O prezo do paquete de reunións de estilo europeo volveuse máis popular en EE. UU
Non só esta práctica pode ser, en xeral, máis eficiente para os que participan na planificación do evento, senón que fai que a xestión e previsión dos custos asociados ao lugar sexa moito máis sinxelo.
En Estados Unidos, doutra banda, aínda é moito máis común que os hoteis construan a liña de custos da conferencia por elemento de liña baseándose nas necesidades detalladas e personalizadas de cada reunión ou evento. Aínda que a práctica permite que o planificador de eventos teña un maior control sobre cada detalle do evento, tamén frecuentemente crea ordes complicadas de eventos banqueiros e máis dificultades na xestión dos custos e no orzamento global do evento .
A pesar de como os principais xogadores do sector continúan cambiando a súa forma de facer negocios, o modelo europeo eo modelo estadounidense aínda adoitan reflectir estas diferenzas na súa aproximación aos eventos corporativos e de conferencias. Para unha inmersión máis profunda, repasamos dous exemplos corporativos de eventos e conferencias: un do antigo Fira Palace de Barcelona (exemplo europeo) eo outro en Wynn Resorts en Las Vegas (exemplo americano).
Exemplo de paquetes europeos de conferencias e reunións
As taxas de envasado diarias son moi populares no Reino Unido e tamén se encamiñaron cara a Europa continental. "O mercado británico foi o primeiro en solicitar este tipo de paquetes e sempre intentamos adaptar as nosas propostas para atender ás necesidades dos nosos clientes", explica o ex director xeral de Fira Palace en Barcelona (agora Crowne Plaza Barcelona), un negocio hotel que é popular entre os planificadores de eventos e eventos corporativos que organizan reunións internacionais.
Hotel europeo Clientela
De volta cando o Crowne Plaza Barcelona seguía funcionando como Fira Palace, preto do 20% dos clientes do hotel eran de España. O resto da clientela anual procedeu do Reino Unido (19%), Estados Unidos (17%), Francia (7%), Italia (6%), Xapón (4%) e Alemania (4%). Ademais, preto da metade dos eventos empresariais aloxados alí eran da industria farmacéutica co resto, incluídos os clientes de tecnoloxía, alimentación e bebidas , banca e industria automotriz .
Demanda europea para os prezos dos paquetes de conferencias
Durante este tempo, o paquete de reunións diarias en Fira Palace incluíu o uso da sala de reunións, pausas para café, xantar, pantalla e moito máis. Os paquetes de reunións dispoñibles esencialmente incluíron todo o que un planificador podería incluír nunha reunión.
A medida que a industria evolucionou, as solicitudes de paquetes de conferencias e reunións continuaron cambiando co paso do tempo. Inicialmente, os planificadores de eventos corporativos solicitaron prezos planos de conferencias para salas de reunións e comida e bebida. Co tempo, estas solicitudes expandíronse para incluír outros elementos, como pantallas, acceso a Internet, flip chart e sistemas de son. Pero a demanda aínda estaba por prezos pausados.
Para aqueles que precisaban de cuartos de hóspedes nocturnos, eles tamén solicitaron unha tarifa especial / negociada para aloxamentos nas súas tarifas de eventos globais de conferencias.
Aínda que estes paquetes cubrirían a maioría das necesidades do evento, os planificadores aínda negociarían outros requisitos do evento, como área de exposicións, cea de gala, recepcións de cóctel e outros elementos da axenda do evento.
Pros e contras do enfoque europeo
Está claro que o enfoque fundamentalmente europeo para a planificación e os prezos das conferencias pode ser útil para os planificadores de eventos por varias razóns, incluíndo a percepción do aforro de custos, a previsibilidade dos custos e a facilidade de presentación e aprobación do cliente.
Dito isto, tal achegamento definitivamente coloca unha carga crecente no hotel para predecir as necesidades dos seus clientes mentres conseguen a súa liña de fondo. "Desde o noso punto de vista, é moito máis fácil facer eventos" á carta ". En realidade, a operación é moito máis complicada. Pero o beneficio para nós é a satisfacción do cliente", di o ex director xeral de Fira Palace.
Exemplo de paquetes de conferencias e reunións americanas
Mentres o mercado europeo é relativamente maduro coa aceptación e uso de paquetes de conferencias ou reunións, máis hoteis de Estados Unidos poden comezar a considerar cambiar o xeito no que tamén paquete e conferencias de prezos e reunións. Isto é especialmente importante agora cando os planificadores de eventos están sendo requiridos para tomar decisións de encontro con prazos máis curtos cada vez con máis frecuencia.
En maio de 2009, Wynn Las Vegas tomou a iniciativa de introducir tres tipos do que chaman tarifas de paquetes de conferencias e reunións para o mercado de reunións máis pequenas, o que significa aqueles con menos de 80 asistentes. Hoxe aínda están ofrecendo estes paquetes. Inclúen:
- Paquete de delegados de conferencias de día completo
- "Paquete AM" de delegación de conferencias de medio día
- "Paquete de delegados de conferencias de medio día" de PM
Así como os planificadores de eventos europeos chegaron a esperar, as opcións empaquetadas de Wynn teñen un prezo por delegado (por exemplo, asistente), incluíndo a sala de reunións, comida e bebida, snacks para pausas e proxector e pantalla LCD.
A idea de que Wynn desenvolva as súas opcións de paquetes de conferencias creouse fóra do enfoque do mercado europeo. De feito, André Link, o ex-director de vendas de Wynn, chegou desde Europa. "Na maior parte de Europa, esta é a única forma en que venderon reunións ... Foi moi raro que preparamos propostas á carta que incluían custos de F & B, aluguer de cuartos, taxas de AV, etc.", explica Link.
Un cambio na industria estadounidense de eventos corporativos e conferencias
Co lanzamento do seu pequeno programa de paquetes de reunións, Wynn Resorts anticipou que as taxas de conferencias empaquetadas serían máis populares entre os seus clientes corporativos porque a maioría das reunións de asociación son de maior tamaño. Tiñan razón. Desde entón, varias cadeas de hotel estadounidenses de alto perfil comezaron a ofrecer paquetes de reunións e conferencias corporativas que mellor reflecten o modelo europeo de planificación de eventos empresariais.
Para estar seguro, as taxas de paquetes de reunións e conferencias non satisfarán as necesidades de cada evento. De feito, a maioría dos planificadores recoñecen que renunciarán a algunhas preferencias detalladas para o seu programa ou que requiren o lugar para personalizar o paquete para incluír elementos adicionais. Sempre hai a precaución de contar con taxas de paquete se os planificadores anticipan que os seus programas poidan transcorrer máis do esperado inicialmente, o que pode provocar taxas adicionais. Pero para aqueles planificadores de reunións e eventos que están a buscar de cerca o seu orzamento, estes paquetes de conferencias e conferencias ofrecen unha clara previsibilidade para o orzamento da conferencia.