Os planificadores de eventos e reunións deberán contribuír ou escribir cartas e materiais de invitación formal para as reunións, viaxes de incentivos e outros programas que organicen. Non ten que parecer unha tarefa abafadora, pero é importante seguir algúns pasos para seguir a etiqueta de invitación axeitada e evitar perder detalles importantes para os seus convidados.
Vexa como:
Crea un tema de evento. Antes de escribir cartas e materiais de invitación formal, os planificadores deben asegurarse de ter un tema atractivo para o programa. As seguintes preguntas axudarán a comezar o proceso de brainstorming: ¿é unha conferencia educativa, seminario ou viaxe de incentivo? Onde se realiza? ¿Que é único sobre ese destino ou lugar? Cal é o horrible calendario do evento? Cales son algunhas das metas detrás do programa? Por que un asistente quere participar? Estas preguntas axudarán a establecer un gran tema do evento.
Crea unha invitación electrónica. Moitas cartas e material de invitación formal para os grandes eventos mudáronse aos sistemas de rexistro en liña debido ao volume de logística de eventos importante que debe ser capturado durante o proceso de RSVP: ortografía de nomes, información de contacto, requisitos dietéticos, acceso á discapacidade, necesidades de transporte, detalles do programa, información de actividades e moito máis. Nota: eventos menos complicados poden usar unha única páxina web ou imaxe de deseño gráfico enviada por correo electrónico para transmitir detalles do evento e contactos RSVP.
Crea unha invitación impresa. Dependendo da natureza do seu programa ou evento, a etiqueta de invitación pode suxerir que debería estar escribindo cartas e notas de invitación formal para que os seus clientes saiban que realmente valoran a súa presenza. Isto é diferente do material do evento; en cambio, considere unha sinxela tarxeta de invitación que ofrece información valiosa para o seu hóspede, incluído o servidor eo seu título, tema do evento, data (s) e / ou hora (s), e un contacto RSVP.
Escribindo invitacións de eventos formais. Como parte da invitación electrónica, debes esbozar información de alto nivel sobre o programa e o evento. Por exemplo, se se trata dunha viaxe de incentivo ou conferencia de varios días, quererá incluír o seguinte: o lugar de destino, o principal hotel / conferencia, o tema principal, os altofalantes (incluídos os bios), a programación, as actividades, a loxística e os detalles sobre o rexistro. As cartas e os materiais de invitación deberían proporcionar aos clientes un motivo para participar e sempre incluír unha chamada á acción.
A etiqueta de invitación comeza co resumo de destino / lugar. Ao escribir letras e materiais de invitación formal, sempre é máis seguro asumir que ninguén estivo no lugar onde está hospedado o programa. Isto significa que debes escribir un breve resumo do destino e / ou hotel / instalación / local onde se realiza o programa. Se está a planear un evento de varios días, manteña a información o máis alto posible, pero asegúrese de que hai suficiente información para que o invitado teña informacións únicas sobre o lugar e por que deberían investir o tempo alí contigo.
A etiqueta de invitación require a programación do evento. Se está a planear un evento de varios días, como un programa de incentivos, os materiais de invitación deberían incluír o máximo detalle posible para que os hóspedes poidan planificar o seu tempo contigo. Isto significa que a súa invitación debe identificar os métodos de chegada e os horarios nos que se espera que participen, os horarios das reunións de negocios e actividades (e opcións de actividades), información sobre comidas e información de saída.
A etiqueta de invitación require descricións de actividades. Ao escribir cartas e materiais de invitación formal, proporcione unha visión xeral das diversas actividades para axudar aos hóspedes a determinar mellor o que corresponde aos seus intereses. O teu programa de golf é un evento de 1/2 día ou día completo? Cal é a "clase" desa ría flotante do río? Cal é a elevación na que está a hospedar o evento e que tan alto programa de BTT leva? Cal é o tempo para unha clase de pintura e que aprenderán?
A etiqueta de invitación require información sobre a loxística de encontro. Unha vez máis, asumindo que está hospedando un programa de varios días, os hóspedes deberán contar con detalles sobre cada un dos seguintes elementos:
- Reservas de voos
- Rexistro de eventos
- Reservas de cuartos
- Traslados ao aeroporto
- Código de vestimenta
- O tempo
- Procedementos de check-in
- Elementos non reembolsables
- Contactos do equipo anfitrión
Desenvolver a axenda do evento final. Este aspecto será diferente dos materiais de invitación inicial, pero deberíase proporcionar aos invitados á chegada ou antes de asistir a un evento. Debería incluír unha hora por hora (está ben combinar horas) unha visión xeral do que está programado cando e onde. Se ten varias pistas educativas programadas simultaneamente, é útil esbozar esas pistas en grupos para que os asistentes saiban que temas están programados cando e onde.
Crea a carta de benvida do evento. Moitos planificadores loitan coa información que deben ou non deben incluír nas cartas de benvida. O mellor consello é manter a mensaxe de benvida sinxela e deixar que os invitados saiban que son benvidos e apreciados. A etiqueta de invitación suxire que a carta debe ser asinada polo servidor oficial do evento.
Un dos elementos de invitación do evento máis ignorados é o aviso de saída. Como parte da carta de benvida e de calquera agasallo de chegada, é importante achegar detalles sobre como sairá o cliente.
Crea tarxetas de menú. Se está a planear un xantar, xantar ou cea, os hóspedes sempre agradecen ver as cartas do menú que detallan os elementos do menú para cada curso da comida. Dálles algo de que falar á hora de reunirse cos demais na súa mesa e permite que o persoal espera obter rapidamente as opcións de menú dos hóspedes, axudando a manter o horario na pista. Nota: Se está a planear unha sorpresa especial durante a comida, como unha sobremesa temática para un entretemento único, é útil manter estes elementos fóra da tarxeta de menú para mellorar o efecto especial.
Crea tarxetas de nota de agasallo. Se é un agasallo de chegada ou un agasallo de almofada, cada agasallo de agasallo debería ter a súa tarxeta de regalo. É unha oportunidade para reforzar as mensaxes "grazas" e facer que os teus convidados se sintan máis especiais. É útil incorporar textos e mensaxes que reflectan o tema do evento en si.
Crea notificacións de saída individuales.
O día anterior á saída, envíe avisos a cuartos que lles recorden cando sairán, incluído o número de voo e a hora de saída. Ofrece a oportunidade de solucionar os erros de última hora que se puidesen ignorar durante a programación da loxística.
Consellos:
- Asegúrese de ter un gran deseñador gráfico e un proceso de rexistro en liña. O desafío aínda hoxe é que existen moitos sistemas de rexistro de eventos en liña diferentes , pero requiren moita personalización ou o uso de sistemas de terceiros aínda se considera un pouco caro por invitación. É por iso que moitos planificadores aínda confían nas súas ferramentas e recursos propios.
- Atopa vostede unha tenda de papelería. Aínda que as organizacións están movéndose cada vez máis ao uso de formas de comunicación electrónicas, que aínda non reemplazan o impacto que ofrecen as invitacións impresas e os materiais de eventos. Busque artigos de papelería que complementarán o seu tema de eventos e variarán os estilos de papel e tamaños para crear máis interese e drama. Os teus convidados notarán o esforzo.
- Crea un modelo e reproduce desde alí. Os planificadores deben crear cartas e materiais de convite e simplemente actualizar novos eventos a partir dos modelos de programas e eventos anteriores. Por suposto, hai que seleccionar e usar novos artigos de papelería, gráficos, texto, etc., polo que hai que esixir unha certa cantidade de personalización cada vez.