Asegúrese de transmitir respecto aos clientes e outras persoas que chaman
O correo de voz converteuse nunha parte estándar de cada sistema telefónico de clase comercial . Non só saberá como deixar unha mensaxe telefónica de voz profesional en forma positiva sobre a súa empresa, tamén é importante para a súa imaxe profesional .
Todos os empregados que utilizan o teléfono como parte do seu traballo deberían saber como deixar unha mensaxe telefónica profesional. Aquí tes algunhas suxestións para que os empregados novos ou inexpertos deixen os tipos de mensaxes telefónicas profesionais e cortesábeis que se volverán.
01 - Pensar primeiro
02 - Preséntate a ti mesmo
Comezza cada mensaxe de correo de voz introducíndose, polo que o destinatario sabe quen chama de inmediato. Debe incluír o nome completo e o nome da empresa. Exemplo: "Esta é a chamada de Jane Doe da compañía X para Suzy Jones sobre a túa conta". Asegúrese de saber como pronunciar o nome da persoa que está chamando, non quere insultalos antes de falar con eles.
03 - Falar lento
Falar lentamente o suficiente para que a persoa que recibe a mensaxe poida escoitar cada palabra. É moi frustrante cando accedes a recuperar unha mensaxe só para descubrir que a outra persoa está falando demasiado rápido para ser entendida. Asegúrese de deixar un número de devolución de chamadas que o repita dúas veces para que a persoa poida anotarla.
04 - Falar claramente
Fala directamente na boquilla do teléfono cun ton de voz claro e modulado axeitadamente. Non manteña o teléfono entre a súa fazula e ombro para que o boqueira poida colocar polo pescozo; está ben cando está marcando ou mentres o teléfono soa no outro extremo, pero non unha vez que estea conectado.
05 - Keep It Short
Non debe deixar todos os detalles na súa mensaxe de correo de voz . A maioría dos sistemas de telefonía empresarial teñen un límite de tempo de dous minutos para as mensaxes antes de rematar a chamada. Deixe un pequeno resumo do motivo da súa chamada e peche cunha solicitude de devolución de chamada.
06 - Finalo profesionalmente
Do mesmo xeito que unha carta de negocios profesional, remate dando a súa información de contacto. Se a persoa non está familiarizado con vostede ou pode ter problemas para colocalo, repita o seu nome e compañía xunto coa mellor forma de chegar a vostede. Se xa ten unha forte relación de traballo, pode que non poida saltar repetindo o seu nome, pero aínda asegúrese de darlles o mellor número para chamalo e que estará dispoñible.
07 - Chamada caída?
Se cree que a mensaxe de correo de voz foi eliminada polo sistema de correo de voz antes de rematar, probe a chamada de novo e diríxeche dicindo á persoa que cree que a súa mensaxe anterior puido caerse. Intente mantelo brevemente; Non queres atopalo como unha praga. Simplemente indique o seu nome de novo e deixe o seu número, cun saúdo como "Eu só quería estar seguro de que recibiu a miña mensaxe, parecía que estabamos desconectados. Grazas".
08 - Practica e proba a ti mesmo
Se non está seguro ou se sente nervioso por deixar as mensaxes comerciais, por exemplo, practica cun amigo ou compañeiro. Deixe-lles unha mensaxe de correo de voz mostra e pedir-lles a crítica: Estás a falar con moita rapidez ou é doutro xeito difícil de entender? Quizais valga a pena deixarse un correo de voz para escoitar como soa.