Como a Iniciativa APEX cambiou a planificación de eventos corporativos

The Original Push para normalizar a comunicación na industria do evento

Unha das solicitudes máis comúns entre os planificadores de eventos e reunións empresariais é o software estándar de planificación de eventos para axudar na comunicación entre profesionais da industria e eficiencia global. Aínda que un sistema ou software totalmente estandarizado e prescrito aínda non foi adoptado en toda a industria, o Convention Industry Council (CIC) lanzou unha iniciativa que proporcionou unha dirección sen precedentes para os planificadores de eventos, profesionais da industria e, en definitiva, desenvolvedores de software de planificación de eventos en toda a nación. o que se coñece como APEX.

O Intercambio de Prácticas Aceptadas do CIC

APEX significa "Intercambio de Prácticas Aceptadas", unha iniciativa do Consello da Industria da Convención (CIC) lanzada para unir a industria de reunións, convencións e exposicións para desenvolver e implementar estándares voluntarios para o software de planificación de eventos e outras ferramentas. Malia o seu carácter voluntario, foi un cambista de xogo na industria.

Máis de 2.500 membros da industria en 60 cidades de todo os EE. UU. E Canadá participaron en discusións prácticas e máis de 350 profesionais da industria participaron como voluntarios desde 2001. A través da colaboración, os que participan no APEX esperaban definir a aceptación a nivel da industria prácticas que definirían normas para o software de planificación de eventos e outras ferramentas. Esta iniciativa finalmente evolucionou cara á creación das ferramentas de planificación do evento APEX, que inclúen unha serie de recursos para os planificadores de eventos e o desenvolvemento continuo do novo software de planificación de eventos.

Ferramentas e recursos APEX

En 2001, a iniciativa APEX foi o único impulso a nivel industrial e cohesionado para desenvolver normas para a ferramenta de planificación de eventos. Finalmente, levou ao desenvolvemento de ferramentas, modelos e pautas de mellores prácticas que moitos planificadores de eventos aínda usan nalgún momento hoxe. Todos os recursos aínda están dispoñibles para uso en liña ou están dispoñibles para descargar en formato Microsoft Word de PDF.

Todas as ferramentas están dispoñibles gratuitamente.

1. O glosario da industria APEX en liña
   Esta ferramenta interactiva en liña é a referencia completa para a terminoloxía, xerga e acrónimos utilizados na industria da reunión e eventos. Fai un gran recurso para garantir a coherencia dos termos e aínda demostra ser unha ferramenta de formación útil para os novos empregados.
2. A plantilla ESG (Event Specifications Guide)
   Os planificadores de eventos usaron o termo "currículum vitae" para referirse ás especificacións das reunións. O acrónimo ESG (que representa a guía de especificacións do evento) substituíu este termo despois do lanzamento do APEX cunha ferramenta estandarizada para usar na preparación e compartición de instrucións e detalles completos para eventos de todos os tamaños.
3. APEX Housing & Registration
   Estas prácticas aceptadas foron deseñadas para recompilar, informar e recuperar datos completos de vivenda e rexistro para reunións, convencións e outros eventos. Tamén demostrou ser un recurso para xestionar asuntos de vivenda, como provedores de vivendas, problemas de internet, vivendas internacionais e divulgación.
4. Modelo PER (Post-Event Report)
   Sustituíndo os antigos informes de "historia", o Informe de Evento Posterior ou PER aínda é o formato aceptado da industria de eventos e reunións para recompilar, almacenar e compartir datos exactos e detallados do informe posterior a eventos en eventos de todo tipo (aínda que existen versións novas varios programas).

1. Modelos de solicitude de proposta (RFP)
   Xunto cun papel branco publicado polo CIC en conxunto cos delegados de APEX e The Global Business Travel Association (GBTA), a CIC aínda ofrece formatos RFP estándar que abordan a información básica e as necesidades únicas para diversas necesidades de RFP, incluíndo: audiovisual, destino empresa de xestión, contratista de servizos, facilidade única, transporte, calendario de funcións e configuración de funcións. Estes modelos fan máis doado solicitar a información correcta, comparar respostas e tomar decisións informadas.

Recursos e software de planificación de eventos

O obxectivo da iniciativa do APEX do Consello da Industria da Convención foi cambiar fundamentalmente a forma en que os profesionais comunicáronse a través das reunións e eventos da industria desde planificadores de eventos ata provedores, provedores, contratistas e outros profesionais de servizos de eventos.

Antes do APEX, as súas pautas estandarizadas, as mellores prácticas e, en definitiva, as súas ferramentas e recursos en liña, a comunicación foi o principal desafío para os profesionais da industria.

Moita cousa cambiou desde principios dos anos 2000. Aínda que a idea para o APEX e estes obxectivos comezaron xa en 1997, ea CIC centrouse principalmente na fase conceptual desde o período 2000-2004 á espera de lanzamento ata 2004 e 2005. Desde o lanzamento das normas e ferramentas APEX, moitos outros recursos e eventos O software de planificación foi desenvolvido, pero ningunha autoridade anulou o CIC na prescrición de normas de prácticas da industria.