A etiqueta do teléfono comercial axeitada pode ter unha impresión positiva nos seus clientes e clientes. A transferencia dunha chamada telefónica é máis que saber cales son os botóns para empurrar o seu sistema telefónico. A etiqueta do teléfono comercial que utilizas e os teus empregados todos os días é un reflexo directo da túa empresa. Pode presentar unha impresión profesional ou unha que falta. Se o seu empregado é o director financeiro ou un temporal encargado de responder aos teléfonos, asegúrese de que todos na súa empresa estean a piques de como transferir unha chamada profesional.
01 - Explicar por que precisa transferir a chamada
A xente pode perdoar moitas cousas, pero a grosería no lugar de traballo non é un deles. Explique políticamente á persoa que chama por que precisa transferir a chamada. Podería ser que o chamador chegase ao departamento incorrecto ou a extensión incorrecta no departamento correcto. Outro motivo para a transferencia dunha chamada podería ser que só outro departamento poida responder á pregunta, ou non tes a autoridade suficiente para tomar a decisión que busca. Independentemente, asegúrese de que os chamadores saiban exactamente por que a chamada precisa de transferencia para que non crean que estea pasando o diñeiro. 02 - Deixa a túa información primeiro
Sempre leve aos chamadores o seu nome e extensión no caso de que se desconecte. Isto permítelles saber que estás persoalmente preocupado pola súa situación. Tamén desexa evitar unha situación na que o usuario se desconecte e tivese que reiniciar de novo desde cero, explicando a situación a outro representante da empresa. Tamén debe dicir aos chamadores o nome da persoa ou o departamento aos que o está a transferir e dar ese número de extensión tamén. Non importa en que negocio estea, todos están no negocio dun bo servizo ao cliente. 03 - Pregunta a permiso para iniciar a transferencia
Unha vez establecido a relación co chamador, solicite permiso ao autor do permiso para iniciar a transferencia. Esta solicitude tamén ofrece unha oportunidade para facer calquera outra dúbida ou expresar calquera outra preocupación. Tamén dá aos chamadores a oportunidade de dicir que volverán a chamar cando teñan máis tempo. Ás veces ocorre que un interlocutor non quere ser transferido. Se é así, descubra o motivo. A continuación, explique que a transferencia garantise que reciban asistencia o máis rápido posible. Ademais, explique que dará ao seguinte representante toda a información sobre a súa chamada ata o momento e que non terán que volver explicar a súa situación
04 - Espere unha resposta
Non trasfega cegamente a chamada logo que escoite o outro toque do teléfono. Espera a outra persoa para responder e explicar por que a chamada está a ser transferida. Este paso dá ao seguinte empregado a oportunidade de prepararse para a chamada e impide que o interlocutor teña que explicar a súa situación ou problema de novo. 05 - Fai unha introdución
Volva ao chamador e anuncia o nome e / ou o departamento ao que estás a transferir. Agradece ao que chama a súa paciencia e pregúntalle se pode facer calquera outra cousa antes de colgar. Axuda se pode usar o nome ou o último nome da persoa a quen se está a transferir. Isto reforza a conexión persoal que estableceu e crea aínda máis unha sensación de que o chamador está a ser ben coidado. 06 - Completar a transferencia
Complete a transferencia conectando o chamador coa outra persoa ou departamento. Lembre que remata a súa conexión colgando o teléfono ou desconectando os auriculares. Debido a que os sistemas telefónicos poden ser complicados, especialmente nas grandes empresas, quere garantir que se desconecte totalmente da chamada. Se é novo no traballo, paga a experimentar un par de veces cun compañeiro antes de transferir unha chamada. Hai varias razóns para finalizar unha chamada cando estea comprometido coa persoa que chama. Non obstante, calquera motivo polo que teñas, por lexítimo, tes que desligar de xeito profesional. O motivo máis común para rematar unha chamada é que atopaches cun conversador de longa duración: alguén que consumirá moito o tempo e impedirá que che pase o teu negocio. Outro motivo menos común é que o interlocutor utiliza un linguaxe abusivo, ameazador ou vulgar. Desafortunadamente, as persoas con problemas de xestión de rabia senten que poden arruinar a súa hostilidade ante estraños, especialmente aqueles que están na industria de servizos ou nunha posición de servizo. Consulte a política e procedementos da súa empresa sobre como tratar este tipo de situación para evitar calquera ramificación legal. E recordade, sempre é mellor poñer a persoa que fala en espera mentres buscas consellos que dicir algo que podes lamentar máis tarde.
A importancia da etiqueta do teléfono
O teléfono adoita ser o primeiro contacto do cliente ou o cliente co seu negocio. Queres que a experiencia sexa o mellor que pode ser. Principalmente, non quere que os clientes colgarse e chamar á súa competencia, polo que paga a pena investir tempo na formación do seu persoal na etiqueta do teléfono axeitada.