Cada empresa, pequena ou grande, debe tomar unha decisión sobre como e cando rexistrar ingresos e gastos. As dúas opcións para esta gravación son chamadas "efectivo" e "acumulación".
A efectos fiscais, necesitará tomar esta decisión para a súa empresa antes de presentar a súa primeira declaración de negocios .
Como funciona a contabilidade de efectivo
Na contabilidade de efectivo, unha transacción rexistrábase cando o diñeiro realmente cambia de mans.
A renda rexistrarase cando recibe o diñeiro e os gastos rexistráronse cando se pagan.
Exemplo 1: Para unha transacción de renda , se realiza un servizo e leva a un cliente, rexistrará a renda por contabilidade de efectivo só cando recibiu o pagamento por ese servizo. Se envía unha factura o 12 de agosto e non recibe o pago ata o 1 de setembro, rexistrará o pago o 1 de setembro.
Exemplo 2: Para unha transacción de gastos, pode recibir unha factura para o servizo telefónico, pero na contabilidade de efectivo non rexistra o gasto ata que realmente pague a factura . se recibe unha factura o 15 de agosto e non paga a factura ata o 1 de setembro, non rexistrará o gasto ata o 1 de setembro.
Pro e Con: a contabilidade de efectivo é máis sinxela de recordar e rexistrar, xa que segue a súa conta corrente comercial. Cando unha venda está rexistrada na súa conta corrente, está rexistrada no seu negocio.
Pero o método de contabilidade de efectivo pode non mostrar a imaxe real da túa actividade comercial, xa que o mes que estaba ocupado ou lento é diferente do mes en que recibiches o diñeiro.
Como funciona a contabilidade de acreditación
Na contabilidade de devengo, a transacción rexistrábase cando se obtén (establecido) enviando unha factura ou recibindo unha factura.
No exemplo 1: para unha transacción de renda, usando o método de acumulación, rexistrará os ingresos cando o traballo se complete ou o produto foi recibido; é dicir, obtivo o pagamento. Nos exemplos anteriores, a renda da túa conta se rexistra cando envías a factura, aínda que aínda non teña pagado. O gasto é rexistrado cando recibe a factura, aínda que non pagou.
No exemplo 2: para unha transacción de gastos. Cando recibe unha factura por un gasto, considérase un gasto por efectos fiscais. Entón, podes deducirlo durante ese ano, aínda que aínda non pagas a factura.
Pro e Con: a contabilidade de acreditación é máis confusa, pero mostra a súa actividade comercial mensual con máis precisión.
Configurando o seu método de contabilidade
A maioría das pequenas empresas utilizan o método de contabilidade en efectivo, porque é máis simple e máis fácil determinar cando rexistrar ingresos e gastos. Debes usar o método de acumulación se
- o seu negocio ten vendas de máis de 5 millóns de dólares por ano, ou
- a súa empresa presenta un inventario de elementos que vai vender ao público e os seus ingresos brutos superan os $ 1 millón por ano.
O IRS di:
"En xeral, se produce, compra ou vende mercadorías, debe manter un inventario e utilizar un método de acumulación para vendas e compras de mercadorías".
O inventario inclúe toda a mercadoría que vende, así como as entregas que se converterán físicamente nun elemento destinado á venda.
Transaccións de fin de ano e método de contabilidade
Ao final do seu ano fiscal, a contabilidade en efectivo e devengo debe considerarse no momento das transaccións. Velaquí como:
- Renda Se está na contabilidade devengado e quere obter ingresos no ano en curso, envíe facturas antes de que finalice o ano. Se desexa atrasar a renda, non envíe facturas ata despois do inicio do próximo ano. Para a contabilidade de efectivo, pague a factura o ano en que espera a renda total máis baixa.
- Gastos Asume os gastos do ano en que queira contar os gastos, para minimizar os seus impostos. Non necesariamente ten que pagar a factura nese ano, se está a empregar a contabilidade devengado.
Contas non cobradas / débedas malas
Baixo o método de acumulación, se tes clientes que non te pagaron, podes cancelar ou reducir os teus impostos por estas débedas incobráveis.
Por exemplo, digamos que ten un cliente que facturaches en febreiro. Realizaches repetidos intentos de recoller o diñeiro e finalmente decidiu que este cliente non vai pagar. Se está a usar o método de contabilidade de acumulación, xa rexistrou a venda. Antes do final do ano, pode tomar levar este importe non cobrable dos seus ingresos, reducindo así o seu rendemento bruto e a súa responsabilidade fiscal.
Para máis información
Para obter máis información sobre restricións IRS sobre métodos contables, consulte esta sección da Publicación 538 de IRS: Períodos e Métodos de Contabilidade.
Exención de responsabilidade: A información neste artigo non pretende ser asesoramento fiscal ou legal. Se non está seguro sobre o método de contabilidade para seleccionar, consulte co seu asesor fiscal especial.