¿Que é unha exención da retención?
A retención é un termo xeral para os importes tomados da remuneración dos traballadores por impostos de renda federais e estatais e para os impostos FICA (Seguridade Social e Medicare).
É posible que algúns empregados non estean obrigados a ter os impostos de renda federais do seu salario se a súa renda está por debaixo dun certo nivel. O IRS permite aos empregados reclamar unha exención de retención nun ano específico se ambas as dúas situacións se aplican:
- No ano anterior tiñan dereito a reintegrar todo o imposto federal sobre a renda retenido porque non tiñan ningunha responsabilidade fiscal e
- Para o ano en curso, eles esperan un reembolso de todo o imposto federal sobre a renda retenido porque esperan non ter ningunha responsabilidade fiscal.
Algúns tipos de empregados poden estar exentos: estudantes, traballadores a tempo parcial, maiores de 65 anos e empregados cegos.
Como se pode ver, unha exención de retención só é boa durante un ano. Hai que reivindicar cada ano e debe ser reclamado o 15 de febreiro. Despois do 15 de febreiro, non pode aceptar unha reclamación de exención de retención. O empregado tería que esperar ao ano seguinte para reclamar a exención.
Como sei se un empregado está exento de retención?
O principal que hai que lembrar nesta situación é que só se pode cambiar a retención baseándose na documentación que lle dá o empregado.
Ata que o empregado che indique o formulario ou formularios correctos, debes continuar a reter os impostos sobre a renda federal, estatal e local baseándose nos formularios máis recentes que realizou o empregado. Non podes aceptar a palabra do empregado na reclamación de exención.
Para reclamar a exención de retención, o empregado debe completar un novo formulario W-4 o 15 de febreiro de cada ano para cambiar de retención.
O formulario W-4 inclúe información sobre o estado civil do empregado e sobre o número de dereitos adicionais, para calcular a retención.
Se o empregado reclama unha exención, vexa como debe verse o formulario W-4:
- Liña 5 - Número total de dereitos de emisión - estará en branco
- A liña 6 - Cantidade adicional a retirarse - estará en branco
- Liña 7 - A reclamación de exención - mostrará a palabra "Exento".
¿Que máis necesito saber sobre reclamacións de exención de retención?
Unha reclamación de exención de retención non exime ao empregado de pagar a súa porcentaxe de impostos FICA, incluído o imposto adicional de Medicare . Todos os impostos FICA deben ser pagados por vostede tanto como o empresario e polo empregado. A retención do empregado para a Seguridade Social para o máximo da Seguridade Social , pero a túa contribución á Seguridade Social como empresario continúa por todos os pagos.
A reclamación de exención para os impostos sobre a renda federal non ten nada que ver co imposto sobre a renda estatal do empregado e a retención de impostos locais. O empregado deberá consultar cos axentes fiscais estatísticos e locais para descubrir como funciona esta exención nesas xurisdicións. Como se mencionou anteriormente, ata que o empregado dálle os documentos asinados para a reclamación de exención de impostos estatais ou locais, debes continuar a reter estes impostos.
Se o empregado quere reclamar a exención de retención, pero xa tiñan retencións retiradas do seu salario durante o ano, non pode devolvelas este diñeiro. No momento do imposto, notificaráselle ao empregado da retención no formulario W -2 do ano. O empregado pode reclamar a retención. Por exemplo, Carlton vénche en febreiro e di que quere reclamar unha exención de retención para este ano. Completa un novo formulario W-4, pero xa retirou 276 dólares do seu salario en xaneiro. Terá que esperar para presentar a súa declaración e reclamar os 276 dólares.
Non asume que un estudante, traballador a tempo parcial ou traballador estacional estará exento de retención. Todos os empregados deben completar un formulario W-4 ao contratar, e este formulario é o que o empregado debe empregar para reclamar unha exención.
Podo axudar aos empregados a descubrir se están exentos da retención?
O seu avogado diralle que non axude aos empregados a completar os formularios.
Pero se un empregado pídelle que lles dea información para axudalos a tomar a decisión por si mesmos. A IRS Publication 505 ten un diagrama de fluxo que pode axudar o empregado a decidir a exención da retención.
Que sucede se a reclamación de exención dun empregado é incorrecta ou falsa?
Se pensas que a exención de retención W-4 dun empregado non é correcta, non podes cambiala, pero podes avisar ao empregado de que a exención pode ser cuestionada polo IRS. Non importa o que o empregado reclama, debes usar só o formulario asinado W-4 para reter do salario dos traballadores.
Non ten que converter os formularios W-4 ao IRS, pero poden revisar a solicitude de exención dun empregado e poden solicitarlle que envíe un formulario W-4 do empregado. Nalgúns casos, se o IRS sente que a exención non é válida, poderían enviar unha "carta de bloqueo" á súa empresa, xunto cunha copia para o empregado. Unha pechadura de bloqueos na retención do empregado baseada na revisión do IRS.
Esta carta especifica o número máximo de dereitos de retención permitidos para o empregado. Unha vez que recibas esta carta de bloqueo, debes comezar a usar esta información para reter os impostos de renda federais do pagamento do empregado, efectivo coa data fixada polo IRS. Non pode cambiar o importe de retención ata que reciba o permiso do IRS; non podes aceptar un novo W-4 do empregado para cambiar o importe de retención.
Se non modifica a retención do empregado en función da retención na letra de bloqueo, o seu negocio será responsable do importe do imposto adicional que debería ser rexeitado. (Vexa este artigo de cumprimento de retención do IRS para obter máis información).