Como aumentar a asistencia a seminarios e eventos empresariais

by Rob Hard

Consellos para aumentar a súa asistencia a eventos corporativos

O paso máis importante para superar os temores pola falta de asistencia a un evento ou para aumentar a lista RSVP é recoñecer que a xente realmente goza de asistir a seminarios ben executados e a outros eventos. Ao participar nas reunións de negocios, o participante ten a oportunidade de aprender información nova e interactuar cos compañeiros e líderes no seu campo. Pero as reunións máis exitosas van máis aló das principais conferencias e presentacións inspiradoras; crean un ambiente cálido e agradable para todos, o que os fai máis divertidos. Vexa como pode planear un evento empresarial agradable que atraerá unha gran participación.

01 - Crea unha gran axenda

Unha vez que os hosts entenden que a xente goces de asistir a eventos, é importante crear un programa que valla a pena asistir. A axenda debe centrarse nun único tema para non superar os participantes, pero debe ter variedade suficiente para manter o interese dos asistentes. Por exemplo, o seguinte seminario de seminario programa semanal considera as necesidades dos asistentes da reunión de alimentos para romper a presentacións:

8:00 am Chegadas e almorzo
8:45 am Mensaxe de benvida
9:00 am Ponente principal
10:00 am Break
10:15 am Panel de discusión
11:30 horas. Observacións de clausura

02 - Sexa sensible ao calendario e ao reloxo

A pesar da mellor axenda, os asistentes a eventos teñen preferencias sobre cando queren asistir a programas e cando non. Nalgunhas industrias estacionais, ás veces é unha cuestión de non poder tamén. Considere o seguinte cando programe datas e horarios para o evento:

Os asistentes prefiren horarios matutinos para seminarios
Os asistentes prefiren eventos de recoñecemento inmediatamente despois do traballo
Os martes e xoves son días de reunión populares
Evite reunións nos venres, se é posible
Evite as reunións de axenda en festivos e vésperas de vacacións
Sexa sensíbel aos requisitos de viaxe de asistentes para o evento

Igualmente importante é establecer unha reputación de comezar a tempo e rematar a tempo, especialmente para eventos anuais ou repetidos.

03 - Identificar unha localización única e conveniente

A maioría das reunións de negocios se realizan en hoteis e ese tipo de lugar en si mesmo non é tan exclusivo. Pode optar por romper o molde e atopar un gran local non hoteleiro ou pode recoñecer que todos os hoteis non son creados iguais e atopan un gran hotel. O principal punto aquí é seleccionar un lugar onde os teus convidados quererán ir. Despois de todo, eles están facendo un desvío da súa rutina e queren gozar do evento. Considere os seguintes factores:

Selecciona un lugar que está preto da maioría dos asistentes
Selecciona un local onde os asistentes poderían gozar
Selecciona un lugar que ten experiencia en aloxamento de eventos similares

Para obter máis consellos sobre como escoller un lugar, asegúrese de verificar a Guía do planificador de eventos para a planificación do lugar .

04 - Compila unha lista de invitados adecuada

As reunións exitosas teñen un tema ou unha mensaxe específicos e un público obxectivo para esa mensaxe. É valioso compilar unha lista de invitados que inclúa os asistentes axeitados, aínda que estean clasificados por orde de importancia. Con demasiada frecuencia, os servidores recompilarán unha lista mestra de posibles clientes só para abrir a reunión ás masas. Isto funcionará só se estás a cubrir asentos en función do xogo de números.

Non se debe ver unha reunión comercial, unha conferencia ou un seminario como un esforzo directo de correo con taxas de RSVP de 1-3%. Prefiro os clientes de coaching para xerar listas específicas de asistentes específicos: persoas que realmente desexan asistir esperanzadamente con taxas de RSVP do 50% ou mellor.

Un pensamento final sobre os asistentes: Intente invitar a individuos de similar rango e experiencia á reunión.

05 - Invitar, Invitar, Invitar!

Unha das claves para acadar unha gran asistencia ao teu evento é invitar a xente a principios e seguimento. Isto significa enviar recordatorios a aqueles que non teñan RSVPed e confirmacións aos que teñen. O envío dun recordatorio de eventos xusto antes do evento para os clientes confirmados tampouco é unha mala idea.

É importante xerar emoción ao redor do evento. As invitacións impresas tradicionais son apropiadas, pero converteuse na norma para mirar tamén o correo electrónico e ata as redes sociais segundo o público. Proba este enfoque:

Mencione o evento aos convidados que vostede ou o seu equipo coñece persoalmente antes de enviar invitacións.
Envíe unha data de aforro precoz no proceso de planificación (papel ou electrónico).
Envía unha invitación detallada, incluídos destaques da axenda (papel ou electrónicos) cunha solicitude de RSVP.
Reenvía a invitación detallada nuevamente cunha nota personalizada para amigos persoais ou coñecidos (electrónicos). *
Segue cos invitados confirmados un ou dous días antes do evento programado (electrónico ou por teléfono).

* Tamén podes optar por convocar formalmente a invitados e estender unha invitación persoal ao evento.

06 - Non subestimes o poder das invitacións persoais

Unha invitación física , xa sexa impresa ou electrónica, é boa, pero non debe ser visto como un substituto dunha invitación persoalmente estendida a amigos, compañeiros ou coñecidos (a menos que, por suposto, estea planeando un gran simposio ou convención con 500 ou máis asistentes). Este é o paso que fai que moitos anfitrións creen ... non queren retirar o teléfono, pero pode significar a diferenza entre altas taxas de RSVPs (con baixas taxas non presentadas) e un resultado menos que ideal.

Para algúns eventos, pode ser útil compartir esta responsabilidade. A lista de convidados dun evento moitas veces componse a partir de listas de contactos que son mantidas por unha variedade de individuos e as persoas coas relacións máis próximas cos invitados deben estender unha invitación directa aos seus propios convidados.

07 - Establecer unha reputación para a entrega de excelentes programas

Todos asistiron a boas conferencias e malas conferencias. O mesmo é válido para seminarios e outros eventos de valoración. Afortunados para os planificadores de eventos, as persoas con maior frecuencia gozan das reunións que asisten.

A clave aquí é axudar o seu cliente a establecer unha reputación para entregar excelentes programas empresariais. Do mesmo xeito que pareza, se alguén lle gustaba asistir ao seu último evento, é máis probable que asista a programas futuros e, posiblemente, incluso traia a un amigo ou colega.

08 - Envía comunicacións de seguimento e agradezca a atención

Porque as persoas acoden a reunións para recoller información nova, moitos asistentes agradecen recibir folletos e materiais adicionais que poden ser referidos por presentadores e outras persoas dentro da súa organización. O seguimento é unha excelente oportunidade para compartir esa información e extender as mensaxes de agradecemento aos que asistiron ao evento.

A nota de agradecemento e seguimento da comunicación é algo que moitas organizacións adoitan ignorar, pero aqueles que non cosechan os beneficios.