Como asegurarse de que a súa ejecución de eventos se executa sen problemas
Ser invitado, no canto do planificador de eventos, ofrécelle a oportunidade de observar un equipo de operacións de eventos en acción, unha perspectiva desde a que moitas veces é máis fácil notar que funciona ben e que non.
Aquí tes tres erros que probablemente verás en eventos mal administrados, xunto con consellos para evitar eses erros nos teus eventos.
Táboa de rexistro mal administrada
Cando os invitados camiñan ata unha táboa de rexistro , o persoal do evento debería ser acolledor e listo para axudar aos hóspedes, independentemente da situación.
Non está orientado a servizos nin sequera educado para asumir que alguén que anda na táboa de rexistro non pertence ao evento. Con todo, isto é exactamente o que pode ocorrer se o persoal non está debidamente preparado ou informado. Recorda ao persoal do evento que unha táboa de rexistro representa a imaxe do servidor e a organización detrás do evento. O persoal debe cumprimentar a todos os invitados na táboa de rexistro e preguntar se están aí para iniciar sesión para o evento polo nome do evento ou host. Se se comete un erro, a maioría dos invitados se autocorrecerán e escusaranse. Se non, o persoal debe recibir instrucións sobre como mellor se achega á situación.
A bondade vai moito tempo nas operacións de eventos.
Configuración confusa do evento
Na maioría dos locais, a limpeza limpa un espazo de eventos e o persoal de operacións de banquetes completa a configuración . Se as operacións de banquetes deixan caer un vaso e non conseguen limpar os paneis, por conseguinte, os fragmentos quedan no chan - a menos que o persoal do evento limpa.
Fragmentos de vidro roto e outros restos non só deixan unha imaxe terrible, pero tamén poden crear un perigo de seguridade. Polo tanto, os mellores planificadores de eventos sempre chegarán 1-2 horas antes da hora de inicio para observar a configuración e realizar unha serie de adestramentos da área e buscar o vidro e outros elementos 30 minutos e outra vez 15 minutos antes do evento. Se algo está fóra de lugar, o planificador de eventos pode levar á atención do banquete.
Limpar a tempo malo
Con calquera caso, haberá dous horarios (ás veces competidores): a axenda dos organizadores e o calendario de traballo do persoal de operacións. É responsabilidade do planificador do evento asegurarse de que ambos estean correctamente sincronizados.
A presentación ou a keynote do programa adoitan aparecer logo de algún tipo de recepción de chegada que pode incluír táboas de rexistro, comida e bebidas. O tempo de limpeza e desmoralización das actividades debe, polo tanto, ser coidadosamente planificado para non interferir ou interromper a axenda do programa. Cando se limpa e non se discute con persoal de operacións de eventos antes de tempo, un planificador de eventos pode considerar que as táboas e outros elementos poden eliminarse directamente fronte a hosts ou oradores invitado, distraendo a todos na sala.
¿Deben os planificadores de eventos recordar aos xestores dos banquetes cando teñen que traballar o seu persoal e cando deben estar tranquilos? A resposta é si.
O punto de partida
Mentres os locais ben xestionados con xestores e persoal de operacións de eventos dilixentes deben facilitar o traballo dun planificador de eventos, a execución perfecta do evento non sempre é así. Grandes planificadores de eventos fan que cada detalle dun evento execute os seus negocios. Levan o tempo para discutir todos os aspectos do servizo de configuración e eventos e derrubar os xestores de banquetes antes do evento e supervisar as operacións de eventos antes, durante e despois para garantir o mellor evento posible para o cliente.