¿Que necesita a túa empresa a partir de software de contabilidade para pequenas empresas?
O software de contabilidade é imprescindible para calquera empresa pequena para facer un seguimento dos ingresos, gastos, información do cliente e calquera outro dato financeiro. Tamén é unha gran ferramenta para a toma de decisións xa que os informes oportunos e as ferramentas de análise do orzamento que proveñen da maioría dos programas de software de contabilidade permiten aos empresarios ter unha oportunidade de retroceder e ter unha comprensión global das finanzas da empresa. Pero nun mar de programas e marcas de software, como escolle o software de contabilidade correcto para o seu pequeno negocio?
Que considerar antes de comprar software de contabilidade
Dado que o software de contabilidade é vital para o seu pequeno negocio, é importante asegurarse de facer algunha investigación antes de comprar calquera tipo particular de xestión financeira ou software de contabilidade. Coñecer as necesidades da súa empresa permitirá medir os requisitos de funcionalidade cotiá que precisa. Abaixo amósanse algunhas das cousas que debes facer e teñas en conta antes de comprometerche a comprar software de contabilidade.
Facer un Análise de Necesidades
Antes de decidir un programa de contabilidade particular, debes realizar unha análise de necesidades para avaliar as funcións, funcións e informes que terás que facer o programa. Aproveite o tempo para pensar que as transaccións contables son importantes para o teu negocio para que poidas escoller un programa que poida manexalo de forma eficiente. Todos os informes que terá que xerar os controis que precisa ou a integración que desexe con aplicacións de terceiros deben estar enumerados.
Esta análise precisa será a base para a que comeza o proceso de selección.
Ler comentarios de software de contabilidade
Lendo outras opinións do cliente do produto daralle unha mellor idea do que está a mercar. Moitos sitios web do consumidor, como Amazon, teñen innumerables críticas que falan sobre a facilidade de uso, informes, soporte, compatibilidade do sistema operativo e prezo.
Atopa o que mellor se adapte ás túas necesidades
A maioría das pequenas empresas poden empregar software de contabilidade de pequenas empresas como QuickBooks directamente fóra da caixa. A maioría dos vendedores configuran funcións e modelos de informes para que poida crear case calquera informe que precise. Non obstante, pode considerar que necesita software específico para a industria, como un software de contabilidade sen ánimo de lucro , software de contabilidade de construción ou software de contabilidade de punto de venda para atender as necesidades de contabilidade e informes exclusivos da súa industria.
Considere a facilidade de uso
Vostede ou o seu persoal terá que aprender a usar o software de contabilidade que compra. É probable que teña volume de persoal ao longo dos anos. Polo tanto, debería considerar elixir un paquete de software de contabilidade que non só satisfaga as súas necesidades, senón que é fácil de aprender dado o tempo e os recursos que pode comprometer a capacitar aos empregados sobre como usar o software. Se tes poucos recursos para que os empregados poidan funcionar no seu programa cando hai un volume de negocio, elixir un programa de software de contabilidade sinxelo e doado de usar como QuickBooks ou Peachtree pode ser o camiño a percorrer para o seu pequeno negocio. Aínda que poida haber mellores programas de software de contabilidade no mercado, a súa pequena empresa non verá os beneficios destes programas se o seu persoal non sabe como usalos correctamente.
Pense sobre o soporte
Deberás decidir sobre o tipo de soporte que queres ter para axudarche a usar o produto. A maioría dos vendedores ofrecen un conxunto completo de opcións de axuda dispoñibles para ti: correo electrónico, teléfono e asistencia en liña. Algúns provedores ofrecerán soporte gratuíto se compra o programa, mentres que a maioría ofrecerá plans de soporte técnico que poderá adquirir ademais do programa de software de contabilidade. Debe ler os foros sobre a experiencia dos outros usuarios co apoio ao cliente do vendedor de software que elixe porque non todos son creados iguais. Certos provedores de software de contabilidade proporcionan un soporte axeitado, mentres que outros non o fan.
Considere a escalabilidade
¿Canto crecemento espera que a súa empresa creza a curto prazo? Despois de facer as súas proxeccións sobre o crecemento da súa empresa, entón vai querer ver como escalable que precisa o seu programa de software de contabilidade debe ser para atender este crecemento.
¿Necesita software de contabilidade para executar tamén en ordenadores portátiles e escritorios ou dispositivos móbiles? ¿Necesitas software de contabilidade capaz de funcionar nunha rede? ¿Que tan caro é engadir usuarios adicionais ao software de contabilidade? Vai querer considerar estas preguntas e se a súa pequena empresa correrá nunha rede, é unha boa idea contactar a un profesional de TI para asegurarse de que o software de contabilidade que elixe sexa compatible co seu hardware. Un profesional das TIC debería ser capaz de asegurarse de cumprir as especificacións de hardware / software, ademais de facer outras suxestións de redes que mellorarán as operacións da súa empresa.
Necesitas Xestión de documentos?
Algunhas pequenas empresas queren operar nun ambiente sen papel, mentres que outras están máis cómodas de estar un pouco anticuadas. Independientemente do proceso que elixa, debe asegurarse de que o software estea deseñado para satisfacer as súas necesidades. Por exemplo, se queres unha oficina sen papel, entón tes que verificar as funcións de xestión de documentos do teu software de contabilidade. Alternativamente, pode comprar unha ferramenta de xestión de documentos de terceiros e pode ollar para ver se hai programas de software de contabilidade que se integran co seu sistema de xestión de documentos para axudar a racionalizar os procesos de fluxo de traballo da súa empresa.
Podería usar a xestión de fluxo de traballo?
Se optas por operar nun ambiente de oficina sen papel, entón necesitarás escoller un programa de software de contabilidade que teña procesos de fluxo de traballo integrados ou que che poida compilalos para atender os procesos do teu negocio. Dado que non terá fisicamente copias en papel flotando na súa oficina para a súa revisión e aprobación, necesitará ter a capacidade de deseñar os procesos de aprobación para tarefas simples e complexas, como folla de tempo, provedor ou verificación de aprobación.
Considere as necesidades de seguridade de datos
A seguridade dos datos contables sempre é importante porque quererá asegurarte de que a túa información persoal, a información persoal do teu empregado e a información do teu cliente estean protexidos. Non obstante, pode operar en industrias, como a asistencia sanitaria, onde ten requisitos de cumprimento adicionais como o HIPPA. As sancións por estas violacións poden paralizar a túa empresa, chegando ata uns 500.000 dólares nalgúns casos. Independientemente do nivel de seguridade que necesitará, quererá asegurarse de que os proxectos estean incorporados no seu programa de software de contabilidade ou que poida establecer as características de seguridade necesarias nun plan de TI para atender a estas necesidades.