensamos nunha reunión formal como a mellor forma de compartir información ou discutir un tema. Pero se as túas noticias poden ser entregadas por correo electrónico ou por conferencia, ou só reunindo algunhas persoas na túa oficina durante 15 minutos, omita a reunión formal.
Só convida ás persoas que realmente necesitan estar alí
Xa estiven convidado a unha reunión e preguntaba - a medio camiño - por que estás alí? Non desperdiques a xente invitándoos a unha reunión que non necesitan asistir. Iso non será unha reunión eficaz. ¿Hai que alguén de contabilidade estar presente na reunión para responder preguntas orzamentarias? A continuación, convida a un individuo de contabilidade quen sexa axeitado para esa tarefa.
Se un colega ou supervisor debe estar informado do que se discutiu nunha reunión, non é necesario invitalos á reunión real. Simplemente prepare un resumo da reunión e envíeo a eles despois. Apreciarán o aforro de tempo e terá a certeza de que - por poñer a información por escrito - que estean completamente informados das discusións.
Enviar recordatorios da reunión
A vida está ocupada e os calendarios rápidamente reserváronse con actividades programadas. Envíe un recordatorio de reunión de seguimento dous días antes da súa reunión. Isto confirmará aquelas persoas que responderon que estarían presentes e tamén lle avisará con antelación se os horarios cambiaron e os participantes clave non poden facer o horario programado.
Ten unha axenda
Para planificar reunións eficaces, primeiro debes planificar o que se discutirá. Cal é o obxectivo da reunión? ¿Que estás buscando? Desenvolve unha axenda de encontro con antelación e distribúea aos asistentes. Indique a hora de inicio e inclúa unha breve lista de temas a tratar. Non abate a túa propia reunión cunha longa e moi detallada axenda. Indique por nome os individuos que serán responsables de informar nunha área específica.
Sexa claro sobre as expectativas
Cando envíe por primeira vez a notificación da reunión, ten claro o seu propósito e as súas expectativas. Será que a reunión xira en torno a unha presentación e os asistentes deben estar preparados para tomar notas? Ou esta é unha sesión de brainstorming onde se espera que os asistentes presenten ideas e suxestións?
Nalgunhas culturas corporativas, os empregados recóllense para escoitar só e logo volven aos seus espazos de traballo. Noutras empresas, os empregados participan libremente. Nos lugares de traballo colaborativos de hoxe, a interacción e o intercambio de ideas non só son benvidas nas reunións; é frecuentemente o propósito da propia reunión.
Comezar en tempo
Se é a persoa que normalmente aparece nas reunións a tempo, entón comprende o frustrante que é cando a reunión real non se inicia durante 15 minutos a medida que a xente entra na sala.
O que inevitablemente ocorre é, en diante, todo o mundo sabe que estas reunións nunca comezan a tempo para que todos comecen a aparecer tarde. Asuma a túa reunión. Comezar pronto no momento de inicio. Cierra a porta e comeza. Eses retransmitidos obterán rápidamente a mensaxe de que están chegando tarde e só deberían cometer ese erro unha vez.
Mantéñase curto e sinxelo
A maioría das reunións están programadas durante unha hora cando, en moitos casos, serán suficientes 30 minutos ou ata 45 minutos. Cando se lle entrega demasiado tempo, o resultado habitual é que se desperdicia o tempo. As persoas permanecen despois da reunión ou pasan moito tempo nun determinado tema da axenda. Manteña reunións curtas e puntuais.
Quédese no tema
Só unha axenda non executará a túa reunión de forma eficiente. Adáptase á axenda e manteña discusións sobre as tangentes.
Indique todas as preguntas fóra do tema, indicando que é un tema para outra reunión, será dirixido de forma privada ou similar. A ninguén lle gusta unha reunión fuxida onde o propósito da reunión tomou un asento traseiro a outra conversa.
Realización de reunións menores fóra da sala de conferencias
Sentar na mesma sala de reunións familiar reunida en torno á mesma mesa familiar é só iso: familiar. Para animar aos empregados a interactuar, pensar creativamente e ter discusións animadas, considere tomar a reunión fóra da sala de conferencias estándar.
Considere reunirse nunha mesa fóra se o lugar e o clima permiten. Probe reunir nunha zona común que ten sofás e mesas pequenas en vez dunha gran mesa de conferencias e cadeiras xiratorias.
Non teña medo de adoptar un enfoque diferente
Se a aproximación á reunión non funciona, non teña medo de cambiar o curso. Por exemplo, se unha sesión de brainstorm está ofrecendo unha sala tranquila con moi pouco diálogo, cambie de dirección. Sexa flexible e preste atención a como avanza a xuntanza xeral.
Usar tecnoloxía
Planifique utilizar a tecnoloxía para manter os participantes comprometidos. No mundo dixital de hoxe, a maioría da xente acostuma ver gráficos ou videos para soportar as palabras que escoitan. Apelar a esa mentalidade e incorporar audiovisuais ao planificar a súa reunión.
As computadoras proxectadas en pantallas grandes e as presentacións da placa intelixente que fomentan a interacción son un cambio benvido das presentacións estándar de PowerPoint.
Envíe un resumo da reunión
Dentro dun día despois da reunión, envíe un breve resumo do que se discutiu. Difunda isto por correo electrónico a todos os asistentes, aos que non puideron asistir á reunión e aos que deben ser informados. Inclúe tamén todos os elementos de acción, especificando quen é responsable de cada elemento, así como a data de caducidade.