Non basta seguir o seu tempo; Xestionarlo
E entón deixan de facelo porque non se deron conta de ningún cambio positivo. Por suposto, eliminaron algúns eventos e priorizaron algúns outros. Pero realmente non conseguiron nada; eles só reorganizárono. Ao final do día aínda están afeitos e frustrados.
Pero manter o control de como gasta o seu tempo non é a xestión do tempo. A xestión do tempo trata de facer cambios na forma en que gasta o seu tempo.
Para unha xestión do tempo efectiva , ten que aplicar un sistema de xestión de tempo que o axudará a ver onde se poden e deben facer os cambios ... o que significa que o primeiro paso da xestión do tempo é analizar como realmente gasta o seu tempo para que poida determinar que cambios queres facer.
Categorizar para unha xestión efectiva do tempo
Como realmente xestiona o tempo? O segredo está nas categorías. Mire o teu calendario para mañá. Probablemente xa está cheo de eventos e actividades que espera alcanzar. Mentres traballas ou despois, enche os espazos en branco con detalles sobre o que fixeches.
Ao final do día, mire a lista e etiqueta cada tarefa e / ou evento cunha das seguintes categorías. Canto tempo pasou durante a súa xornada de traballo:
1) Apagar incendios. Unha chamada telefónica inesperada. Un informe que é necesario para unha reunión que debería ser impreso onte. Un arquivo perdido que debería estar no teu escritorio . ¿Canto tempo realmente se gastou en modo crise? Para a maioría da xente, esta é unha categoría negativa que drena a súa enerxía e interfere coa súa produtividade.
Axuda con arquivos organizativos
Como configurar un sistema de xestión de documentos
Dominar o teu sistema de arquivo
10 consellos para organizar ficheiros electrónicos
2) Tratar as interrupcións. As chamadas telefónicas e as persoas que abandonan a túa oficina probablemente encabezarán a lista cando asignas eventos a esta categoría. Unha vez máis, para a maioría da xente, esta é unha categoría negativa porque interfere (e ás veces mata) a produtividade.
Axuda para xestionar as interrupcións
Xestione chamadas telefónicas entrantes
Permanecer no horario cando se traballa
Executando un negocio exitoso en casa con nenos
3) Facer tarefas planificadas. Este é o uso máis positivo do tempo durante a súa xornada laboral. Está no control e realizando o que pretendeu realizar. As tarefas planificadas poden incluír chamadas telefónicas , reunións con persoal, mesmo contestar correo electrónico - se son tarefas que puxo na súa axenda.
4) Traballo ininterrumpido. Pode que non estea a traballar nunha tarefa que tiña planeado facer, pero está a conseguir algo e para a maioría da xente, este é un modo de traballo moi produtivo e positivo .
5) Inactividade ininterrompida. Eses momentos durante o día do traballo que se utilizan para reactivar e reagrupar. O xantar ou a media mañá pode contar se están ininterrumpidos.
Se ten a sorte de traballar cunha compañía que ofrece facilidades de traballo no lugar ou salas de sesta (Fortune), que tamén contaría. Todo o mundo necesita unha certa cantidade de tempo de inactividade ininterrompido incorporado no seu día para ser produtivo durante o seu tempo de traballo.
Unha semana do teu pasado é a clave para o futuro
Agora que entende as categorías deste sistema de xestión do tempo, é hora de usalas para analizar a súa semana de traballo "típica". Usando o sistema de calendario que utilice para incluír citas e actividades na súa vida diaria, volva e seleccione unha semana típica recente. Pase as entradas de cada día laborable e clasifícaas de acordo coas categorías de xestión de tempo anteriores se aínda non o tiñas. Manter un total de execución na parte inferior de cada día facilitará ver como pasou o seu tempo de traballo todos os días.
Agora tes os datos que necesitas para facer cambios na forma en que dedicas o teu tempo ao traballo. Está gastando moito tempo poñendo os incendios? Entón tes que facer os cambios organizativos ou físicos para evitar ou postergar estas crises constantes. Limpeza e reorganice a súa mesa , por exemplo, para que poida atopar os ficheiros que precisa facilmente e establecer unha rutina de poñer os ficheiros que necesita para o día seguinte na súa mesa antes de saír do día.
Non obtendo o tempo de inactividade ininterrompido durante a túa xornada laboral? Entón tes que programar o tempo para ti . Por exemplo, deixe de comer no seu escritorio e deixe físicamente o edificio para a súa hora de xantar estipulada.
Ao aplicar as miñas categorías de traballo de xestión de tempo e facer os cambios que necesitas facer para gastar máis do teu tempo durante a túa xornada laboral nas categorías positivas e menos tempo nas categorías negativas, realmente podes xestionar de forma eficaz o teu tempo - E cumprir o verdadeiro obxectivo da xestión do tempo, para sentirse mellor.