Custos de implementación dun sistema ERP
Hai moitas razóns polas que as empresas comezan a buscar un novo programa de Enterprise Resource Planning (ERP). Moitas empresas superan os seus paquetes de software de contabilidade a nivel de entrada, como QuickBooks ou Peachtree. Outros descobren que o seu software existente non se integra con outros sistemas de software de terceiros e crea a necesidade de facer máis traballo. Sexa cal for o motivo, a primeira pregunta que probabelmente lle preguntar á hora de adquirir un novo sistema ERP é "Canto custará?"
Custo total da propiedade: non esqueza custos ocultos
O custo total da propiedade inclúe unha variedade de custos, non só as taxas de licenza de software. Un whitepaper de ERP Panels indica que hai catro custos para a implementación de ERP:
- Tarifas de licenza de software
- Taxas de mantemento
- Hardware
- Servizos de implementación
Non obstante, outros especialistas en implementación suxiren que estes custos son moito maiores que os citados no whitepaper de ERP. O IQMS, que ofrece sistemas de ERP desde 1989, menciona moitos outros custos ocultos na súa experiencia de realizar implementacións ERP que os empresarios deberían considerar. Segundo IQMS, os custos totais da propiedade do ERP inclúen:
- Custo ocultado n. ° 1: implementación
- Custo ocultado n. ° 2: adestramento
- Custo ocultado n. ° 3: Desenvolvemento para personalización
- Custo ocultado n. ° 4: Redeseño de procesos
- Custo escondido n. ° 5: Mantemento
- Custo ocultado n. ° 6: actualizacións
- Custo ocultado n. 7: Soporte
IQMS recomenda que debas asegurarte de que o vendedor de software inclúa todos estes custos na súa proposta e que terá unha boa estimación dos custos totais se están de bo grado "poñelos na mesa" para que vexas.
Custos de estimación: regras de pulgar
Os custos totais de implementación nunca se coñecerán ata completar o teu proxecto porque a retrospectiva é de 20/20. Non obstante, a análise retrospectiva fará que non valide moito na avaliación do seu orzamento que se prepara antes de completar a implementación do seu novo sistema ERP.
Aínda que nunca se pode saber con precisión cales serán os custos finais que terminarán probando, pode asegurarse de que o seu orzamento sexa polo menos razoable. Non hai un sentimento peor no mundo dos negocios que superar o orzamento e moitos proxectos superan o orzamento só porque están baixo presupostos. Polo tanto, asegúrese de facer algúns cheques sinxelos para ver que se inclúen todos os custos e que os custos orzamentados parecen razoables.
Isto suxire a pregunta de "Cales son os custos razoables?" O mellor consello provén de J. Carlton Collins, CPA quen escribiu que "A realidade é que o custo de implementar un sistema de software de contabilidade de mid-market a high-end normalmente varía de 1: 1 a 2: 1 en comparación co custo de o software ".
Esta simple regra xeral pode oriente-lo nos custos totais. A miña experiencia foi que o exceso de custos total adoita ser moito maior que o de planificación, preparación e probas adecuados. Debe gastar 20-25% dos seus custos nesta fase de planificación e preparación, e Collins indica que só o 10% dos custos gastan na implementación do software, mentres que a parte de león dos custos de implementación ERP é o custo de adestramento.
The Take Away
O takeaway aquí é que debes considerar que os custos totais da implementación de ERP inclúen todos os custos e que estas estimacións de custos son razoables se queres obter unha imaxe precisa do que gastarás no teu novo sistema.
Tamén debería dedicar recursos axeitados á planificación, preparación, probas e adestramento, porque se non gasta diñeiro nestas áreas, probablemente acabe gastando máis anticipado para a implementación do sistema ERP.
Referencias
Custos de implementación de ERP. "Máis aló do software: como orzamento o custo dos servizos de implementación de ERP". Sherwood.com. Recuperado o 26 de agosto de 2013.
Gastos de ERP escondidos. " Por que o prezo non debe ser o factor final ao investir na fabricación de software ERP: os custos ocultos a miúdo atopados en sistemas ERP de baixo custo ". Iqms.com. Recuperado o 26 de agosto de 2013.
Carlton, JC "Custos de implementación: unha discusión sobre o custo asociado coa implementación dun sistema de contabilidade ou solución ERP". ASA Research. Recuperado o 26 de agosto de 2013.