P2P conecta a adquisición ata o pagamento de mercadorías
O proceso de compra a pagar, tamén coñecido como o proceso P2P, conecta os procesos de adquisición e cadea de subministración enteira nunha empresa a través do proceso de recepción de mercadorías e, finalmente, ao pagamento emitido ao vendedor.
Nos últimos anos, as empresas observaron coidadosamente a súa compra para pagar os procesos a fin de:
- Reducir a cadea de subministración global e os custos de inventario
- Libere o diñeiro necesario
- Mellorar o rendemento operativo
- Mellorar as decisións financeiras
Ademais de reducir a cadea de subministración global e os custos de inventario, mellorar o proceso de compra e pagamento pode agregar unha visibilidade que permita á administración ter unha mellor comunicación co vendedor sobre onde están os elementos no proceso de entrega e o pagamento ao vendedor.
Elementos do proceso de compra a pago
Hai moitos elementos para o proceso P2P, cada un dos cales é importante no proceso global. O proceso comeza co abastecemento de elementos e remata co pagamento ao vendedor seleccionado.
Sourcing
O proceso P2P comeza co departamento de compras a ser solicitado pola investigación e desenvolvemento ou o departamento de produción para atopar un provedor para un elemento ou servizo especial. O departamento de I + D pode ter producido unha especificación dentro do cal o vendedor ten que realizar.
Nalgúns casos, o elemento pode ser un elemento de stock estándar que se necesita para o proceso de produción e só pode esixir que o departamento de compras poida atopar o mellor elemento de calidade ao mellor prezo.
Dependendo do elemento ou servizo requerido, o departamento de compras pode emitir unha Solicitude de Cotización (RFQ) ou pode seleccionar vendedores adecuados en función das relacións anteriores.
Contratos
Cando o departamento de compras seleccione un vendedor ou provedores axeitados, haberá un proceso de contratación onde os provedores eo departamento de compras negociarán un contrato en función do prezo, os termos de pagamento e os prazos de entrega.
Compra
Despois de que os contratos sexan asinados entre a empresa eo vendedor, as ordes de compra poden ser levantadas e enviadas ao vendedor. Para mellorar o tempo de entrega dos elementos, a empresa pode enviar a orde de compra en forma electrónica en lugar de enviar ou enviar por fax.
Ao enviar unha orde de compra electrónica, a información pode ingresarse directamente no sistema informático do vendedor. Para asegurarse de que haxa visibilidade, o vendedor debería proporcionar información sobre a progresión da compañía como datas de entrega e documentos actualizados, como o aviso de envío avanzado (ASN).
Recepción de mercadorías
Tras o envío dos elementos do vendedor, o seguinte paso é para que os elementos cheguen ao cliente . Os elementos serán verificados para garantir que a cantidade sexa o mesmo que a orde de compra, así como comprobar os elementos por danos e calidade.
Se hai algún problema cos elementos que se reciben, o cliente informará ao vendedor para que se poida devolver os elementos ou ter un desconto.
Facturación
O vendedor pode facturar ao cliente en calquera momento despois de que se envíen os elementos. Ao empregar unha solución de facturación electrónica, o proceso P2P pode ser racionalizado para que a información ingrese no sistema de pagamento de contas do cliente.
Cando os elementos son recibidos, combinados coa factura e a orde de compra, o procesamento de factura pode comezar.
Procesamento de facturas
No proceso P2P, o procesamento das facturas debe facerse para que se obteñan os descontos ofrecidos polo vendedor. No contrato negociado, o vendedor pode ofrecer descontos para o pagamento que realice o cliente antes de que o pagamento se deba.
Por exemplo, o vendedor pode ofrecer un desconto do cinco por cento para pagamentos feitos a menos de dez días despois da recepción dos elementos.
Análise
Como parte do proceso P2P, a empresa debe ter unha viabilidade completa ao gasto de compra. O seguimento constante do gasto identificará áreas que poidan ser motivo de preocupación, como os vendedores que aumentan os prezos ou o despilfarro.
Un proceso P2P que incorpora mellores prácticas pode aforrar diñeiro ás empresas.
Isto debería incluír limitacións sobre o que se pode mercar fóra do proceso P2P estándar.
Ao permitir a compra non estándar, as incidencias de custos innecesarios aumentan e as medidas de control destas compras poden gastar recursos que se puideron gardar se se utilizase o correcto proceso P2P.
Máis información sobre Zelle para P2P.
Este artigo foi actualizado por Gary W. Marion, Logistics and Supply Chain Expert para The Balance.