A emisión destas tarxetas aos empregados significa que poden facer certas transaccións en nome da empresa e posteriormente arquivar todos os recibos ao director financeiro principal a finais de cada mes. Como compañía, no canto de emitir anticipos en efectivo a cada empregado, as tarxetas de crédito corporativas resultan ser a mellor opción xa que non estará involucrado nas dificultades de entregar diñeiro.
Non obstante, antes de emitir tarxetas corporativas, cómpre poñer en práctica medidas de precaución. Sen facelo, existe a posibilidade de que algúns empregados utilicen mal os fondos empresariais . O risco de compras non autorizadas aumenta cando as tarxetas de crédito corporativas están nas súas mans e non hai medidas de protección no lugar. Para controlar este risco, as seguintes políticas axudarán:
No inicio, estableza as expectativas
Ao emitir as tarxetas, é aconsellable establecer e informar a todos os empregados sobre o que se espera deles no que se refire ao uso da tarxeta. Debe establecer unha política que explica vivamente a responsabilidade do titular da tarxeta, o tipo de gastos que deben empregar as tarxetas eo tipo de documentos que se deben presentar para cada gasto.
Esta é unha das claves que cada empresa debería poñer en marcha para evitar que o titular da tarxeta use a tarxeta. Sen facelo, o seu negocio incurrirá en gastos extras que nunca se presupuestaron, o que a longo prazo aumenta o custo de xestionar o negocio.
Asegúrese de que as regras da tarxeta están correctamente entendidas
Como sabemos, a maioría dos empregados non teñen a cultura de lectura. Isto significa que se acaba de depurar as tarxetas corporativas dos empregados cunha boa impresión legal das regras sen que se poida entender como se espera ou non o que se espera no uso de tarxetas, xa que moitos deles poden usar a tarxeta sen ler o regras.
Para evitar o escenario anterior, é bo organizar unha reunión cos empregados e levalos a través da política. Despois de que isto se faga, sería bo para eles recoñecer a comprensión da política por escrito. Isto significa que no caso de que un empregado se opere ao que establece a política, deben adoptarse as medidas adecuadas.
Sexa afectado polo gasto
Ás veces, a maioría dos empregados tenden a ir ás regras e terminan gastando máis do que se describe na política. Con isto na súa cabeza, é bo manter as pestanas cercanas sobre o uso das tarxetas de crédito comerciais . O director financeiro debe informar aos supervisores en cada departamento que se lles dará a responsabilidade de supervisar aos empregados con tarxetas nese departamento.
Isto permitirá minimizar o mal uso das tarxetas por parte dos empregados. Cando un empregado sabe que hai alguén que controla os gastos da tarxeta, terá medo de se involucrar en calquera compra non permitida que non estea indicada na política.
Teña medidas de protección no lugar
O diñeiro é un recurso económico e, polo tanto, é moi escaso. Isto significa que cando un empregado abusa dos seus privilexios de uso da tarxeta, a carga transfírese inmediatamente a eles á empresa. Con isto en mente, está ben que poña os límites de gastos en cada tarxeta.
Os que se atopan en posicións directivas poderían ter límites superiores en comparación cos de rangos inferiores. Esta medida ten por obxecto reducir o risco de realizar transaccións non autorizadas. O límite de gastos nunca debe ser superado e debe ser indicado na política. Se algún empregado supera o límite, o importe extra debe deducirse da súa nómina e unha pena.
Realizar sempre unha revisión anual
O programa de tarxeta de crédito da compañía ten que ser revisado ano tras ano. Isto ocorre porque algúns empregados poderían haberse mudado dun departamento a outro e dado que cada departamento ten un límite de gasto específico, hai que facer unha revisión anual do programa.
Facer así tamén permite aos xefes departamentos emitir novos límites de gastos de acordo coas responsabilidades de cada empregado. Se un empregado traballa nun departamento que xa non necesita unha tarxeta de crédito corporativa, poderá eliminarse do programa.
Aumentar a eficiencia facendo Seguimento
É bo para ti ter alguén que non forme parte da túa empresa nin ningún titular da tarxeta para facer resumos de transaccións en nome da empresa e envialos ao final de cada mes. O obxectivo principal desta persoa designada será a de listar os nomes dos empregados que non proporcionaron explicacións oportunas e declaracións sobre o uso da súa tarxeta.
Este é un xeito doado de controlar cales funcionarios adhírense ás políticas da tarxeta e cales non. Despois dun certo período de tempo, pode optar por crackear un furado nos titulares de tarxetas perpetuas que sempre pasan polas políticas, levando as tarxetas lonxe ou temporalmente.
Avaliar os Outliers
Lembra que unha tarxeta corporativa emitida por un empregado só se debería empregar en determinados elementos que son útiles para a empresa e que nunca se debería empregar na compra de elementos persoais a non ser que se produzan casos de urxencia. Así, hai que controlar todos os gastos que cada empregado usa na tarxeta ao final de cada mes.
Se un ou máis empregados utilizan a tarxeta en obxectos persoais, debe realizarse unha avaliación exhaustiva para determinar se se debe a unha emerxencia ou non. Se non fose un caso de urxencia, deberíanse tomar medidas disciplinarias contra o titular da tarxeta. Por outra banda, se se tratase dunha emerxencia, os gastos incurridos deberán deducirse do salario do titular da tarxeta sen que se tomen medidas disciplinarias contra eles.
Dividir o risco
A súa política de tarxeta corporativa debe garantir que o usuario empregado sexa persoalmente responsable de todos os saldos de tarxeta de crédito baixo o seu propio risco. Con esa política no seu lugar, a empresa só terá que reembolsar os fondos a cada titular de acordo co importe dos gastos aprobados.
Isto é o que nos referimos a compartir risco entre a empresa e os empregados. Esta é unha boa forma de tratar cos empregados que tenden a comprar as súas cousas persoais usando a tarxeta xa que só se lle dará un importe que só corresponda cos gastos aprobados.